Zoek de Xero-abonnementsfactuur via de link die naar de factureringscontactpersoon is gemaild, of in het juiste account onder Subscription & billing → Billing accounts. Deze factuur gaat over de aankoop van Xero voor je bedrijf. Facturen aan klanten gaan over jouw verkopen. Deze uitleg geldt voor abonnementen die Xero rechtstreeks factureert.
Controleer eerst wie je factureert
Bekijk een eerdere factuur of abonnementsmelding om te bepalen wie je factureert. Berekent een tussenpersoon de dienst aan je door, vraag die dan om het document. Die aankoop staat mogelijk niet in een rechtstreeks Xero-factureringsaccount.
Heb je het abonnement via Apple App Store of Google Play gekocht, zoek het document dan in de aankoopgeschiedenis van de juiste winkel en het juiste account. De huidige Xero-help maakt onderscheid tussen beide winkels. De mobiele app gebruiken betekent niet dat je via een winkel hebt gekocht. De route hieronder geldt voor rechtstreekse Xero-facturering.
Heb je de melding of is de subscriber nodig?
Je hebt de abonnementsmail: open de link naar de online factuur en controleer periode en ontvanger. Xero beschrijft een maandelijkse e-mail aan de factureringscontactpersoon. Een link betekent niet dat er een PDF-bijlage is.
Geen e-mail: vraag de subscriber van de organisatie om organisatienaam → Subscription and billing → Billing accounts te openen. Open bij het juiste factureringsaccount het menu en selecteer View invoices. Klik op een factuurnummer om de onlinefactuur te openen. Standaard zijn twaalf maanden zichtbaar; Statement Type → Recent Bills - 24 months breidt dit uit tot 24 maanden. Kies in de geopende factuur PDF of Download → PDF en open het opgeslagen bestand.
Weet je niet wie de abonnementhouder is? Klik in de webversie van Xero op de organisatienaam en kies My Xero. Zoek op het tabblad Home bij die organisatie de kolom Subscription. Klik op de naam van de abonnementhouder om het e-mailadres te zien. Zie je Info, Upgrade en Transfer in plaats van een naam, dan ben je zelf de abonnementhouder. Volg Xero’s instructies om de abonnementhouder te vinden.
Xero’s instructies om de abonnementhouder te vinden →
Het document ontbreekt in het geopende account: vergelijk het factureringsaccount met de aankoop. Eén account kan meerdere organisaties omvatten. Verwacht dus niet automatisch een afzonderlijke factuur per organisatie.
De subscriber is niet bereikbaar: noteer periode, organisatie en bekende betaalgegevens en stuur een concrete vraag naar degene die het abonnement beheert. Laat het document als ontbrekend staan totdat je het hebt. Klantfacturen exporteren vervangt het niet.
Twee organisaties betekenen niet altijd twee facturen
Fictief voorbeeld: een bedrijf gebruikt Xero voor de organisaties Studio en Winkel en betaalt beide abonnementen via één factureringsaccount. De boekhouder opent Studio en vindt een factuur die Studio aan een klant heeft gestuurd. Die gaat over een verkoop van Studio, niet over de aankoop van Xero.
De subscriber vindt de rekening van het juiste factureringsaccount. De boekhouder vergelijkt leverancier, ontvanger, abonnementsomschrijvingen, periode en bedrag met de aankoop. Omvat de factuur Studio én Winkel, dan hoeft er niet alleen vanwege de twee organisaties nog een document te zijn. Controleer welke abonnementen de factuur omvat.
Het voorbeeld helpt het document bij de juiste aankoop te herkennen. Het bepaalt geen fiscale behandeling of boekingswijze.
Stuur een gerichte vraag
Noem de aankoop waarvoor je het document nodig hebt. Alleen de organisatienaam kan onvoldoende zijn wanneer één account meerdere abonnementen omvat.
Wil je de Xero-abonnementsfactuur voor [organisaties] over [periode] sturen? Bekende aankoopgegevens zijn [betaaldatum en bedrag, indien bekend]. Controleer het juiste Billing account en of de factuur ook onze andere organisaties omvat. Ik heb Xero’s abonnementsfactuur nodig, niet een factuur die wij aan een klant hebben gestuurd. Als deze alleen online staat, laat dan weten hoe we een document kunnen krijgen voor de afgesproken overdracht.
Vul uitsluitend bekende gegevens in. Een factuur zoeken vereist geen wachtwoord of gedeelde inloggegevens.
Een gevonden factuur bewijst geen betaling
Een factuur kan beschikbaar zijn terwijl deze onbetaald is of de betaling nog wordt verwerkt. Controleer eerst of je de juiste abonnementsrekening hebt en daarna afzonderlijk de betaalstatus.
Heb je een bestand nodig voor je boekhouder? Open de specifieke onlinefactuur en kies PDF of Download → PDF. Je vindt het bestand in je downloadmap. Ontbreekt die optie in je account, vraag de subscriber of Xero-support dan om een kopie. Maak bij de overdracht duidelijk onderscheid tussen een link en een bijgevoegd document.
Open het verkregen bestand, vergelijk het met de gekozen factuur en sla het op de afgesproken plek op. Heb je alleen een link, vertel dat aan de ontvanger en spreek af hoe je het document aanvult.
Wat verzamelen uit e-mail kan opleveren
HeyRup bereidt het zoeken naar PDF-facturen in een gekoppelde mailbox en het doorsturen van geselecteerde documenten naar de boekhouder voor. Een link naar een Xero-factuur is geen PDF-bijlage. Haal documenten die alleen in een portaal staan apart op; reken er niet op dat HeyRup de link opent of de oorspronkelijke factuur maakt.
Wil je bericht bij de start? Laat je e-mailadres achter in het formulier op de Nederlandse HeyRup-website.