Find Xeros abonnementsfaktura via linket i mailen til faktureringskontakten eller på den relevante konto under Subscription & billing → Billing accounts. Den dokumenterer virksomhedens køb af Xero. Fakturaer, du sender til kunder, dokumenterer dit salg. Vejledningen gælder abonnementer, der faktureres direkte af Xero.
Tjek først, hvem der fakturerer dig
Tjek et tidligere bilag eller en abonnementsbesked for at se, hvem der fakturerer ydelsen. Hvis en mellemmand viderefakturerer dig, skal du bede vedkommende om bilaget. Købet findes måske ikke på en konto med direkte Xero-fakturering.
Hvis abonnementet blev købt via Apple App Store eller Google Play, skal du finde bilaget i købshistorikken for den rette butik og konto. Xeros aktuelle vejledning skelner mellem begge butikker. At bruge mobilappen betyder ikke, at købet skete gennem en butik. Fremgangsmåden nedenfor gælder direkte fakturering fra Xero.
Har du beskeden, eller skal du have hjælp?
Du har mailen: åbn linket til onlinefakturaen, og tjek periode og modtager. Xero beskriver en månedlig mail til faktureringskontakten. Et link betyder ikke, at mailen indeholder en PDF-vedhæftning.
Ingen e-mail: bed organisationens subscriber om at åbne organisationsnavnet → Subscription and billing → Billing accounts. Ved den rette faktureringskonto åbner personen menuen og vælger View invoices. Klik på fakturanummeret for at åbne onlinefakturaen. Standardvisningen viser tolv måneder; Statement Type → Recent Bills - 24 months udvider den til 24 måneder. Vælg PDF eller Download → PDF i den åbne faktura, og åbn den gemte fil.
Ved du ikke, hvem der er abonnementsindehaver? Klik på organisationens navn i webversionen af Xero, og vælg My Xero. Find kolonnen Subscription for organisationen på fanen Home. Klik på abonnementsindehaverens navn for at se e-mailadressen. Hvis du ser Info, Upgrade og Transfer i stedet for et navn, er du selv abonnementsindehaver. Følg Xeros vejledning til at finde abonnementsindehaveren.
Xeros vejledning til at finde abonnementsindehaveren →
Bilaget mangler på den åbne konto: sammenhold faktureringskontoen med købet. Én konto kan dække flere organisationer. Forvent derfor ikke automatisk en særskilt faktura for hver.
Den abonnementsansvarlige er utilgængelig: noter periode, organisation og kendte betalingsoplysninger, og send en konkret forespørgsel til den, der administrerer abonnementet. Lad bilaget stå som manglende, indtil du har det. En eksport af kundefakturaer erstatter det ikke.
To organisationer betyder ikke altid to fakturaer
Tænkt eksempel: en virksomhed bruger Xero til organisationerne Studio og Butik og betaler begge abonnementer via én faktureringskonto. Bogholderen åbner Studio og finder en faktura, som Studio har sendt til en kunde. Den dokumenterer Studios salg, ikke købet af Xero.
Den abonnementsansvarlige finder fakturaen for den rette konto. Bogholderen sammenligner leverandør, modtager, abonnementsbeskrivelser, periode og beløb med købet. Hvis fakturaen dækker både Studio og Butik, er der ikke brug for endnu et bilag alene på grund af de to organisationer. Tjek, hvilke abonnementer fakturaen faktisk omfatter.
Eksemplet hjælper med at genkende bilaget til det rigtige køb. Det afgør ikke den skattemæssige behandling eller bogføringen.
Send en konkret forespørgsel
Angiv, hvilket køb du mangler bilaget til. Organisationsnavnet alene er ikke altid nok, hvis én konto dækker flere abonnementer.
Vil du sende fakturaen for Xero-abonnementet for [organisationer] for [periode]? Jeg har disse oplysninger om købet: [betalingsdato og beløb, hvis kendt]. Tjek det relevante Billing account, og om fakturaen også omfatter vores andre organisationer. Jeg skal bruge Xeros abonnementsfaktura, ikke en faktura vi har sendt til en kunde. Hvis den kun findes online, så fortæl, hvordan vi kan få et dokument til den aftalte overdragelse.
Udfyld kun oplysninger, du kender. At finde en faktura kræver ikke, at du beder om et kodeord eller deler login.
En fundet faktura bekræfter ikke betaling
En faktura kan være tilgængelig, selv om den er ubetalt, eller betalingen stadig behandles. Tjek først den rigtige abonnementsfaktura og derefter betalingsstatus særskilt.
Har du brug for en fil til bogholderen? Åbn den konkrete onlinefaktura, og vælg PDF eller Download → PDF. Filen ligger i mappen med downloads. Hvis muligheden mangler på din konto, skal du bede subscriberen eller Xeros support om en kopi. Skeln tydeligt mellem et link og et vedhæftet dokument ved overdragelsen.
Åbn den modtagne fil, sammenlign oplysningerne med den valgte faktura, og gem den på det aftalte sted. Har du kun et link, så fortæl modtageren det, og aftal, hvordan dokumentet eftersendes.
Hvad indsamling fra e-mail kan finde
HeyRup forbereder søgning efter PDF-fakturaer i en tilsluttet mailboks og overdragelse af udvalgte bilag til bogholderen. Et link til en Xero-faktura er ikke en PDF-vedhæftning. Hent dokumenter, der kun findes i en portal, separat; regn ikke med, at HeyRup åbner linket eller opretter originalfakturaen.
Vil du have besked ved lanceringen? Efterlad din e-mailadresse i formularen på HeyRups danske hjemmeside.