Etsi Xeron tilauslasku laskutusyhteyshenkilölle lähetetyn sähköpostilinkin kautta tai oikealta tililtä kohdasta Subscription & billing → Billing accounts. Se koskee yrityksesi Xero-ostosta. Asiakkaille laatimasi laskut koskevat omaa myyntiäsi. Tämä ohje käsittelee Xeron suoraan laskuttamia tilauksia.
Tarkista ensin, kuka laskuttaa tilauksesta
Tarkista aiemmasta tositteesta tai tilausilmoituksesta, kuka laskuttaa palvelun. Jos välittäjä laskuttaa sen sinulta edelleen, pyydä tosite häneltä. Ostos ei välttämättä näy Xeron suoralla laskutustilillä.
Jos ostit tilauksen Apple App Storesta tai Google Playsta, etsi tosite oikean kaupan ja tilin ostohistoriasta. Xeron nykyinen ohje erottaa nämä kaksi kauppaa. Mobiilisovelluksen käyttäminen ei tarkoita, että tilaus ostettiin kaupasta. Alla oleva polku koskee Xeron suoraa laskutusta.
Onko ilmoitus tallessa vai tarvitsetko tilaajan apua?
Sinulla on tilaussähköposti: avaa verkossa avattavan laskun linkki ja tarkista jakso ja vastaanottaja. Xero kuvaa kuukausittaisen sähköpostin laskutusyhteyshenkilölle. Linkki ei tarkoita, että viestissä olisi PDF-liite.
Jos sähköpostia ei ole, pyydä organisaation subscriberia avaamaan organisaation nimi → Subscription and billing → Billing accounts. Oikean laskutustilin valikosta valitaan View invoices, ja laskun numeroa napsauttamalla avataan verkkolasku. Oletuksena näkyvät viimeiset 12 kuukautta; Statement Type → Recent Bills - 24 months laajentaa näkymän 24 kuukauteen. Avatusta laskusta valitaan PDF tai Download → PDF ja tallennettu tiedosto avataan.
Etkö tiedä, kuka on tilauksen haltija? Napsauta Xeron verkkoversiossa organisaation nimeä ja valitse My Xero. Etsi Home-välilehdeltä kyseisen organisaation Subscription-sarake. Näet tilauksen haltijan sähköpostiosoitteen napsauttamalla hänen nimeään. Jos nimen sijaan näkyvät Info, Upgrade ja Transfer, olet itse tilauksen haltija. Katso Xeron ohje tilauksen haltijan selvittämiseen.
Xeron ohje tilauksen haltijan selvittämiseen →
Tosite puuttuu avatulta tililtä: vertaa laskutustiliä etsittyyn ostokseen. Yksi tili voi kattaa useita organisaatioita. Älä siis oleta, että jokaisesta olisi erillinen lasku.
Tilaajaa ei tavoita: kirjaa jakso, organisaatio ja tiedossa olevat maksutiedot ja lähetä yksilöity pyyntö tilauksen hallinnoijalle. Pidä tosite puuttuvana, kunnes saat sen. Asiakaslaskujen vienti ei korvaa sitä.
Kaksi organisaatiota ei aina tarkoita kahta laskua
Kuvitteellinen esimerkki: yritys käyttää Xeroa organisaatioissa Studio ja Kauppa, joiden tilaukset maksetaan yhdeltä laskutustililtä. Kirjanpitäjä avaa Studion ja löytää sen asiakkaalle laatiman laskun. Se osoittaa Studion myynnin, ei Xeron ostoa.
Tilaaja löytää oikean laskutustilin laskun. Kirjanpitäjä vertaa toimittajaa, vastaanottajaa, tilausten kuvauksia, jaksoa ja summaa ostokseen. Jos lasku kattaa sekä Studion että Kaupan, toista tositetta ei tarvitse etsiä vain kahden organisaation vuoksi. Ratkaisevaa on, mitkä tilaukset lasku sisältää.
Esimerkki auttaa tunnistamaan oikean ostoksen tositteen. Se ei määritä verokohtelua eikä kirjaustapaa.
Lähetä täsmällinen pyyntö
Kerro, mihin ostokseen tarvitset tositteen. Pelkkä organisaation nimi ei välttämättä riitä, jos samalla tilillä on useita tilauksia.
Voisitko lähettää Xeron tilauslaskun organisaatioille [organisaatiot] jaksolta [jakso]? Tiedossani olevat ostotiedot: [maksupäivä ja summa, jos tiedossa]. Tarkista oikea Billing account ja kattaako lasku myös muita organisaatioitamme. Tarvitsen Xeron laskun tilauksesta, en asiakkaalle laatimaamme laskua. Jos lasku on vain verkossa, kerro, miten saamme asiakirjan sovittua luovutusta varten.
Täytä vain tiedossasi olevat tiedot. Laskun löytämiseksi ei tarvitse pyytää salasanaa tai jakaa kirjautumistietoja.
Löytynyt lasku ei todista maksua
Lasku voi olla saatavilla maksamattomana tai maksun ollessa vielä käsittelyssä. Tarkista ensin, että kyse on oikeasta tilauslaskusta, ja sen jälkeen maksun tila erikseen.
Tarvitsetko tiedoston kirjanpitäjälle? Avaa kyseinen verkkolasku ja valitse PDF tai Download → PDF. Tiedosto löytyy latauskansiosta. Jos vaihtoehto puuttuu tililtäsi, pyydä kopio subscriberilta tai Xeron tuesta. Erota luovutuksessa selvästi linkki ja liitteenä oleva asiakirja.
Avaa saamasi tiedosto, vertaa tietoja valittuun laskuun ja tallenna sovittuun paikkaan. Jos sinulla on vain linkki, kerro vastaanottajalle ja sovi asiakirjan täydentämisestä.
Mitä sähköpostikeräys voi löytää
HeyRup valmistelee PDF-laskujen hakua yhdistetystä sähköpostilaatikosta ja valittujen tositteiden toimittamista kirjanpitäjälle. Linkki verkossa avattavaan Xeron laskuun ei ole PDF-liite. Hanki vain portaalissa olevat tositteet erikseen; älä oleta HeyRupin avaavan linkkiä tai luovan alkuperäistä laskua.
Haluatko ilmoituksen julkaisusta? Jätä sähköpostiosoitteesi HeyRupin suomenkielisen sivuston lomakkeelle.