Skôr než otvoríte vyúčtovanie, napíšte si vetu: „Potrebujem doklad k nášmu nákupu Toggl Track za [obdobie].“ Oddelíte tým hľadanie od dokumentov k práci predávanej klientovi.
Otvorte históriu predplatného
V účte platiacej organizácie otvorte Subscription v ľavom menu. V administrátorskej fakturácii Billing zvoľte záložku History a pri konkrétnej faktúre použite šípku vpravo na stiahnutie PDF. Oficiálny návod Toggl odlišuje túto šípku od kliknutia na celý riadok: riadok otvorí údaje o faktúre a platbe a možnosť získať potvrdenie platby. Ak hľadáte faktúru za predplatné, uložte jej PDF. Vystavené faktúry Toggl posiela aj e-mailom.
Použite účet a organizáciu spojené s platbou. Ak nákup spravuje iný človek, požiadajte ho o doklad. Keď vyúčtovanie predplatného nevidíte, export klientskych výkazov času situáciu nevyrieši.
Pri starších nákupoch skontrolujte aj Legacy invoices, ak sa táto záložka zobrazuje. O faktúry pred 1. októbrom 2017 požiadajte podporu Toggl cez oficiálny návod a uveďte hľadanú platbu.
Určite, kto čo kúpil
V dokumente prečítajte dodávateľa, odberateľa, popis, obdobie a sumu. Porovnajte údaje s platbou; nevyberajte prvé PDF, ktoré spomína Toggl.
Modelový príklad: konzultant vykázal desať hodín pre klienta a zároveň zaplatil predplatné Toggl Track. V prvom PDF je konzultant dodávateľom a klient odberateľom; ide o dokument k predanej práci. V druhom je dodávateľom poskytovateľ Toggl a odberateľom konzultantova firma; tam overí predplatné, obdobie a sumu. Na účtovné odovzdanie pripraví druhý dokument a jeho číslo. Klientský výkaz ani potvrdenie platby nepoužije ako náhradu chýbajúcej faktúry. Ak druhý súbor nemá, žiadosť nižšie pošle správcovi platiacej organizácie.
Pri hľadaní nákupného dokladu požiadajte konkrétne:
Prosím o faktúru za predplatné Toggl Track za [obdobie] k platbe [dátum a suma]. Potrebujem doklad poskytovateľa, nie náš výkaz času alebo vyúčtovanie práce klientovi.
Odovzdajte overený súbor
Uložený dokument otvorte a skontrolujte čitateľnosť. Pomenujte ho podľa služby, obdobia a čísla dokladu. Obsah nemeňte a pred odovzdaním overte existujúcu kópiu.
Správny súbor uložte na dohodnuté miesto pre účtovníctvo. Keď chýba, evidujte konkrétne obdobie ako nedoriešené. Podrobný výkaz času môže slúžiť inej úlohe; chýbajúcu faktúru nenahradí.
E-mailové faktúry s HeyRup
HeyRup pripravuje službu na hľadanie PDF faktúr v pripojenej e-mailovej schránke a odovzdanie vybraných dokladov účtovníčke. Faktúru dostupnú iba v portáli poskytovateľa najprv získajte tam. Registrácie zatiaľ nie sú otvorené. Na zvoľte „Dajte mi vedieť pri spustení“ a vo formulári nechajte e-mail, ak chcete oznámenie o spustení.