Než otevřete vyúčtování, napište si jednu větu: „Potřebuji doklad k našemu nákupu Toggl Track za [období].“ Oddělíte tím hledání od dokumentů k práci prodávané klientovi.
Otevřete historii předplatného
V účtu platící organizace otevřete Subscription v levém menu. V administrátorské fakturaci Billing zvolte záložku History a u konkrétní faktury použijte šipku vpravo pro stažení PDF. Oficiální návod Toggl rozlišuje tuto šipku od kliknutí na celý řádek: řádek otevře údaje o faktuře a platbě a možnost získat potvrzení platby. Hledáte-li fakturu za předplatné, uložte právě její PDF. Vystavené faktury Toggl posílá také e-mailem.
Použijte účet a organizaci spojené s platbou. Pokud nákup spravuje jiný člověk, požádejte ho o doklad. Když vyúčtování předplatného nevidíte, export klientských výkazů času situaci nevyřeší.
U starších nákupů zkontrolujte i záložku Legacy invoices, pokud ji účet nabízí. Pro faktury před 1. říjnem 2017 požádejte podporu Toggl přes odkaz v oficiálním návodu; uveďte hledanou platbu.
Určete, kdo co koupil
Ve staženém dokumentu přečtěte dodavatele, odběratele, popis, období a částku. Porovnejte údaje s platbou; nevybírejte první PDF, které zmiňuje Toggl.
Modelový příklad: konzultant vykázal deset hodin pro klienta a současně zaplatil předplatné Toggl Track. V prvním PDF je konzultant dodavatelem a klient odběratelem; to je dokument k prodané práci. Ve druhém je dodavatelem poskytovatel Toggl a odběratelem konzultantova firma; tam ověří hledané předplatné, období a částku. K účetnímu předání připraví druhý dokument a jeho číslo. Klientský výkaz ani potvrzení samotné platby k němu nepřidává jako náhradu chybějící faktury. Když druhý soubor nemá, žádost níže pošle správci platící organizace.
Při hledání nákupního dokladu požádejte konkrétně:
Prosím o fakturu za předplatné Toggl Track za [období] k platbě [datum a částka]. Potřebuji doklad poskytovatele, nikoli náš výkaz času nebo vyúčtování práce klientovi.
Předejte ověřený soubor
Uložený dokument otevřete a zkontrolujte čitelnost. Pojmenujte ho podle služby, období a čísla dokladu. Obsah neměňte a před předáním ověřte existující kopii.
Správný soubor uložte na domluvené místo pro účetní. Když chybí, evidujte konkrétní období předplatného jako nedořešené. Podrobný výkaz času může sloužit jinému úkolu; chybějící fakturu nenahradí.
E-mailové faktury s HeyRup
HeyRup připravuje hledání PDF faktur v připojené e-mailové schránce a předání vybraných dokladů účetní. Fakturu dostupnou pouze u poskytovatele nejdřív stáhněte tam. Registrace zatím nejsou otevřené. Na zvolte „Dejte mi vědět při spuštění“ a ve formuláři zanechte e-mail, pokud chcete oznámení o spuštění.