Faktury za subskrypcję Xero szukaj przez link wysłany do kontaktu rozliczeniowego albo na odpowiednim koncie w Subscription & billing → Billing accounts. Dokumentuje zakup Xero dla Twojej firmy. Faktury wystawiane klientom dokumentują Twoją sprzedaż. Ten poradnik dotyczy subskrypcji rozliczanych bezpośrednio przez Xero.
Najpierw sprawdź, kto Cię rozlicza
Na wcześniejszym dokumencie lub w powiadomieniu sprawdź, kto wystawia Ci rachunek. Jeśli pośrednik refakturuje usługę, poproś o dokument właśnie jego. Taki zakup może nie być widoczny na koncie rozliczanym bezpośrednio przez Xero.
Jeśli subskrypcję kupiono przez Apple App Store lub Google Play, szukaj dokumentu w historii zakupów właściwego sklepu i konta. Aktualna pomoc Xero rozróżnia oba sklepy. Samo używanie aplikacji mobilnej nie oznacza zakupu przez sklep. Poniższa ścieżka dotyczy bezpośrednich rozliczeń Xero.
Masz powiadomienie czy potrzebujesz subscribera?
Masz wiadomość o subskrypcji: otwórz link do faktury online i sprawdź okres oraz odbiorcę. Xero opisuje comiesięczny e-mail do kontaktu rozliczeniowego. Sam link nie oznacza załącznika PDF.
Nie masz wiadomości: poproś subscribera organizacji, aby otworzył nazwę organizacji → Subscription and billing → Billing accounts. Przy właściwym koncie rozliczeniowym powinien otworzyć menu i wybrać View invoices, a następnie kliknąć numer faktury. Domyślnie widać dwanaście miesięcy; Statement Type → Recent Bills - 24 months rozszerza widok do 24 miesięcy. W otwartej fakturze powinien wybrać PDF lub Download → PDF i otworzyć zapisany plik.
Nie wiesz, kto jest właścicielem subskrypcji? W internetowej wersji Xero kliknij nazwę organizacji i wybierz My Xero. Na karcie Home znajdź kolumnę Subscription dla tej organizacji. Kliknij nazwisko właściciela subskrypcji, aby zobaczyć jego adres e-mail. Jeśli zamiast nazwiska widzisz Info, Upgrade i Transfer, to Ty jesteś właścicielem subskrypcji. Zobacz instrukcję Xero dotyczącą ustalenia właściciela subskrypcji.
instrukcję Xero dotyczącą ustalenia właściciela subskrypcji →
Nie widzisz dokumentu na otwartym koncie: dopasuj konto rozliczeniowe do zakupu. Jedno konto może obejmować kilka organizacji. Nie zakładaj więc, że każda ma oddzielną fakturę.
Subscriber jest niedostępny: zapisz okres, organizację i znane dane płatności, a następnie wyślij konkretną prośbę osobie zarządzającej subskrypcją. Dopóki nie otrzymasz dokumentu, pozostaw go jako brakujący. Eksport faktur dla klientów go nie zastąpi.
Dwie organizacje nie zawsze oznaczają dwie faktury
Przykład fikcyjny: firma używa Xero dla organizacji Studio i Sklep, opłacanych z jednego konta rozliczeniowego. Księgowa otwiera Studio i znajduje fakturę wystawioną klientowi. Dokumentuje ona sprzedaż Studia, a nie zakup Xero.
Subscriber odnajduje fakturę właściwego konta. Księgowa porównuje dostawcę, odbiorcę, opis subskrypcji, okres i kwotę z zakupem. Jeśli faktura obejmuje Studio i Sklep, nie musi szukać kolejnego dokumentu tylko dlatego, że organizacje są dwie. Sprawdza, które subskrypcje faktycznie ujęto.
Przykład pomaga rozpoznać dokument właściwego zakupu. Nie określa jego skutków podatkowych ani sposobu księgowania.
Wyślij konkretną prośbę
Wskaż zakup, którego dotyczy prośba. Sama nazwa organizacji może nie wystarczyć, gdy jedno konto obejmuje kilka subskrypcji.
Proszę o fakturę za subskrypcję Xero dla [organizacje] za [okres]. Znane dane zakupu: [data i kwota płatności, jeśli są znane]. Sprawdź proszę właściwe Billing account oraz czy faktura obejmuje też inne nasze organizacje. Potrzebuję faktury od Xero za subskrypcję, nie faktury wystawionej przez nas klientowi. Jeśli jest dostępna tylko online, daj proszę znać, jak uzyskać dokument do uzgodnionego przekazania.
Uzupełnij tylko znane informacje. Odnalezienie faktury nie wymaga proszenia o hasło ani udostępniania loginu.
Znaleziona faktura nie potwierdza zapłaty
Faktura może być dostępna mimo braku zapłaty lub w trakcie przetwarzania płatności. Najpierw sprawdź właściwe rozliczenie subskrypcji, potem osobno status zapłaty.
Potrzebujesz pliku dla księgowości? Otwórz właściwą fakturę online i wybierz PDF lub Download → PDF. Plik znajdziesz w folderze pobranych plików. Jeśli tej opcji nie ma na Twoim koncie, poproś subscribera lub pomoc Xero o kopię. Przy przekazaniu wyraźnie odróżnij link od załączonego dokumentu.
Otwórz uzyskany plik, porównaj dane z wybraną fakturą i zapisz go w uzgodnionym miejscu. Jeśli masz tylko link, powiedz o tym odbiorcy i uzgodnij uzupełnienie dokumentu.
Co może znaleźć zbieranie dokumentów z poczty
HeyRup przygotowuje wyszukiwanie faktur PDF w podłączonej skrzynce i przekazywanie wybranych dokumentów księgowej. Link do faktury Xero nie jest załącznikiem PDF. Dokumenty dostępne tylko w portalu trzeba uzyskać osobno; nie zakładaj, że HeyRup otworzy link lub utworzy oryginalną fakturę.
Chcesz otrzymać wiadomość o uruchomieniu? Zostaw e-mail w formularzu na polskiej stronie HeyRup.