Avant d’ouvrir la facturation, écrivez : « Je cherche le document de notre achat de Toggl Track pour [période]. » Cette phrase sépare la recherche des documents concernant vos prestations vendues aux clients.
Ouvrir l’historique d’abonnement
Dans le compte de l'organisation payeuse, ouvrez Subscription dans le menu de gauche. Dans la vue Billing de la console d'administration, choisissez History, puis la flèche à droite de la facture recherchée pour télécharger son PDF. Le guide officiel de Toggl distingue cette flèche du clic sur toute la ligne: la ligne ouvre les détails de facture et de paiement ainsi qu'une option de reçu de paiement. Pour l'abonnement, enregistrez la facture elle-même. Toggl envoie aussi les factures émises par e-mail.
Utilisez le compte et l’organisation associés au paiement. Si une autre personne gère cet achat, demandez-lui le document. Exporter les heures des clients ne résout pas l’absence d’accès à la facturation de l’abonnement.
Pour un achat ancien, consultez aussi Legacy invoices si cet onglet apparaît. Pour les factures antérieures au 1er octobre 2017, contactez l’assistance Toggl via le guide officiel en précisant le paiement recherché.
Identifier l’acheteur et la prestation
Lisez fournisseur, destinataire, description, période et montant. Comparez-les avec le paiement, plutôt que de choisir le premier PDF mentionnant Toggl.
Exemple: un consultant enregistre dix heures pour un client et paie aussi Toggl Track. Le premier PDF le nomme comme fournisseur et le client comme acheteur; il concerne le travail vendu. Le second indique le fournisseur Toggl et l'entreprise du consultant comme cliente: il y vérifie abonnement, période et montant. Il prépare ce second document et son numéro pour la comptabilité. Ni le relevé des heures du client ni un reçu de paiement ne remplace une facture d'abonnement manquante. Sans ce second fichier, il envoie la demande ci-dessous à l'administrateur de l'organisation payeuse.
Pour le justificatif d’achat, demandez précisément :
Merci d’envoyer la facture d’abonnement Toggl Track pour [période], correspondant au paiement [date et montant]. Il me faut la facture du fournisseur, pas notre relevé de temps client ni le document de nos prestations vendues.
Transmettre le fichier vérifié
Ouvrez la copie enregistrée et vérifiez sa lisibilité. Nommez-la avec le service, la période et le numéro du document, sans modifier son contenu. Recherchez une copie existante avant de la transmettre.
Déposez le document à l’endroit convenu pour la comptabilité. S’il manque, signalez la période précise. Un relevé de temps détaillé peut servir à autre chose, mais ne remplace pas cette facture.
Rassembler les factures e-mail avec HeyRup
HeyRup prépare un service qui retrouve les factures PDF dans une boîte mail connectée et transmet les documents sélectionnés à la comptabilité. Récupérez d’abord dans le portail du fournisseur les factures qui s’y trouvent uniquement. Les inscriptions ne sont pas encore ouvertes. Sur le , choisissez « Me prévenir au lancement » et laissez votre adresse e-mail dans le formulaire si vous souhaitez être informé du lancement.