Antes de abrir a faturação, escreva: «Procuro o documento da nossa compra de Toggl Track para [período]». Isso separa a procura dos documentos dos serviços vendidos aos clientes.
Abra o histórico da subscrição
Na conta da organização que paga, abra Subscription no menu à esquerda. Na vista Billing da consola de administração, escolha History e use a seta à direita da fatura pretendida para transferir o PDF. O guia oficial do Toggl distingue essa seta de clicar na linha inteira: a linha abre os detalhes da fatura e do pagamento e uma opção para obter um recibo de pagamento. Para a subscrição, guarde a própria fatura. O Toggl também envia as faturas emitidas por e-mail.
Use a conta e a organização associadas ao pagamento. Se outra pessoa gerir a compra, peça-lhe o documento. Exportar as horas dos clientes não resolve a falta de acesso à faturação da subscrição.
Para compras antigas, consulte também Legacy invoices, se esse separador aparecer. Para faturas anteriores a 1 de outubro de 2017, contacte o suporte do Toggl através do guia oficial e identifique o pagamento em causa.
Identifique quem comprou o quê
Leia fornecedor, destinatário, descrição, período e valor. Compare-os com o pagamento, em vez de escolher o primeiro PDF que mencione Toggl.
Exemplo: um consultor regista dez horas para um cliente e paga também o Toggl Track. No primeiro PDF, o consultor é fornecedor e o cliente é comprador: o documento refere-se ao trabalho vendido. O segundo indica o fornecedor Toggl e a empresa do consultor como cliente; aí verifica subscrição, período e valor. Prepara esse segundo documento e o respetivo número para a contabilidade. Nem o relatório de horas nem um recibo de pagamento substitui uma fatura de subscrição em falta. Se não tiver o segundo ficheiro, envia o pedido abaixo ao administrador da organização que paga.
Peça concretamente o documento da compra:
Envie a fatura da subscrição Toggl Track para [período], correspondente ao pagamento [data e valor]. Preciso da fatura do fornecedor, não do nosso relatório de horas do cliente ou documento do trabalho vendido.
Entregue o ficheiro verificado
Abra a cópia guardada e confirme se é legível. Nomeie-a com serviço, período e número do documento, sem alterar o conteúdo. Procure uma cópia existente antes de a entregar.
Guarde o ficheiro no local combinado com a contabilidade. Se faltar, registe o período específico. Um relatório detalhado de horas pode servir outro objetivo, mas não substitui esta fatura.
Reúna faturas de e-mail com o HeyRup
O HeyRup está a preparar um serviço para encontrar faturas PDF numa caixa de correio ligada e enviar os documentos selecionados à contabilidade. Obtenha primeiro no portal do fornecedor as faturas disponíveis apenas aí. As inscrições ainda não estão abertas. No , escolha «Avise-me no lançamento» e deixe o seu e-mail no formulário se quiser receber um aviso de lançamento.