Let etter Xeros abonnementsfaktura via lenken i e-posten til faktureringskontakten eller på riktig konto under Subscription & billing → Billing accounts. Den gjelder bedriftens kjøp av Xero. Fakturaene du sender til kunder, gjelder salget ditt. Denne veiledningen gjelder abonnementer som faktureres direkte av Xero.
Sjekk først hvem som fakturerer deg
Se på et tidligere bilag eller abonnementsvarsel for å finne ut hvem som fakturerer tjenesten. Hvis et mellomledd viderefakturerer deg, ber du dem om bilaget. Kjøpet finnes kanskje ikke på en konto med direkte Xero-fakturering.
Hvis abonnementet ble kjøpt via Apple App Store eller Google Play, leter du etter bilaget i kjøpshistorikken for riktig butikk og konto. Xeros gjeldende veiledning skiller mellom begge butikkene. Å bruke mobilappen betyr ikke at kjøpet ble gjort via en butikk. Fremgangsmåten nedenfor gjelder direkte fakturering fra Xero.
Har du varselet eller trenger du abonnementsansvarlig?
Du har e-posten: åpne lenken til nettfakturaen og sjekk periode og mottaker. Xero beskriver en månedlig e-post til faktureringskontakten. En lenke betyr ikke at meldingen inneholder et PDF-vedlegg.
Ingen e-post: be organisasjonens subscriber åpne organisasjonsnavnet → Subscription and billing → Billing accounts. Ved riktig faktureringskonto åpner vedkommende menyen og velger View invoices. Klikk på fakturanummeret for å åpne nettfakturaen. Standardvisningen viser tolv måneder; Statement Type → Recent Bills - 24 months utvider den til 24 måneder. Velg PDF eller Download → PDF i den åpne fakturaen, og åpne den lagrede filen.
Vet du ikke hvem som er abonnementsinnehaver? Klikk på organisasjonens navn i nettversjonen av Xero og velg My Xero. Finn kolonnen Subscription for organisasjonen på fanen Home. Klikk på abonnementsinnehaverens navn for å se e-postadressen. Hvis du ser Info, Upgrade og Transfer i stedet for et navn, er du selv abonnementsinnehaver. Følg Xeros veiledning for å finne abonnementsinnehaveren.
Xeros veiledning for å finne abonnementsinnehaveren →
Bilaget mangler på kontoen du åpnet: sammenlign faktureringskontoen med kjøpet. Én konto kan dekke flere organisasjoner. Ikke forvent automatisk en egen faktura for hver organisasjon.
Abonnementsansvarlig er utilgjengelig: noter periode, organisasjon og kjente betalingsopplysninger og send en konkret forespørsel til den som administrerer abonnementet. La bilaget stå som manglende til du får det. Eksport av kundefakturaer erstatter det ikke.
To organisasjoner betyr ikke nødvendigvis to fakturaer
Tenkt eksempel: en bedrift bruker Xero for organisasjonene Studio og Butikk, med begge abonnementene betalt via én faktureringskonto. Regnskapsføreren åpner Studio og finner en faktura Studio har sendt til en kunde. Den dokumenterer Studios salg, ikke kjøpet av Xero.
Abonnementsansvarlig finner fakturaen for riktig konto. Regnskapsføreren sammenligner leverandør, mottaker, abonnementsbeskrivelser, periode og beløp med kjøpet. Hvis fakturaen dekker både Studio og Butikk, trenger man ikke lete etter et ekstra bilag bare fordi det er to organisasjoner. Sjekk hvilke abonnementer som faktisk er med.
Eksemplet hjelper deg å identifisere bilaget for riktig kjøp. Det avgjør ikke skattemessig behandling eller bokføring.
Send en konkret forespørsel
Oppgi hvilket kjøp du trenger bilaget for. Bare organisasjonsnavnet er ikke alltid nok når én konto dekker flere abonnementer.
Kan du sende fakturaen for Xero-abonnementet for [organisasjoner] for [periode]? Kjente opplysninger om kjøpet er [betalingsdato og beløp, hvis kjent]. Sjekk riktig Billing account og om fakturaen også dekker våre andre organisasjoner. Jeg trenger Xeros abonnementsfaktura, ikke en faktura vi har sendt til en kunde. Hvis den bare finnes på nett, gi beskjed om hvordan vi kan få et dokument til avtalt overlevering.
Fyll bare inn opplysninger du kjenner. Du trenger ikke be om passord eller dele pålogging for å finne fakturaen.
En funnet faktura bekrefter ikke betaling
En faktura kan være tilgjengelig mens den er ubetalt eller betalingen behandles. Sjekk først at du har riktig abonnementsfaktura, og deretter betalingsstatusen separat.
Trenger du en fil til regnskapsføreren? Åpne den aktuelle nettfakturaen og velg PDF eller Download → PDF. Filen ligger i nedlastingsmappen. Hvis alternativet mangler i kontoen din, ber du subscriberen eller Xero-støtte om en kopi. Skill tydelig mellom en lenke og et vedlagt dokument ved overleveringen.
Åpne filen du får, sammenlign opplysningene med den valgte fakturaen og lagre den på avtalt sted. Har du bare en lenke, sier du det til mottakeren og avtaler hvordan dokumentet skal ettersendes.
Hva innsamling fra e-post kan finne
HeyRup forbereder søk etter PDF-fakturaer i en tilkoblet e-postkasse og overlevering av valgte bilag til regnskapsføreren. En lenke til en Xero-faktura er ikke et PDF-vedlegg. Hent dokumenter som bare finnes i en portal separat; ikke regn med at HeyRup åpner lenken eller lager originalfakturaen.
Vil du ha beskjed ved lansering? Legg igjen e-postadressen i skjemaet på HeyRups norske nettsted.