Abonnementbeleg oder Kundenrechnung?
Der Abonnementbeleg für QuickBooks Online betrifft die Gebühr, die Ihr Unternehmen für den Dienst zahlt. Eine Kundenrechnung betrifft ein anderes Geschäft: Ihr Kunde soll Sie bezahlen. Suchen Sie den eigenen Abonnementbeleg deshalb in der Kontoabrechnung, nicht unter ausgestellten Kundenrechnungen.
Fiktives Beispiel: Ein Unternehmen stellt mit QuickBooks Online Kundenrechnungen aus. Im Oktober benötigt die Buchhaltung den Beleg für die Softwaregebühr im September. Eine Kundenrechnung erfüllt diesen Zweck nicht; gesucht ist das Dokument zum Abonnement und zur Zahlung des Unternehmens.
Diese Anleitung verwendet die offizielle Hilfe für US- und britische QuickBooks-Online-Konten. Die Sprache des Artikels bestimmt weder Kontoland noch Menüsprache. Prüfen Sie bei anderen Editionen deren eigene Hilfe; gleiche Schaltflächen und verfügbare Zeiträume sind nicht gewährleistet. QuickBooks Desktop, Lohnabrechnung und Sammelabrechnungen von Buchhaltungsbüros sind nicht abgedeckt.
Quelle zu diesem Abschnitt: Intuit USA: Abrechnung und PDF-Export · Intuit USA: Kundenrechnungen · Intuit Großbritannien: Abonnement und Kaufweg
Klären Sie zuerst, wer das Abonnement abrechnet
Prüfen Sie mit der Person, die den Dienst bestellt hat, Unternehmen, belastetes Konto, Land beziehungsweise Edition und ursprünglichen Kaufweg. Die Bestellung oder Abonnementangaben können helfen. Die Nutzung der mobilen App belegt keinen Kauf über Apple oder Google.
Direkte Abrechnung durch Intuit, US- oder britisches Konto: Gehen Sie zur unten beschriebenen Zahlungshistorie. Eine Person mit entsprechendem Abrechnungszugang ruft die Datei ab.
Abrechnung über ein Buchhaltungsbüro: Beginnen Sie bei Ihrer dortigen Kontaktperson. Klären Sie, wie das Abonnement bezahlt wird und wer den Beleg zur berechneten Gebühr bereitstellt. Der Ablauf für Unternehmen, die Intuit selbst bezahlen, passt möglicherweise nicht.
Kauf über Apple App Store oder Google Play: Die britische Hilfe verweist für die Verwaltung an den ursprünglichen Kaufanbieter. Bitten Sie die Person, die den Kauf vorgenommen hat, dort nach dem Beleg zu suchen. Genaue Downloadschritte für die Stores behandelt dieser Artikel nicht.
Ehemaliges französisches Konto: Übertragen Sie aktuelle US- oder britische Menüs nicht automatisch darauf. Intuit beendete den Zugang zum lokalen französischen Produkt am 31. Dezember 2023 und den Lesezugriff am 31. März 2024. Klären Sie, ob es um dieses frühere Konto oder eine andere ausländische Edition geht. Prüfen Sie beim früheren französischen Konto bereits gespeicherte Dokumente und Hilfsmöglichkeiten auf der offiziellen französischen Seite; ein wiederhergestellter Zugang oder älterer Beleg lässt sich nicht zusagen.
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Bei direkter Abrechnung die Zahlungshistorie öffnen
Melden Sie sich beim richtigen Unternehmenskonto an, wenn Sie QuickBooks Online in der US- oder britischen Edition direkt an Intuit bezahlen. Die englischen Menünamen stammen aus der geprüften Hilfe.
Intuit USA: Zahlungshistorie und Rolle Accountant →
Intuit USA: Abrechnung und PDF-Export →
Intuit Großbritannien: Abonnement und Kaufweg →
- Öffnen Sie Settings, die Kontoeinstellungen.
- Wählen Sie Subscriptions and billing für Abonnement und Abrechnung.
- Öffnen Sie View payment history und suchen Sie die betreffende Gebühr.
- Die US-Downloadhilfe nennt die Auswahl der Rechnung und Select invoice → Export to PDF. Öffnen Sie die heruntergeladene Datei.
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Für die britische Edition ist der Weg zur Historie geprüft, nicht die genaue Bezeichnung des PDF-Exports. Nutzen Sie die Optionen am jeweiligen Dokument. Falls Sie die Datei nicht erhalten, bitten Sie die berechtigte Abrechnungsverwaltung oder den Intuit-Support um eine Kopie; erstellen Sie keine Ersatzrechnung im Kundenbereich.
Wenn Sie gar nicht auf die Abrechnung zugreifen können, wenden Sie sich an die Kontoverwaltung. Ist die Historie sichtbar, aber ein Zeitraum fehlt, lesen Sie den Abschnitt zu fehlenden Belegen. Das sind unterschiedliche Probleme.
Buchhaltungszugang umfasst nicht zwingend Abonnementbelege
Für die US-Edition erklärt Intuit ausdrücklich, dass die Rolle Accountant das Abrechnungs-PDF eines selbst zahlenden Kunden nicht herunterladen kann. Zugang zu Buchhaltungsdaten bedeutet daher nicht automatisch Zugang zu Abonnementbelegen.
Bitten Sie als Buchhaltung eines solchen Unternehmens dessen bestehende berechtigte Administration, etwa Primary admin oder Company admin, die Datei herunterzuladen und weiterzugeben. Die US-Hilfe unterscheidet diese Rollen von Accountant. Prüfen Sie genaue Rollenbezeichnungen anderer Editionen in deren Hilfe.
Ändern Sie für eine Datei weder Zahlungsdaten, Abonnementinhaber, Tarif noch Berechtigungen. Die Administration kann das Dokument ohne Weitergabe der Zugangsdaten liefern.
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Wenn der gesuchte Monat fehlt
Gleichen Sie vor der Anfrage Zahlung, Konto, Edition und Kaufweg ab. Hat jemand das Abonnement im App-Store gekauft, beweist eine leere Historie der Direktabrechnung nicht, dass kein Beleg existiert.
Auch bei direkter Abrechnung ist kein einheitlicher Historienzeitraum zugesichert. Die US-Hilfe zur Zahlungshistorie nennt zwei Jahre, die US-Downloadhilfe und die britische Abrechnungshilfe sechs Monate. Prüfen Sie die tatsächliche Historie Ihres Kontos und den benötigten Zeitraum. Diese Angaben bestimmen keine Aufbewahrungsfrist für Ihr Unternehmen.
Fehlt das Dokument im richtigen Konto trotz passendem Zugang, bitten Sie den berechtigten Abrechnungskontakt um die Originalkopie. Bei direkter Abrechnung kann die Kontoverwaltung den Intuit-Support einschalten; bei Abrechnung über ein Buchhaltungsbüro beginnen Sie dort. Geben Sie an:
- Unternehmensname und Kennung des bezahlten Kontos, etwa die Anmelde-E-Mail, sowie bekannte Edition und Kaufweg.
- Benötigter Zeitraum und bekannte Angaben zu Zahlungsdatum, Betrag und Währung. Kennzeichnen Sie Unbekanntes.
- Ob Ihnen der Abrechnungszugang fehlt oder die Historie sichtbar ist, aber der Beleg fehlt.
- Die Bitte um das Originaldokument zum Abonnement und den vereinbarten Übermittlungsweg.
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Senden Sie weder Passwörter noch vollständige Kartendaten. Die Anfrage garantiert weder einen älteren Beleg noch einen Antworttermin. Dokumentieren Sie bis zum Erhalt den fehlenden Zeitraum und Anfragestatus; ersetzen Sie den Beleg nicht durch eine selbst ausgestellte Rechnung.
Vor der Übergabe Datei und Zahlung abgleichen
Öffnen Sie das heruntergeladene oder übermittelte Original und vergleichen Sie es mit der gesuchten Zahlung. Diese Prüfung dient der Zuordnung, nicht der steuerlichen oder rechtlichen Bewertung.
- Unternehmen und Konto: Gehört der Beleg zur betreffenden Gesellschaft und zum Abonnement?
- Zeitraum und Datum: Betrifft er die gesuchte Gebühr statt eines anderen Monats oder einer anderen Zahlung?
- Betrag und Währung: Stimmen sie mit der Transaktion überein? Geben Sie Abweichungen zur Klärung weiter.
- Datei: Liegt das Original vor, das die empfangende Person öffnen kann, oder nur ein Kontolink beziehungsweise Historieneintrag?
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Fehlen Angaben oder bleibt die Zuordnung unklar, halten Sie das fest. Übergeben Sie der Buchhaltung die Originaldatei und die Erläuterung getrennt. Ergänzen Sie das Dokument nicht selbst. Erledigt ist die Aufgabe, wenn die Datei zum richtigen Abonnement zugänglich ist und die empfangende Person mögliche Lücken kennt.
Grundlage dieser Anleitung
Grundlage ist die am 14. Oktober 2026 geprüfte offizielle Intuit-Dokumentation, kein Test in einem Kundenkonto. Der Weg zur Historie gilt für dokumentierte US- und britische QuickBooks-Online-Konten; der genaue PDF-Export ist für die US-Edition belegt. Bei anderen Editionen, Store-Käufen und dem ehemaligen französischen Produkt klären Sie zuerst den zuständigen Abrechnungskontakt.
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