Kirjoita ennen laskutuksen avaamista: ”Etsin asiakirjaa Toggl Track -ostoksestamme kaudelta [kausi].” Näin erotat haun asiakkaille myydyn työn asiakirjoista.
Avaa tilaushistoria
Avaa maksavan organisaation tilin vasemmasta valikosta Subscription. Valitse ylläpitokonsolin Billing-laskutusnäkymässä History ja lataa oikean laskun PDF rivin oikealla puolella olevasta nuolesta. Togglin virallinen ohje erottaa nuolen koko rivin napsauttamisesta: rivi avaa laskun ja maksun tiedot sekä mahdollisuuden maksukuitin lataamiseen. Tilausta varten tallenna itse lasku. Toggl lähettää annetut laskut myös sähköpostilla.
Käytä maksuun liittyvää tiliä ja organisaatiota. Jos toinen henkilö hoitaa ostoksen, pyydä häneltä asiakirja. Asiakastuntien vienti ei ratkaise puuttuvaa pääsyä tilauksen laskutukseen.
Tarkista vanhemmissa ostoissa myös Legacy invoices, jos välilehti näkyy. Pyydä ennen 1. lokakuuta 2017 annettuja laskuja Togglin tuelta virallisen ohjeen kautta ja yksilöi etsimäsi maksu.
Selvitä, kuka osti mitä
Lue toimittaja, vastaanottaja, kuvaus, kausi ja summa. Vertaa niitä maksuun sen sijaan, että valitsisit ensimmäisen Togglin mainitsevan PDF:n.
Esimerkki: konsultti kirjaa asiakkaalle kymmenen tuntia ja maksaa myös Toggl Trackista. Ensimmäisessä PDF:ssä konsultti on myyjä ja asiakas ostaja; asiakirja koskee myytyä työtä. Toisessa toimittajana on Toggl-palveluntarjoaja ja asiakkaana konsultin yritys. Siitä hän tarkistaa tilauksen, ajanjakson ja summan sekä toimittaa tämän toisen asiakirjan numeroineen kirjanpitoon. Asiakkaan tuntiraportti tai maksukuitti ei korvaa puuttuvaa tilauslaskua. Jos toinen tiedosto puuttuu, hän lähettää alla olevan pyynnön maksavan organisaation ylläpitäjälle.
Pyydä ostotosite täsmällisesti:
Lähetä Toggl Track -tilauksen lasku kaudelta [kausi], maksua [päivä ja summa] varten. Tarvitsen palveluntarjoajan laskun, en asiakastuntiraporttiamme tai myymämme työn asiakirjaa.
Toimita tarkistettu tiedosto
Avaa tallennettu kopio ja tarkista luettavuus. Nimeä se palvelun, kauden ja asiakirjan numeron mukaan muuttamatta sisältöä. Etsi olemassa oleva kopio ennen toimittamista.
Tallenna tiedosto kirjanpidon kanssa sovittuun paikkaan. Jos se puuttuu, merkitse kyseinen kausi avoimeksi. Yksityiskohtainen aikaraportti voi palvella muuta tarkoitusta, mutta ei korvaa tätä laskua.
Kerää sähköpostilaskut HeyRupilla
HeyRup valmistelee palvelua, joka etsii PDF-laskuja yhdistetystä sähköpostilaatikosta ja toimittaa valitut asiakirjat kirjanpitäjälle. Hae vain toimittajan portaalissa olevat laskut ensin sieltä. Rekisteröityminen ei ole vielä avoinna. Valitse ”Ilmoita minulle julkaisusta” ja jätä sähköpostiosoitteesi lomakkeella, jos haluat ilmoituksen palvelun avautumisesta.