Où trouver votre facture d’abonnement Xero et quel compte vérifier

Vérifiez d’abord qui vous facture

Consultez un ancien justificatif ou une notification d’abonnement pour identifier qui vous facture. Si un intermédiaire vous refacture le service, demandez-lui le document. Cet achat peut ne pas apparaître dans un compte facturé directement par Xero.

Si vous avez acheté l’abonnement via l’App Store d’Apple ou Google Play, cherchez le justificatif dans l’historique des achats du magasin et du compte concernés. L’aide actuelle de Xero distingue les deux magasins. Utiliser l’application mobile ne signifie pas forcément y avoir acheté l’abonnement. Le parcours ci-dessous concerne la facturation directe de Xero.

Vous avez la notification ou besoin du subscriber ?

Vous avez l’e-mail d’abonnement : ouvrez le lien vers la facture en ligne et vérifiez la période et le destinataire. Xero décrit un e-mail mensuel adressé au contact de facturation. La présence d’un lien ne signifie pas qu’un PDF est joint.

Vous n’avez pas l’e-mail : demandez au subscriber de l’organisation d’ouvrir le nom de l’organisation → Subscription and billing → Billing accounts. Dans le menu du bon compte de facturation, il sélectionne View invoices, puis un numéro de facture pour ouvrir la facture en ligne. La vue affiche douze mois par défaut ; Statement Type → Recent Bills - 24 months permet d’en afficher 24. Dans la facture ouverte, il choisit PDF ou Download → PDF, puis ouvre le fichier enregistré.

Xero: View invoices →

Vous ne savez pas qui détient l’abonnement ? Dans la version web de Xero, cliquez sur le nom de l’organisation, puis sur My Xero. Dans l’onglet Home, repérez la colonne Subscription pour cette organisation. Cliquez sur le nom du titulaire pour afficher son adresse e-mail. Si vous voyez Info, Upgrade et Transfer à la place d’un nom, vous détenez vous-même l’abonnement. Consultez la procédure de Xero pour identifier le titulaire.

la procédure de Xero pour identifier le titulaire →

Le document manque dans le compte ouvert : rapprochez le compte de facturation de l’achat recherché. Un seul compte peut couvrir plusieurs organisations. N’attendez donc pas systématiquement une facture distincte pour chacune.

Le subscriber est indisponible : notez la période, l’organisation et les données de paiement connues, puis adressez une demande précise à la personne qui gère l’abonnement. Gardez le document comme manquant tant que vous ne l’avez pas. Exporter vos factures clients ne le remplace pas.

Deux organisations ne font pas forcément deux factures

Exemple fictif : une entreprise utilise Xero pour les organisations Studio et Boutique, payées via un compte de facturation commun. La comptable ouvre Studio et trouve une facture émise par Studio à un client. Elle justifie une vente du Studio, pas son achat de Xero.

Le subscriber retrouve la facture du compte concerné. La comptable compare le fournisseur, le destinataire, les abonnements décrits, la période et le montant à l’achat recherché. Si la facture couvre Studio et Boutique, elle n’a pas à chercher un second document au seul motif qu’il existe deux organisations. Elle vérifie les abonnements réellement inclus.

Cet exemple aide à reconnaître le justificatif du bon achat. Il ne détermine ni son traitement fiscal ni son enregistrement comptable.

Envoyez une demande précise

Précisez l’achat à justifier. Le nom d’une organisation ne suffit pas toujours lorsqu’un compte regroupe plusieurs abonnements.

Merci de m’envoyer la facture d’abonnement Xero pour [organisations], concernant [période]. Voici les informations connues : [date et montant du paiement, si disponibles]. Peux-tu vérifier le Billing account concerné et si la facture couvre aussi nos autres organisations ? Il me faut la facture de Xero pour l’abonnement, pas une facture que nous avons émise à un client. Si elle est uniquement en ligne, merci de préciser comment obtenir un document pour la transmission convenue.

Complétez uniquement les informations connues. Retrouver une facture ne nécessite ni de demander un mot de passe ni de partager une connexion.

Une facture trouvée ne prouve pas son paiement

Une facture peut être disponible alors qu’elle est impayée ou que le paiement est en cours de traitement. Vérifiez d’abord qu’il s’agit du bon abonnement, puis contrôlez séparément le règlement.

Besoin d’un fichier pour votre comptable ? Ouvrez la facture en ligne concernée et sélectionnez PDF ou Download → PDF. Le fichier se trouve dans votre dossier de téléchargements. Si cette option manque dans votre compte, demandez une copie au subscriber ou à l’assistance Xero. À la transmission, distinguez clairement un lien d’un document joint.

Ouvrez le fichier obtenu, comparez ses données à la facture choisie et enregistrez-le à l’emplacement convenu. Si vous n’avez qu’un lien, indiquez-le au destinataire et convenez de la façon de compléter le document.

Ce que peut récupérer la collecte par e-mail

HeyRup prépare la recherche de factures PDF dans une boîte e-mail connectée et la transmission des documents sélectionnés à la comptabilité. Un lien vers une facture Xero n’est pas une pièce jointe PDF. Récupérez séparément les documents disponibles uniquement sur un portail ; ne comptez pas sur HeyRup pour ouvrir le lien ou créer la facture d’origine.

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