Hledáte doklad za předplatné, nebo fakturu zákazníkovi?
Doklad za předplatné QuickBooks Online se týká poplatku, který vaše firma platí za používání služby. Faktura vystavená zákazníkovi v QuickBooks zachycuje jiný obchod: zákazník má zaplatit vám. Pro dohledání vlastního předplatného proto začněte u fakturace účtu, nikoli u vystavených zákaznických faktur.
Modelový příklad: firma vystavuje v QuickBooks Online faktury zákazníkům. V říjnu účetní potřebuje doklad k zářijovému poplatku za software. Faktura vystavená odběrateli tento požadavek neřeší: potřebný dokument se musí týkat předplatného firmy a platby za něj.
Následující postup vychází z oficiální nápovědy pro americké a britské účty QuickBooks Online. Čeština článku neurčuje zemi účtu ani jazyk jeho nabídek. U jiné edice nejprve ověřte její vlastní nápovědu; stejné názvy tlačítek ani stejnou dostupnost historie nelze předpokládat. QuickBooks Desktop, mzdové služby a hromadná fakturace účetních firem do tohoto postupu nespadají.
Zdroj k této části: Intuit USA: fakturace a export faktury do PDF · Intuit USA: faktury vystavené zákazníkům · Intuit Británie: předplatné, fakturace a nákup přes obchod s aplikacemi
Nejdřív určete, kdo předplatné účtuje
S člověkem, který službu objednal, ověřte firmu a účet, ke kterému poplatek patří, zemi či edici QuickBooks Online a původní způsob nákupu. Pomoci může původní objednávka nebo informace k předplatnému. Samotné používání mobilní aplikace neznamená, že jste předplatné koupili přes Apple nebo Google.
Přímá fakturace Intuitem, účet USA nebo Británie: pokračujte do historie plateb podle postupu níže. Soubor stahuje člověk s odpovídajícím přístupem k fakturaci.
Předplatné účtované přes účetní firmu: začněte u kontaktu v této firmě. Ověřte s ním, jak je vaše předplatné hrazené a kdo vám má předat doklad k účtovanému poplatku. Postup pro firmu, která platí Intuitu sama, nemusí odpovídat tomuto uspořádání.
Předplatné pořízené přes Apple App Store nebo Google Play: britská nápověda odkazuje správu takového předplatného k původnímu poskytovateli nákupu. Požádejte člověka, který nákup provedl, o dohledání dokladu u tohoto poskytovatele. Přesný postup stažení z jednotlivých obchodů tento návod nepokrývá.
Bývalý francouzský účet: nezkoušejte na něj automaticky použít současné nabídky USA nebo Británie. Intuit ukončil přístup k místnímu francouzskému produktu 31. prosince 2023 a následný přístup pouze pro čtení 31. března 2024. Ověřte, zda skutečně řešíte tento bývalý účet, nebo jinou zahraniční edici. U bývalého francouzského účtu zkontrolujte již uložené dokumenty a případné možnosti pomoci na oficiální francouzské stránce; obnovení přístupu ani získání staršího dokladu nelze slíbit.
Zdroj k této části: Intuit Británie: předplatné, fakturace a nákup přes obchod s aplikacemi · Intuit France: ukončení místního produktu
U přímé fakturace otevřete historii plateb
Pokud jde o účet QuickBooks Online USA nebo Británie placený přímo Intuitu, přihlaste se do správného firemního účtu a otevřete následující nabídky. Anglické názvy ponecháváme podle ověřené nápovědy.
Intuit USA: historie plateb QuickBooks Online →
Intuit USA: stažení faktury za předplatné →
Intuit Británie: fakturace podle způsobu nákupu →
- Otevřete Settings, tedy nastavení účtu.
- Vyberte Subscriptions and billing, část pro předplatné a fakturaci.
- Zvolte View payment history, zobrazení historie plateb, a vyhledejte požadovaný poplatek.
- U americké edice nápověda ke stažení uvádí výběr požadované faktury a volby Select invoice → Export to PDF. Stažený soubor otevřete.
Zdroj k této části: Intuit USA: historie plateb a omezení role Accountant · Intuit USA: fakturace a export faktury do PDF · Intuit Británie: předplatné, fakturace a nákup přes obchod s aplikacemi
U britské edice máme ověřenou cestu k historii, nikoli přesné názvy tlačítek pro export PDF. Použijte možnosti zobrazené u konkrétního dokumentu. Pokud soubor nedokážete získat, požádejte oprávněného správce fakturace nebo podporu Intuit o kopii; nevytvářejte náhradní fakturu v části pro zákaznické doklady.
Když se do fakturace vůbec nedostanete, řešte přístup s člověkem, který účet spravuje. Když historii vidíte, ale konkrétní období chybí, přeskočte k části o chybějícím dokladu. Jde o dva různé problémy.
Účetní může mít přístup k firmě, ale ne k dokladu za předplatné
U americké edice Intuit výslovně uvádí, že uživatel v roli Accountant nemůže stáhnout fakturační PDF klienta, který si předplatné platí sám. Přístup k účetním údajům tedy ještě neznamená přístup k dokumentům za předplatné.
Pokud doklad sháníte jako účetní takové firmy, požádejte jejího stávajícího oprávněného správce, například Primary admin nebo Company admin, aby soubor stáhl a předal vám ho. Tyto role americká nápověda odlišuje od role Accountant. Přesné názvy rolí u jiné edice ověřte v její nápovědě.
Kvůli jednomu souboru neměňte platební údaje, vlastníka předplatného, tarif ani uživatelská oprávnění. Správce může předat samotný dokument bez sdílení svého přihlášení.
Zdroj k této části: Intuit USA: historie plateb a omezení role Accountant · Intuit USA: uživatelské role a oprávnění
Když historie neobsahuje hledaný měsíc
Než požádáte o kopii, porovnejte hledanou platbu s účtem, edicí a způsobem nákupu. Pokud například předplatné pořizoval kolega přes obchod s aplikacemi, prázdná historie přímé fakturace ještě neznamená, že doklad neexistuje.
Ani u přímé fakturace nelze slíbit jednotnou délku dostupné historie. Americká stránka o historii plateb uvádí dva roky, zatímco americká nápověda ke stažení a britská stránka k fakturaci uvádějí šest měsíců. Proto ověřte skutečný obsah historie svého účtu a dostupnost konkrétního období. Tyto údaje nejsou návodem, jak dlouho má firma dokumenty uchovávat.
Jestli ve správném účtu a se správným přístupem dokument chybí, požádejte oprávněný fakturační kontakt o dohledání původní kopie. U přímé fakturace to může vyřídit správce účtu s podporou Intuit; při účtování přes účetní firmu začněte u ní. Žádost má obsahovat:
- Název firmy a identifikaci placeného účtu, například jeho přihlašovací e-mail; uveďte také známou edici a způsob nákupu.
- Požadované období a známé datum, částku a měnu platby. Neznámé údaje tak označte.
- Popis problému: nemáte přístup k fakturaci, nebo historii vidíte a konkrétní doklad v ní chybí.
- Požadavek na původní dokument za předplatné a domluvený způsob předání souboru.
Zdroj k této části: Intuit USA: historie plateb a omezení role Accountant · Intuit USA: fakturace a export faktury do PDF · Intuit Británie: předplatné, fakturace a nákup přes obchod s aplikacemi
Heslo ani celé údaje platební karty pro předání dokladu neposílejte. Samotná žádost nezaručuje dostupnost staršího dokumentu ani termín odpovědi. Dokud soubor nemáte, poznamenejte si chybějící období a stav žádosti; nenahrazujte jej vlastní nově vystavenou fakturou.
Před předáním ověřte, že soubor patří ke správné platbě
Otevřete původní stažený nebo předaný dokument a porovnejte ho s platbou, kterou jste dohledávali. Následující kontrola slouží k přiřazení dokumentu; neposuzuje jeho daňovou ani právní použitelnost.
- Firma a účet: odpovídá dokument společnosti a předplatnému, pro které podklady sbíráte?
- Období a datum: týká se hledaného poplatku, nikoli jiného měsíce nebo jiné platby?
- Částka a měna: shodují se s dohledávanou transakcí? Pokud se liší, předejte rozdíl k dořešení.
- Soubor: máte samotný původní dokument, který příjemce otevře, nebo pouze odkaz do účtu či řádek v historii?
Zdroj k této části: Intuit USA: fakturace a export faktury do PDF · Intuit Británie: předplatné, fakturace a nákup přes obchod s aplikacemi
Pokud některý údaj na dokumentu není nebo ho nedokážete přiřadit, poznamenejte, co zůstává nejasné. Účetní předejte původní soubor a tuto informaci zvlášť. Údaje do dokumentu sami nedoplňujte. Hotovo je ve chvíli, kdy má příjemce dostupný soubor ke správnému předplatnému a ví o případných mezerách.
Z čeho postup vychází
Návod vychází z oficiální dokumentace Intuit ověřené 14. října 2026, nikoli ze zkoušky v konkrétním zákaznickém účtu. Popsaná cesta k historii platí pro zdokumentované účty QuickBooks Online USA a Británie; přesný export PDF je doložen pro americkou edici. U jiných edic, nákupů přes obchody s aplikacemi a bývalého francouzského produktu je potřeba nejprve určit správný fakturační kontakt.
Zdroj k této části: Intuit USA: historie plateb a omezení role Accountant · Intuit USA: fakturace a export faktury do PDF · Intuit Británie: předplatné, fakturace a nákup přes obchod s aplikacemi · Intuit France: ukončení místního produktu