Dove trovare la fattura dell’abbonamento Xero e quale account controllare

Controlla prima chi ti addebita il servizio

Controlla un documento precedente o un avviso di abbonamento per capire chi ti fattura il servizio. Se un intermediario te lo riaddebita, chiedi a lui il documento. Potresti non trovare quell’acquisto in un account di fatturazione diretta Xero.

Se hai acquistato l’abbonamento tramite Apple App Store o Google Play, cerca il documento nella cronologia degli acquisti del relativo store e account. L’attuale guida Xero distingue entrambi gli store. Usare l’app mobile non significa necessariamente aver acquistato tramite uno store. Il percorso seguente riguarda la fatturazione diretta di Xero.

Hai l’avviso o serve il subscriber?

Hai l’email dell’abbonamento: apri il link alla fattura online e controlla periodo e destinatario. Xero descrive un’email mensile al contatto di fatturazione. Il link non significa che il messaggio contenga un PDF allegato.

Se non hai l’e-mail, chiedi al subscriber dell’organizzazione di aprire il nome dell’organizzazione → Subscription and billing → Billing accounts. Nel menu dell’account di fatturazione corretto deve scegliere View invoices e aprire la fattura online facendo clic sul numero. La vista predefinita mostra dodici mesi; Statement Type → Recent Bills - 24 months la estende a 24 mesi. Nella fattura aperta deve scegliere PDF o Download → PDF, quindi aprire il file salvato.

Xero: View invoices →

Non sai chi è il titolare dell’abbonamento? Nella versione web di Xero, fai clic sul nome dell’organizzazione e seleziona My Xero. Nella scheda Home, cerca la colonna Subscription relativa a quell’organizzazione. Fai clic sul nome del titolare per visualizzarne l’indirizzo e-mail. Se al posto del nome compaiono Info, Upgrade e Transfer, il titolare sei tu. Segui le istruzioni di Xero per identificare il titolare.

le istruzioni di Xero per identificare il titolare →

Il documento non compare nell’account aperto: confronta l’account di fatturazione con l’acquisto. Un account può coprire più organizzazioni. Non aspettarti quindi necessariamente una fattura separata per ciascuna.

Il subscriber non è disponibile: annota periodo, organizzazione e dati di pagamento noti e invia una richiesta specifica a chi gestisce l’abbonamento. Mantieni il documento tra quelli mancanti finché non lo ottieni. L’esportazione delle fatture ai clienti non lo sostituisce.

Due organizzazioni non significano sempre due fatture

Esempio fittizio: un’impresa usa Xero per le organizzazioni Studio e Negozio, pagando i due abbonamenti da un unico account di fatturazione. Il contabile apre Studio e trova una fattura emessa a un cliente. Documenta una vendita dello Studio, non l’acquisto di Xero.

Il subscriber recupera la fattura dell’account pertinente. Il contabile confronta fornitore, destinatario, descrizione degli abbonamenti, periodo e importo con l’acquisto. Se la fattura comprende Studio e Negozio, non occorre cercarne un’altra solo perché le organizzazioni sono due. Conta quali abbonamenti sono inclusi.

L’esempio aiuta a riconoscere il documento dell’acquisto corretto. Non ne determina il trattamento fiscale né la registrazione contabile.

Invia una richiesta precisa

Specifica quale acquisto devi documentare. Il solo nome dell’organizzazione può non bastare se un account comprende più abbonamenti.

Puoi inviarmi la fattura dell’abbonamento Xero per [organizzazioni], relativa a [periodo]? I dati dell’acquisto che conosco sono [data e importo del pagamento, se noti]. Controlla il Billing account pertinente e se la fattura comprende anche altre nostre organizzazioni. Mi serve la fattura di Xero per l’abbonamento, non una fattura che abbiamo emesso a un cliente. Se è disponibile solo online, fammi sapere come ottenere un documento per la consegna concordata.

Inserisci solo informazioni note. Per recuperare una fattura non devi chiedere una password né condividere credenziali di accesso.

La fattura trovata non dimostra il pagamento

Una fattura può essere disponibile anche se non è pagata o il pagamento è ancora in elaborazione. Verifica prima che sia la fattura dell’abbonamento corretto, poi controlla separatamente il pagamento.

Ti serve un file per il commercialista? Apri la fattura online specifica e scegli PDF o Download → PDF. Il file si trova nella cartella dei download. Se l’opzione manca nel tuo account, chiedi una copia al subscriber o all’assistenza Xero. Nella consegna distingui chiaramente un link da un documento allegato.

Apri il file ottenuto, confrontalo con la fattura scelta e salvalo nel luogo concordato. Se hai solo un link, avvisa il destinatario e concorda come integrare il documento.

Cosa può raccogliere la ricerca nelle email

HeyRup sta preparando la ricerca di fatture PDF in una casella email collegata e l’invio dei documenti selezionati al commercialista. Un link alla fattura online Xero non è un allegato PDF. Recupera a parte i documenti disponibili solo su un portale; non fare affidamento su HeyRup per aprire il link o creare la fattura originale.

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