Leta efter Xeros abonnemangsfaktura via länken i mejlet till faktureringskontakten eller på rätt konto under Subscription & billing → Billing accounts. Den gäller företagets köp av Xero. Fakturorna du skickar till kunder gäller din försäljning. Guiden avser abonnemang som faktureras direkt av Xero.
Kontrollera först vem som fakturerar dig
Kontrollera ett tidigare underlag eller en abonnemangsavisering för att se vem som fakturerar tjänsten. Om en mellanhand vidarefakturerar dig ska du be den om underlaget. Köpet behöver inte finnas på ett direkt faktureringskonto hos Xero.
Om du köpte abonnemanget via Apple App Store eller Google Play söker du underlaget i köphistoriken för rätt butik och konto. Xeros aktuella hjälp skiljer på båda butikerna. Att använda mobilappen betyder inte att köpet gjordes via en butik. Vägen nedan gäller direkt fakturering från Xero.
Har du aviseringen eller behöver du abonnemangsansvarig?
Du har abonnemangsmejlet: öppna länken till onlinefakturan och kontrollera period och mottagare. Xero beskriver ett månatligt mejl till faktureringskontakten. En länk betyder inte att mejlet innehåller en PDF-bilaga.
Ingen e-post: be organisationens subscriber öppna organisationsnamnet → Subscription and billing → Billing accounts. Vid rätt faktureringskonto öppnar personen menyn och väljer View invoices. Klicka på fakturanumret för att öppna onlinefakturan. Standardvyn visar tolv månader; Statement Type → Recent Bills - 24 months utökar den till 24 månader. Välj PDF eller Download → PDF i den öppna fakturan och öppna sedan den sparade filen.
Vet du inte vem som är abonnemangsinnehavare? Klicka på organisationens namn i webbversionen av Xero och välj My Xero. Leta upp kolumnen Subscription för organisationen på fliken Home. Klicka på abonnemangsinnehavarens namn för att se e-postadressen. Om du ser Info, Upgrade och Transfer i stället för ett namn är du själv abonnemangsinnehavare. Följ Xeros anvisningar för att hitta abonnemangsinnehavaren.
Xeros anvisningar för att hitta abonnemangsinnehavaren →
Underlaget finns inte på kontot du öppnat: jämför faktureringskontot med köpet. Ett konto kan omfatta flera organisationer. Förvänta dig därför inte automatiskt en separat faktura för varje organisation.
Abonnemangsansvarig är inte tillgänglig: anteckna period, organisation och kända betalningsuppgifter och skicka en konkret fråga till den som hanterar abonnemanget. Låt underlaget stå som saknat tills du har det. En export av kundfakturor ersätter det inte.
Två organisationer behöver inte betyda två fakturor
Fiktivt exempel: ett företag använder Xero för organisationerna Studio och Butik och betalar båda abonnemangen via ett faktureringskonto. Redovisningskonsulten öppnar Studio och hittar en faktura som Studio skickat till en kund. Den visar Studios försäljning, inte köpet av Xero.
Abonnemangsansvarig hittar fakturan för rätt konto. Redovisningskonsulten jämför leverantör, mottagare, abonnemangsbeskrivningar, period och belopp med köpet. Om fakturan omfattar både Studio och Butik behövs inte ytterligare ett underlag enbart för att organisationerna är två. Kontrollera vilka abonnemang fakturan faktiskt omfattar.
Exemplet hjälper dig att identifiera rätt inköpsunderlag. Det avgör inte skattebehandling eller hur köpet ska bokföras.
Skicka en konkret förfrågan
Ange vilket köp du behöver underlaget för. Enbart organisationsnamnet kanske inte räcker när ett konto omfattar flera abonnemang.
Skicka gärna fakturan för Xero-abonnemanget för [organisationer] avseende [period]. Kända uppgifter om köpet: [betalningsdatum och belopp, om de är kända]. Kontrollera rätt Billing account och om fakturan även omfattar våra andra organisationer. Jag behöver Xeros abonnemangsfaktura, inte en faktura som vi skickat till en kund. Om den bara finns online, meddela hur vi kan få ett dokument för den överenskomna överlämningen.
Fyll bara i uppgifter du känner till. Du behöver inte be om lösenord eller dela inloggning för att hitta en faktura.
En hittad faktura bekräftar inte betalningen
En faktura kan vara tillgänglig fast den är obetald eller betalningen fortfarande behandlas. Kontrollera först att du har rätt abonnemangsfaktura och sedan betalningsstatus separat.
Behöver du en fil till bokföringen? Öppna den aktuella onlinefakturan och välj PDF eller Download → PDF. Filen finns i mappen för nedladdningar. Om alternativet saknas i ditt konto ber du subscribern eller Xeros support om en kopia. Skilj tydligt mellan en länk och ett bifogat dokument vid överlämningen.
Öppna filen du fått, jämför uppgifterna med den valda fakturan och spara den på överenskommen plats. Har du bara en länk, säg det till mottagaren och kom överens om hur dokumentet ska kompletteras.
Vad insamling från e-post kan fånga upp
HeyRup förbereder sökning efter PDF-fakturor i en ansluten e-postlåda och överlämning av valda underlag till redovisningskonsulten. En länk till en Xero-faktura är ingen PDF-bilaga. Hämta dokument som bara finns i en portal separat; räkna inte med att HeyRup öppnar länken eller skapar originalfakturan.
Vill du få besked vid lanseringen? Lämna din e-postadress i formuläret på HeyRups svenska webbplats.