Busca la factura de la suscripción a Xero mediante el enlace enviado al contacto de facturación o en la cuenta correspondiente, dentro de Subscription & billing → Billing accounts. Documenta la compra de Xero para tu empresa. Las facturas que emites a clientes documentan tus ventas. Esta guía se refiere a suscripciones facturadas directamente por Xero.
Comprueba primero quién te factura
Revisa un documento anterior o un aviso de la suscripción para saber quién te factura. Si un intermediario te refactura el servicio, pídele el documento a él. Esa compra puede no figurar en una cuenta de facturación directa de Xero.
Si compraste la suscripción mediante Apple App Store o Google Play, busca el documento en el historial de compras de la tienda y la cuenta correspondientes. La ayuda actual de Xero distingue ambas tiendas. Usar la aplicación móvil no significa necesariamente haber comprado mediante una tienda. La ruta siguiente corresponde a la facturación directa de Xero.
¿Tienes el aviso o necesitas al subscriber?
Tienes el correo: abre el enlace a la factura en línea y comprueba el periodo y el destinatario. Xero describe un correo mensual al contacto de facturación. El enlace no significa que el mensaje incluya un PDF adjunto.
Si no tienes el correo, pide al subscriber de la organización que abra el nombre de la organización → Subscription and billing → Billing accounts. En el menú de la cuenta de facturación correcta, debe seleccionar View invoices y abrir la factura en línea pulsando su número. Por defecto se muestran doce meses; Statement Type → Recent Bills - 24 months amplía la vista a 24 meses. En la factura abierta, debe elegir PDF o Download → PDF y abrir el archivo guardado.
¿No sabes quién es el titular de la suscripción? En la versión web de Xero, haz clic en el nombre de la organización y selecciona My Xero. En la pestaña Home, busca la columna Subscription de esa organización. Haz clic en el nombre del titular para ver su correo electrónico. Si aparecen Info, Upgrade y Transfer en lugar de un nombre, eres el titular. Consulta las instrucciones de Xero para identificarlo.
las instrucciones de Xero para identificarlo →
No aparece en la cuenta abierta: contrasta la cuenta de facturación con la compra. Una cuenta puede cubrir varias organizaciones; no des por hecho que cada una tendrá una factura independiente.
El subscriber no está disponible: anota el periodo, la organización y los datos de pago conocidos y envía una petición concreta a quien gestione la suscripción. Mantén el documento como pendiente hasta obtenerlo. Exportar facturas de clientes no lo sustituye.
Dos organizaciones no siempre implican dos facturas
Ejemplo ficticio: una empresa usa Xero para las organizaciones Estudio y Tienda y paga ambas suscripciones desde una cuenta de facturación. Su contable abre Estudio y encuentra una factura emitida a un cliente. Esa factura acredita una venta del Estudio, no la compra de Xero.
El subscriber localiza la factura de la cuenta correspondiente. El contable compara proveedor, destinatario, descripción de las suscripciones, periodo e importe con la compra. Si incluye Estudio y Tienda, no tiene que buscar otro documento solo porque haya dos organizaciones. Lo que importa es qué suscripciones incluye la factura.
El ejemplo ayuda a reconocer el documento de la compra correcta. No determina su validez fiscal ni cómo contabilizarlo.
Envía una solicitud concreta
Indica qué compra necesitas documentar. El nombre de la organización puede no bastar si una cuenta agrupa varias suscripciones.
Por favor, envíame la factura de la suscripción a Xero para [organizaciones] correspondiente a [periodo]. Los datos de la compra que conozco son [fecha e importe del pago, si se conocen]. Comprueba el Billing account correspondiente y si la factura incluye otras organizaciones nuestras. Necesito la factura de Xero por la suscripción, no una factura que hayamos emitido a un cliente. Si solo está disponible en línea, dime cómo podemos obtener un documento para la entrega acordada.
Añade únicamente los datos que conozcas. No hace falta pedir una contraseña ni compartir el acceso para localizar una factura.
Encontrar la factura no confirma el pago
La factura puede estar disponible aunque siga impagada o el pago esté procesándose. Comprueba primero que corresponde a la suscripción correcta y después revisa el estado del pago por separado.
¿Necesitas un archivo para tu contable? Abre la factura en línea correspondiente y selecciona PDF o Download → PDF. Encontrarás el archivo en la carpeta de descargas. Si no aparece esa opción en tu cuenta, pide una copia al subscriber o al soporte de Xero. Al entregarlo, distingue claramente entre un enlace y un documento adjunto.
Abre el archivo obtenido, compara sus datos con la factura elegida y guárdalo donde hayáis acordado. Si solo tienes un enlace, avisa al destinatario y acordad cómo completar el documento.
Qué puede recoger la búsqueda por correo
HeyRup está preparando la búsqueda de facturas PDF en una cuenta de correo conectada y el envío de los documentos seleccionados a tu asesoría. Un enlace a una factura de Xero no es un PDF adjunto. Obtén por separado los documentos que solo estén en un portal; no cuentes con que HeyRup abra el enlace o cree la factura original.
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Fuentes y lecturas relacionadas
- Xero: factura y pago de la suscripción (documentación británica)
- Xero: el subscriber de la organización
- Xero: respuesta del soporte sobre la ubicación de las facturas
- Xero: compra de una suscripción (documentación australiana)
- HeyRup: descripción pública actual del servicio
- Xero: Subscription and billing → View invoices