Schrijf vóór het openen van de facturatie: ‘Ik zoek het document van onze Toggl Track-aankoop voor [periode].’ Zo blijft deze zoektocht gescheiden van documenten over je verkopen aan klanten.
Open de abonnementsgeschiedenis
Open in het account van de betalende organisatie Subscription in het linkermenu. Kies in de Billing-weergave van de beheerconsole History en gebruik de pijl rechts bij de juiste factuur om de PDF te downloaden. Toggls officiële handleiding onderscheidt die pijl van klikken op de hele rij: de rij opent factuur- en betalingsdetails en een optie voor een betalingsbewijs. Sla voor het abonnement de factuur zelf op. Toggl mailt uitgegeven facturen ook.
Gebruik het account en de organisatie die bij de betaling horen. Regelt iemand anders de aankoop, vraag die persoon dan om het document. Klanturen exporteren verhelpt geen ontbrekende toegang tot abonnementsfacturatie.
Kijk bij oudere aankopen ook onder Legacy invoices, als dat tabblad wordt getoond. Neem voor facturen van vóór 1 oktober 2017 contact op met Toggl-support via de officiële handleiding en vermeld de gezochte betaling.
Bepaal wie wat heeft gekocht
Lees leverancier, ontvanger, omschrijving, periode en bedrag. Vergelijk die met de betaling in plaats van de eerste PDF met de naam Toggl te kiezen.
Voorbeeld: een adviseur registreert tien klanturen en betaalt ook voor Toggl Track. In de eerste PDF is de adviseur leverancier en de klant afnemer; het document betreft verkocht werk. De tweede noemt de Toggl-aanbieder als leverancier en het bedrijf van de adviseur als klant. Daar controleert hij abonnement, periode en bedrag en levert hij het tweede document met nummer aan de boekhouding. Noch het klanturenrapport noch een betalingsbewijs vervangt een ontbrekende abonnementsfactuur. Ontbreekt het tweede bestand, dan stuurt hij het verzoek hieronder aan de beheerder van de betalende organisatie.
Vraag gericht om het aankoopdocument:
Stuur de Toggl Track-abonnementsfactuur voor [periode], bij de betaling [datum en bedrag]. Ik zoek de rekening van de aanbieder, niet ons klanturenrapport of een document voor ons verkochte werk.
Lever het gecontroleerde bestand aan
Open de opgeslagen kopie en controleer de leesbaarheid. Geef haar een naam met dienst, periode en documentnummer, zonder de inhoud te wijzigen. Zoek naar een bestaande kopie vóór het aanleveren.
Bewaar het bestand op de afgesproken plek voor de boekhouding. Ontbreekt het, registreer dan de specifieke periode. Een uitgebreid urenrapport kan een ander doel dienen, maar vervangt deze factuur niet.
E-mailfacturen verzamelen met HeyRup
HeyRup bereidt een dienst voor die PDF-facturen in een gekoppelde mailbox vindt en geselecteerde documenten aan je boekhouder doorgeeft. Haal facturen die alleen in het leveranciersportaal staan eerst daar op. Registreren kan nog niet. Kies op de “Houd me op de hoogte” en laat je e-mailadres achter in het formulier als je een bericht bij de lancering wilt ontvangen.