Faktúru za predplatné Xero hľadajte cez odkaz v e-maile fakturačnému kontaktu alebo v príslušnom účte v časti Subscription & billing, pod Billing accounts. Dokladá nákup služby Xero pre vašu firmu. Faktúry vystavené zákazníkom dokladajú vaše predaje. Tento postup platí pre predplatné účtované priamo spoločnosťou Xero.
Najprv overte, kto vám predplatné účtuje
Na staršom doklade alebo v oznámení overte, kto vám službu účtuje. Ak ju preúčtováva sprostredkovateľ, požiadajte o doklad jeho. V priamom fakturačnom účte Xero takýto nákup nemusíte nájsť.
Ak ste predplatné kúpili cez Apple App Store alebo Google Play, hľadajte doklad v histórii nákupov príslušného obchodu a účtu. Aktuálna nápoveda Xero rozlišuje oba obchody. Samotné používanie mobilnej aplikácie ešte neznamená nákup cez obchod. Postup nižšie platí pre priamu fakturáciu Xero.
Máte oznámenie, alebo potrebujete predplatiteľa?
Máte e-mail k predplatnému: otvorte odkaz na online faktúru a overte obdobie a odberateľa. Xero opisuje mesačný fakturačný e-mail fakturačnému kontaktu. Odkaz však neznamená, že správa obsahuje PDF prílohu.
E-mail nemáte: požiadajte predplatiteľa organizácie (subscriber), aby otvoril názov organizácie → Subscription and billing → Billing accounts. Pri správnom fakturačnom účte rozbalí ponuku a vyberie View invoices. Kliknutím na číslo otvorí online faktúru. Štandardne vidí posledných 12 mesiacov; cez Statement Type → Recent Bills - 24 months zobrazí 24 mesiacov. V otvorenej faktúre použije PDF alebo Download → PDF a uložený súbor otvorí.
Neviete, kto je predplatiteľ? Vo webovom Xere kliknite na názov organizácie a vyberte My Xero. Na karte Home nájdite pri tejto organizácii stĺpec Subscription. Kliknutím na meno predplatiteľa zobrazíte jeho e-mail. Ak namiesto mena vidíte možnosti Info, Upgrade a Transfer, predplatiteľom ste vy. Postup opisuje návod Xero na vyhľadanie predplatiteľa.
návod Xero na vyhľadanie predplatiteľa →
Doklad v otvorenom účte nevidíte: porovnajte fakturačný účet s hľadaným nákupom. Jeden účet môže pokrývať viac organizácií. Nečakajte preto automaticky osobitnú faktúru pre každú.
Predplatiteľ nie je dostupný: zapíšte obdobie, organizáciu a známe údaje o platbe a pošlite konkrétnu žiadosť človeku, ktorý predplatné spravuje. Položku nechajte otvorenú, kým doklad nezískate. Export zákazníckych faktúr ho nenahradí.
Dve organizácie nemusia znamenať dve faktúry
Modelový príklad: firma používa Xero pre organizácie Štúdio a Obchod. Obe predplatné platí jeden fakturačný účet. Účtovníčka otvorí Štúdio a nájde faktúru vystavenú zákazníkovi. Tá dokladá predaj Štúdia, nie nákup Xero.
Predplatiteľ nájde vyúčtovanie správneho účtu. Účtovníčka porovná dodávateľa, odberateľa, popis predplatných, obdobie a sumu s nákupom. Ak faktúra zahŕňa Štúdio aj Obchod, nemusí pre každú organizáciu hľadať osobitný doklad. Rozhoduje, ktoré predplatné faktúra zahŕňa.
Príklad pomáha rozpoznať doklad k správnemu nákupu. Neurčuje jeho daňovú použiteľnosť ani spôsob zaúčtovania.
Pošlite žiadosť, podľa ktorej sa dá hľadať
Uveďte, ku ktorému nákupu doklad potrebujete. Samotný názov organizácie nemusí stačiť, ak jeden fakturačný účet pokrýva viac predplatných.
Prosím o faktúru za predplatné Xero pre [organizácie] za [obdobie]. K nákupu mám tieto údaje: [dátum a suma platby, ak sú známe]. Skontroluj prosím príslušný Billing account a či vyúčtovanie zahŕňa aj ďalšie naše organizácie. Potrebujem doklad od Xero za predplatné, nie faktúru, ktorú sme vystavili zákazníkovi. Ak je dostupný iba online, daj mi prosím vedieť, ako môžeme získať dokument na dohodnuté odovzdanie.
Doplňte iba údaje, ktoré poznáte. Na dohľadanie dokladu nepotrebujete žiadať heslo ani zdieľanie prihlásenia.
Nájdená faktúra ešte nepotvrdzuje zaplatenie
Nájdená faktúra sama nepotvrdzuje zaplatenie. Môže byť dostupná ako nezaplatená alebo počas spracúvania platby. Najprv overte správne vyúčtovanie predplatného, potom stav úhrady.
Potrebujete súbor pre účtovníka? Otvorte konkrétnu online faktúru a zvoľte PDF alebo Download → PDF. Súbor nájdete v priečinku stiahnutých súborov. Ak túto možnosť vo svojom účte nevidíte, požiadajte predplatiteľa alebo podporu Xero o kópiu. Pri odovzdaní jasne rozlíšte odkaz a priložený dokument.
Získaný súbor otvorte, porovnajte jeho údaje s vyúčtovaním a uložte na dohodnuté miesto. Ak máte iba odkaz, povedzte to príjemcovi a dohodnite doplnenie dokumentu.
Čo môže zachytiť e-mailový zber
HeyRup pripravuje hľadanie PDF faktúr v pripojenej e-mailovej schránke a odovzdanie vybraných dokladov účtovníčke. Odkaz na online faktúru Xero nie je PDF príloha. Doklad dostupný iba na portáli získajte zvlášť; nespoliehajte sa, že HeyRup odkaz otvorí alebo vytvorí pôvodnú faktúru.
Chcete oznámenie o spustení? Zanechajte e-mail vo formulári na slovenskom webe HeyRupu.