Formulieren Sie vor dem Öffnen der Abrechnung einen Satz: „Gesucht ist der Beleg für unseren Toggl-Track-Einkauf für [Zeitraum].“ Damit bleibt die Suche von Unterlagen über Ihre Verkäufe an Kunden getrennt.
Den Abonnementverlauf öffnen
Öffnen Sie im Konto der zahlenden Organisation Subscription im linken Menü. Wählen Sie in der Abrechnungsansicht Billing der Verwaltungskonsole History und nutzen Sie den Pfeil rechts bei der gesuchten Rechnung für den PDF-Download. Toggls offizielle Anleitung unterscheidet den Pfeil vom Klick auf die gesamte Zeile: Dieser öffnet Rechnungs- und Zahlungsdetails sowie eine Zahlungsbestätigung. Für die Abonnementrechnung speichern Sie die Rechnung selbst als PDF. Toggl versendet ausgestellte Rechnungen auch per E-Mail.
Nutzen Sie Konto und Organisation, die zur Zahlung gehören. Verwaltet jemand anderes den Einkauf, bitten Sie diese Person um den Beleg. Fehlender Zugang zur Abonnementabrechnung ist kein Grund, stattdessen Kundenzeitdaten zu exportieren.
Prüfen Sie bei älteren Käufen auch Legacy invoices, sofern dieser Tab angezeigt wird. Für Rechnungen vor dem 1. Oktober 2017 kontaktieren Sie den Toggl-Support über die offizielle Anleitung und nennen die gesuchte Zahlung.
Käufer und Leistung feststellen
Lesen Sie Anbieter, Empfänger, Beschreibung, Zeitraum und Betrag im Dokument. Vergleichen Sie diese Angaben mit der Zahlung, statt das erste PDF mit dem Begriff Toggl auszuwählen.
Beispiel: Ein Berater erfasst zehn Kundenstunden und bezahlt zugleich Toggl Track. Im ersten PDF ist er der Anbieter und der Kunde der Empfänger; das Dokument betrifft verkaufte Arbeit. Im zweiten ist der Toggl-Anbieter der Lieferant und die Firma des Beraters der Kunde. Dort prüft er Abonnement, Zeitraum und Betrag und gibt diesen zweiten Beleg samt Nummer an die Buchhaltung. Weder der Kundenzeitbericht noch die Zahlungsbestätigung ersetzt eine fehlende Abonnementrechnung. Fehlt die zweite Datei, sendet er die Anfrage unten an die Verwaltung der zahlenden Organisation.
Fragen Sie für den Einkaufsbeleg konkret:
Bitte senden Sie die Toggl-Track-Abonnementrechnung für [Zeitraum] zur Zahlung [Datum und Betrag]. Gesucht ist die Anbieterrechnung, kein Kundenzeitbericht oder Beleg über unsere verkaufte Arbeit.
Die geprüfte Datei weitergeben
Öffnen Sie die gespeicherte Datei und prüfen Sie die Lesbarkeit. Benennen Sie sie mit Dienst, Zeitraum und Belegnummer. Lassen Sie den Inhalt unverändert und prüfen Sie vor der Weitergabe auf eine vorhandene Kopie.
Legen Sie das richtige Dokument am vereinbarten Buchhaltungsort ab. Fehlt es, vermerken Sie den konkreten Abonnementzeitraum als offen. Ein ausführlicher Zeitbericht kann für eine andere Aufgabe nützlich sein, ersetzt aber diese Rechnung nicht.
E-Mail-Rechnungen mit HeyRup sammeln
HeyRup bereitet einen Dienst vor, der PDF-Rechnungen im verbundenen E-Mail-Postfach findet und ausgewählte Belege an die Buchhaltung übergibt. Rechnungen, die nur im Anbieterportal liegen, rufen Sie zuerst dort ab. Die Registrierung ist noch nicht geöffnet. Wählen Sie auf der „Zum Start benachrichtigen“ und hinterlassen Sie im Formular Ihre E-Mail-Adresse, wenn Sie eine Startbenachrichtigung wünschen.