Skriv innan du öppnar faktureringen: ”Jag söker dokumentet för vårt köp av Toggl Track för [period].” Det skiljer sökningen från dokument om arbetet du säljer till kunder.
Öppna abonnemangshistoriken
Öppna Subscription i vänstermenyn i den betalande organisationens konto. Välj History i administrationskonsolens Billing-vy och använd pilen till höger om rätt faktura för att ladda ned PDF-filen. Toggls officiella guide skiljer pilen från att klicka på hela raden: raden öppnar faktura- och betalningsuppgifter samt ett alternativ för betalningskvitto. Spara själva fakturan för abonnemanget. Toggl skickar även utfärdade fakturor via e-post.
Använd kontot och organisationen som hör till betalningen. Om någon annan hanterar köpet, be personen om dokumentet. Att exportera kundtimmar löser inte saknad tillgång till abonnemangsfaktureringen.
Kontrollera även Legacy invoices för äldre köp, om fliken visas. Kontakta Toggls support via den officiella guiden för fakturor från före den 1 oktober 2017 och ange betalningen du söker.
Ta reda på vem som köpt vad
Läs leverantör, mottagare, beskrivning, period och belopp. Jämför med betalningen i stället för att välja den första PDF-filen som nämner Toggl.
Exempel: en konsult registrerar tio kundtimmar och betalar även för Toggl Track. I den första PDF-filen är konsulten leverantör och kunden köpare; dokumentet gäller sålt arbete. Den andra anger Toggl-leverantören och konsultens företag som kund. Där kontrollerar konsulten abonnemang, period och belopp och lämnar den andra fakturan med dokumentnummer till bokföringen. Varken kundens tidsrapport eller ett betalningskvitto ersätter en saknad abonnemangsfaktura. Saknas den andra filen skickas begäran nedan till den betalande organisationens administratör.
Be specifikt om inköpsunderlaget:
Skicka Toggl Track-abonnemangsfakturan för [period], som hör till betalningen [datum och belopp]. Jag behöver leverantörens faktura, inte vår kundtidsrapport eller dokumentet för arbetet vi sålt.
Lämna över den kontrollerade filen
Öppna den sparade kopian och kontrollera läsbarheten. Namnge den med tjänst, period och dokumentnummer utan att ändra innehållet. Sök efter en befintlig kopia före överlämningen.
Spara filen på avtalad plats för bokföringen. Om den saknas, registrera den specifika perioden som utestående. En detaljerad tidsrapport kan tjäna ett annat syfte, men ersätter inte denna faktura.
Samla e-postfakturor med HeyRup
HeyRup förbereder en tjänst som hittar PDF-fakturor i en ansluten e-postlåda och skickar valda underlag till redovisningen. Hämta först fakturor som bara finns i leverantörens portal därifrån. Registreringen är ännu inte öppen. Välj ”Meddela mig vid lanseringen” på och lämna din e-postadress i formuläret om du vill få ett meddelande vid lanseringen.