Procure a fatura da subscrição Xero através da ligação enviada ao contacto de faturação ou na conta correspondente, em Subscription & billing → Billing accounts. É o documento da compra do Xero para a sua empresa. As faturas que emite aos clientes documentam as suas vendas. Este guia aplica-se a subscrições faturadas diretamente pelo Xero.
Confirme primeiro quem lhe fatura o serviço
Consulte um documento anterior ou um aviso de subscrição para identificar quem lhe fatura o serviço. Se um intermediário lhe refatura a subscrição, peça-lhe o documento. Essa compra pode não aparecer numa conta de faturação direta do Xero.
Se comprou a subscrição através da Apple App Store ou do Google Play, procure o documento no histórico de compras da loja e da conta correspondentes. A ajuda atual do Xero distingue ambas as lojas. Usar a aplicação móvel não significa necessariamente ter comprado através de uma loja. O percurso abaixo aplica-se à faturação direta do Xero.
Tem o aviso ou precisa do subscriber?
Tem o e-mail da subscrição: abra a ligação para a fatura online e confirme o período e o destinatário. O Xero descreve um e-mail mensal enviado ao contacto de faturação. A ligação não significa que exista um PDF em anexo.
Não tem o e-mail: peça ao subscriber da organização para abrir o nome da organização → Subscription and billing → Billing accounts. No menu da conta de faturação correta, deve selecionar View invoices e clicar no número para abrir a fatura online. Por predefinição, aparecem doze meses; Statement Type → Recent Bills - 24 months alarga a vista a 24 meses. Na fatura aberta, deve escolher PDF ou Download → PDF e abrir o ficheiro guardado.
Não sabe quem é o titular da subscrição? Na versão web do Xero, clique no nome da organização e selecione My Xero. No separador Home, procure a coluna Subscription dessa organização. Clique no nome do titular para ver o respetivo endereço de e-mail. Se aparecerem Info, Upgrade e Transfer em vez de um nome, o titular é o próprio utilizador. Consulte as instruções do Xero para identificar o titular.
as instruções do Xero para identificar o titular →
O documento não aparece na conta aberta: compare a conta de faturação com a compra. Uma conta pode abranger várias organizações. Não espere necessariamente uma fatura separada para cada uma.
O subscriber está indisponível: registe período, organização e dados de pagamento conhecidos e envie um pedido específico a quem gere a subscrição. Mantenha o documento como pendente até o obter. Exportar faturas de clientes não o substitui.
Duas organizações nem sempre significam duas faturas
Exemplo fictício: uma empresa usa Xero para as organizações Estúdio e Loja, com ambas as subscrições pagas por uma conta de faturação. A contabilista abre Estúdio e encontra uma fatura emitida a um cliente. Essa fatura documenta uma venda do Estúdio, não a compra do Xero.
O subscriber encontra a fatura da conta correspondente. A contabilista compara fornecedor, destinatário, descrição das subscrições, período e montante com a compra. Se a fatura inclui Estúdio e Loja, não precisa de procurar outro documento apenas porque há duas organizações. Importa verificar quais as subscrições incluídas.
O exemplo ajuda a identificar o documento da compra certa. Não determina o tratamento fiscal nem a forma de contabilização.
Envie um pedido concreto
Indique a compra que precisa de documentar. Só o nome da organização pode não chegar quando uma conta cobre várias subscrições.
Peço a fatura da subscrição Xero para [organizações], referente a [período]. Os dados da compra que conheço são [data e montante do pagamento, se conhecidos]. Verifica, por favor, o Billing account correto e se a fatura inclui outras organizações nossas. Preciso da fatura do Xero pela subscrição, não de uma fatura emitida por nós a um cliente. Se só estiver disponível online, indica como podemos obter um documento para a entrega acordada.
Preencha apenas os dados conhecidos. Encontrar uma fatura não exige pedir uma palavra-passe nem partilhar o acesso.
Encontrar a fatura não comprova o pagamento
Uma fatura pode estar disponível mesmo por pagar ou enquanto o pagamento está em processamento. Confirme primeiro que é a fatura da subscrição certa e depois verifique o estado do pagamento em separado.
Precisa de um ficheiro para o contabilista? Abra a fatura online específica e selecione PDF ou Download → PDF. O ficheiro encontra-se na pasta de transferências. Se essa opção não estiver disponível na sua conta, peça uma cópia ao subscriber ou ao suporte do Xero. Na entrega, distinga claramente uma ligação de um documento anexado.
Abra o ficheiro obtido, compare os dados com a fatura escolhida e guarde-o no local acordado. Se só tem uma ligação, informe o destinatário e combinem como completar o documento.
O que pode recolher a pesquisa no e-mail
O HeyRup está a preparar a pesquisa de faturas PDF numa caixa de e-mail ligada e a entrega dos documentos selecionados à contabilista. Uma ligação para a fatura Xero não é um anexo PDF. Obtenha separadamente os documentos disponíveis apenas num portal; não conte com o HeyRup para abrir a ligação ou criar a fatura original.
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