Przed otwarciem rozliczeń zapisz: „Szukam dokumentu naszego zakupu Toggl Track za [okres]”. Oddzieli to poszukiwania od dokumentów usług sprzedawanych klientom.
Otwórz historię abonamentu
Na koncie płacącej organizacji otwórz Subscription w lewym menu. W widoku Billing konsoli administracyjnej wybierz History i użyj strzałki po prawej stronie właściwej faktury, aby pobrać PDF. Oficjalna instrukcja Toggl odróżnia tę strzałkę od kliknięcia całego wiersza: wiersz otwiera szczegóły faktury i płatności oraz opcję pobrania potwierdzenia zapłaty. Dla abonamentu zapisz samą fakturę. Toggl wysyła wystawione faktury również emailem.
Użyj konta i organizacji powiązanych z płatnością. Jeśli zakupem zarządza ktoś inny, poproś go o dokument. Eksportowanie godzin klienta nie rozwiązuje braku dostępu do rozliczeń abonamentu.
Przy starszych zakupach sprawdź także Legacy invoices, jeśli ta zakładka jest dostępna. O faktury sprzed 1 października 2017 r. poproś wsparcie Toggl przez oficjalną instrukcję, wskazując szukaną płatność.
Ustal, kto co kupił
Odczytaj dostawcę, odbiorcę, opis, okres i kwotę. Porównaj je z płatnością, zamiast wybierać pierwszy PDF ze słowem Toggl.
Przykład: konsultant rejestruje dziesięć godzin dla klienta i opłaca Toggl Track. W pierwszym PDF konsultant jest sprzedawcą, a klient nabywcą; dokument dotyczy sprzedanej pracy. Drugi wskazuje dostawcę Toggl oraz firmę konsultanta jako nabywcę. Tam sprawdza abonament, okres i kwotę, a do księgowości przekazuje drugi dokument wraz z numerem. Ani raport godzin klienta, ani potwierdzenie zapłaty nie zastępuje brakującej faktury za abonament. Jeśli drugiego pliku nie ma, wysyła poniższą prośbę administratorowi płacącej organizacji.
Poproś konkretnie o dokument zakupu:
Proszę o fakturę za abonament Toggl Track za [okres], odpowiadającą płatności [data i kwota]. Potrzebuję faktury dostawcy, nie naszego raportu godzin klienta ani dokumentu sprzedanej pracy.
Przekaż sprawdzony plik
Otwórz zapisaną kopię i sprawdź czytelność. Nazwij ją usługą, okresem i numerem dokumentu, bez zmieniania treści. Przed przekazaniem poszukaj istniejącej kopii.
Zapisz plik w miejscu uzgodnionym z księgowością. Jeśli go brakuje, odnotuj konkretny okres. Szczegółowy raport czasu może służyć innemu celowi, ale nie zastąpi tej faktury.
Faktury e-mail z HeyRup
HeyRup przygotowuje usługę wyszukiwania faktur PDF w połączonej skrzynce pocztowej i przekazywania wybranych dokumentów księgowości. Faktury dostępne tylko w portalu dostawcy pobierz najpierw stamtąd. Rejestracja nie jest jeszcze otwarta. Na wybierz „Powiadom mnie o starcie” i zostaw adres e-mail w formularzu, jeśli chcesz otrzymać powiadomienie o uruchomieniu.