Fakturu za předplatné Xero hledejte přes odkaz v e-mailu fakturačnímu kontaktu nebo u příslušného fakturačního účtu v části Subscription & billing, pod Billing accounts. Je to doklad za nákup služby Xero pro vaši firmu. Faktury, které v Xeru vystavujete zákazníkům, dokládají vaše prodeje. Následující postup platí pro předplatné účtované přímo společností Xero.
Nejdřív ověřte, kdo vám předplatné účtuje
Na dosavadním dokladu nebo v oznámení k předplatnému ověřte, kdo vám službu účtuje. Pokud ji přeúčtovává prostředník, požádejte o doklad jeho. V přímém fakturačním účtu Xero takový nákup nemusíte najít.
Pokud jste předplatné koupili přes Apple App Store nebo Google Play, hledejte doklad v historii nákupů příslušného obchodu a účtu. Aktuální nápověda Xero rozlišuje oba obchody. Samotné používání mobilní aplikace ještě neznamená nákup přes obchod. Postup níže platí pro přímou fakturaci Xero.
Máte oznámení, nebo potřebujete pomoc předplatitele?
Máte e-mail k předplatnému: otevřete odkaz na online fakturu a ověřte její období a odběratele. Xero popisuje měsíční fakturační e-mail zasílaný fakturačnímu kontaktu. Odkaz na fakturu ale sám o sobě neznamená, že zpráva obsahuje PDF přílohu.
E-mail nemáte: požádejte předplatitele organizace (subscriber), aby otevřel název organizace → Subscription and billing → Billing accounts. U správného fakturačního účtu rozbalí nabídku a vybere View invoices. Kliknutím na číslo otevře online fakturu. Standardně je vidět posledních 12 měsíců; přes Statement Type → Recent Bills - 24 months zobrazí 24 měsíců. V otevřené faktuře použije PDF, případně Download → PDF, a uložený soubor otevře.
Nevíte, kdo je předplatitel? Ve webovém Xeru klikněte na název organizace a vyberte My Xero. Na kartě Home najděte u této organizace sloupec Subscription. Kliknutím na jméno předplatitele zobrazíte jeho e-mail. Pokud místo jména vidíte možnosti Info, Upgrade a Transfer, předplatitelem jste vy. Postup popisuje návod Xero k dohledání předplatitele.
návod Xero k dohledání předplatitele →
Doklad v otevřeném účtu nenacházíte: porovnejte fakturační účet s nákupem, ke kterému doklad potřebujete. Jeden účet může pokrývat více organizací. Nečekejte proto automaticky samostatnou fakturu pro každou z nich.
Předplatitel není dostupný: zapište hledané období, organizaci a známé údaje o platbě a předejte konkrétní žádost člověku, který předplatné spravuje. Dokud doklad nezískáte, ponechte tuto položku jako nedořešenou. Export faktur pro zákazníky chybějící doklad za předplatné nenahradí.
Dvě organizace nemusí znamenat dvě faktury
Modelový příklad: firma používá Xero pro organizace Studio a Obchod. Obě předplatná hradí jeden fakturační účet. Účetní otevře organizaci Studio a najde fakturu, kterou Studio vystavilo svému zákazníkovi. Ta dokládá prodej Studia, nikoli nákup Xero.
Předplatitel dohledá vyúčtování příslušného fakturačního účtu. Účetní porovná dodavatele, odběratele, popis předplatných, období a částku s hledaným nákupem. Pokud faktura zahrnuje Studio i Obchod, nemusí pro každou organizaci hledat zvláštní doklad. Rozhodující je, která předplatná nalezená faktura zahrnuje.
Příklad ukazuje, jak rozpoznat doklad ke správnému nákupu. Neurčuje jeho daňovou použitelnost ani způsob zaúčtování.
Pošlete žádost, podle které lze hledat
Uveďte, ke kterému nákupu doklad potřebujete. Samotný název organizace nemusí stačit, pokud jeden fakturační účet pokrývá více předplatných.
Prosím o fakturu za předplatné Xero pro [organizace] za [období]. K nákupu mám tyto údaje: [datum a částka platby, pokud jsou známé]. Zkontroluj prosím příslušný Billing account a zda vyúčtování zahrnuje i další naše organizace. Potřebuji doklad od Xero za předplatné, nikoli fakturu, kterou jsme vystavili zákazníkovi. Pokud je dostupný jen online, dej mi prosím vědět, jak můžeme získat dokument pro naše domluvené předání.
Doplňte pouze údaje, které skutečně znáte. Kvůli dohledání dokladu nepotřebujete žádat o heslo ani o sdílení přihlášení.
Nalezená faktura ještě neříká, že je zaplacená
Nalezená faktura sama o sobě nepotvrzuje zaplacení. Může být dostupná i jako nezaplacená nebo v době, kdy se platba ještě zpracovává. Nejprve ověřte, že jde o správné vyúčtování předplatného, a potom zkontrolujte stav úhrady.
Potřebujete soubor pro účetní? Otevřete konkrétní online fakturu a zvolte PDF, případně Download → PDF. Soubor najdete ve složce stažených souborů. Pokud tuto možnost ve svém účtu nevidíte, požádejte předplatitele nebo podporu Xero o kopii. Při předání jasně rozlište odkaz a přiložený dokument.
Získaný soubor otevřete, porovnejte jeho údaje s vybraným vyúčtováním a uložte ho na domluvené místo. Máte-li zatím jen odkaz, řekněte to příjemci a domluvte se, jak dokument doplníte.
Co z toho může zachytit e-mailový sběr
HeyRup připravuje hledání PDF faktur v připojené e-mailové schránce a předání vybraných dokladů účetní. Odkaz na online fakturu Xero není PDF příloha. Doklad dostupný pouze na portálu proto potřebujete získat zvlášť. Nespoléhejte na to, že HeyRup odkaz otevře nebo z něj vytvoří původní fakturu.
Chcete dostat zprávu o spuštění? Zanechte e-mail ve formuláři na českém webu HeyRupu.