Înainte să deschizi facturarea, scrie: „Caut documentul achiziției noastre Toggl Track pentru [perioadă]”. Astfel separi căutarea de documentele serviciilor vândute clienților.
Deschide istoricul abonamentului
În contul organizației care plătește, deschide Subscription din meniul din stânga. În vizualizarea Billing a consolei de administrare, alege History și folosește săgeata din dreapta facturii căutate pentru a descărca PDF-ul. Ghidul oficial Toggl distinge săgeata de apăsarea pe întregul rând: rândul deschide detaliile facturii și plății și o opțiune pentru chitanța plății. Pentru abonament, salvează factura propriu-zisă. Toggl trimite facturile emise și prin email.
Folosește contul și organizația asociate plății. Dacă altcineva gestionează achiziția, cere-i documentul. Exportarea orelor clienților nu rezolvă lipsa accesului la facturarea abonamentului.
Pentru achiziții mai vechi, verifică și Legacy invoices, dacă apare această filă. Pentru facturi anterioare datei de 1 octombrie 2017, contactează suportul Toggl prin ghidul oficial și indică plata căutată.
Identifică cine a cumpărat ce
Citește furnizorul, destinatarul, descrierea, perioada și suma. Compară-le cu plata, în loc să alegi primul PDF care menționează Toggl.
Exemplu: un consultant înregistrează zece ore pentru un client și plătește și Toggl Track. În primul PDF, consultantul este furnizorul, iar clientul este cumpărătorul; documentul privește munca vândută. Al doilea indică furnizorul Toggl și firma consultantului drept client. Acolo verifică abonamentul, perioada și suma și predă acest al doilea document, împreună cu numărul lui, contabilității. Nici raportul orelor clientului, nici chitanța plății nu înlocuiește factura abonamentului care lipsește. Dacă al doilea fișier lipsește, trimite cererea de mai jos administratorului organizației care plătește.
Cere precis documentul achiziției:
Trimite factura abonamentului Toggl Track pentru [perioadă], corespunzătoare plății [dată și sumă]. Am nevoie de factura furnizorului, nu de raportul orelor clientului sau documentul muncii vândute.
Predă fișierul verificat
Deschide copia salvată și verifică dacă este lizibilă. Denumește-o cu serviciul, perioada și numărul documentului, fără să schimbi conținutul. Caută o copie existentă înainte să o predai.
Salvează fișierul în locul convenit cu contabilitatea. Dacă lipsește, notează perioada exactă. Un raport detaliat al orelor poate servi altui scop, dar nu înlocuiește această factură.
Facturi din e-mail cu HeyRup
HeyRup pregătește un serviciu care găsește facturi PDF într-o căsuță poștală conectată și trimite documentele selectate contabilului. Descarcă mai întâi din portalul furnizorului facturile disponibile doar acolo. Înscrierile nu sunt încă deschise. Pe , alege „Anunță-mă la lansare” și lasă adresa de e-mail în formular dacă dorești un anunț la lansare.