Dokument za subskrypcję czy faktura dla klienta?
Dokument za subskrypcję QuickBooks Online dotyczy opłaty, którą twoja firma ponosi za usługę. Faktura wystawiona klientowi opisuje inną transakcję: klient ma zapłacić tobie. Własnej subskrypcji szukaj więc w rozliczeniach konta, a nie w fakturach sprzedaży.
Przykład hipotetyczny: firma wystawia klientom faktury w QuickBooks Online. W październiku księgowość potrzebuje dokumentu za wrześniową opłatę za program. Faktura dla klienta nie spełnia tej prośby; potrzebny jest dokument subskrypcji firmy i jej płatności.
Instrukcja opiera się na oficjalnej pomocy dla amerykańskich i brytyjskich kont QuickBooks Online. Język artykułu nie określa kraju konta ani języka menu. Dla innej edycji sprawdź jej pomoc; nie zakładaj identycznych przycisków ani dostępnej historii. Poradnik nie obejmuje QuickBooks Desktop, usług płacowych ani zbiorczych rozliczeń biur rachunkowych.
Źródło tej sekcji: Intuit USA: rozliczenia i eksport PDF · Intuit USA: faktury dla klientów · Intuit Wielka Brytania: subskrypcja i kanał zakupu
Ustal, kto rozlicza subskrypcję
Z osobą, która zamówiła usługę, potwierdź firmę i konto związane z opłatą, kraj lub edycję oraz pierwotny kanał zakupu. Pomóc może zamówienie lub informacja o subskrypcji. Używanie aplikacji mobilnej nie oznacza zakupu przez Apple lub Google.
Bezpośrednie rozliczenie przez Intuit, konto USA lub Wielkiej Brytanii: przejdź do historii płatności opisanej niżej. Plik pobiera osoba z odpowiednim dostępem do rozliczeń.
Subskrypcja rozliczana przez biuro rachunkowe: zacznij od swojego kontaktu w biurze. Ustal sposób płatności i kto powinien przekazać dokument pobranej opłaty. Procedura dla firmy samodzielnie płacącej Intuit może nie pasować do tego układu.
Zakup przez Apple App Store lub Google Play: brytyjska pomoc odsyła zarządzanie subskrypcją do pierwotnego dostawcy zakupu. Poproś osobę dokonującą zakupu o znalezienie tam dokumentu. Dokładne kroki pobierania ze sklepów nie są tu opisane.
Dawne konto francuskie: nie stosuj automatycznie aktualnych menu USA lub Wielkiej Brytanii. Intuit zakończył dostęp do lokalnego produktu we Francji 31 grudnia 2023 r., a dostęp tylko do odczytu 31 marca 2024 r. Sprawdź, czy chodzi o to dawne konto, czy inną zagraniczną edycję. Dla dawnego konta przejrzyj zapisane dokumenty i pomoc na oficjalnej stronie francuskiej; nie ma gwarancji odzyskania dostępu ani starszego dokumentu.
Źródło tej sekcji: Intuit Wielka Brytania: subskrypcja i kanał zakupu · Intuit France: zamknięcie lokalnego produktu
Przy rozliczeniu bezpośrednim otwórz historię płatności
Dla konta QuickBooks Online USA lub Wielkiej Brytanii opłacanego bezpośrednio w Intuit zaloguj się do właściwego konta firmy. Angielskie nazwy pochodzą ze sprawdzonej pomocy.
Intuit USA: historia płatności i rola Accountant →
Intuit USA: rozliczenia i eksport PDF →
Intuit Wielka Brytania: subskrypcja i kanał zakupu →
- Otwórz Settings, czyli ustawienia konta.
- Wybierz Subscriptions and billing, sekcję subskrypcji i rozliczeń.
- Wybierz View payment history i odszukaj opłatę.
- W edycji amerykańskiej pomoc wskazuje wybór faktury i Select invoice → Export to PDF. Otwórz pobrany plik.
Źródło tej sekcji: Intuit USA: historia płatności i rola Accountant · Intuit USA: rozliczenia i eksport PDF · Intuit Wielka Brytania: subskrypcja i kanał zakupu
Dla edycji brytyjskiej zweryfikowano drogę do historii, ale nie dokładne nazwy eksportu PDF. Użyj opcji widocznych przy dokumencie. Jeśli nie uzyskasz pliku, poproś uprawnionego administratora rozliczeń lub pomoc Intuit o kopię; nie twórz zastępczej faktury w części dla klientów.
Jeśli w ogóle nie masz dostępu do rozliczeń, skontaktuj się z osobą zarządzającą kontem. Jeśli widzisz historię, ale brakuje okresu, przejdź do części o brakujących dokumentach. To dwa różne problemy.
Dostęp księgowy nie musi obejmować dokumentów subskrypcji
Dla edycji amerykańskiej Intuit wyraźnie podaje, że użytkownik Accountant nie może pobrać rozliczeniowego PDF klienta samodzielnie opłacającego subskrypcję. Dostęp do danych księgowych nie oznacza dostępu do dokumentów subskrypcji.
Jeśli zajmujesz się księgowością takiej firmy, poproś jej obecnego uprawnionego administratora, na przykład Primary admin lub Company admin, o pobranie i przekazanie pliku. Pomoc amerykańska odróżnia te role od Accountant. Nazwy ról innej edycji sprawdź w jej pomocy.
Nie zmieniaj danych płatności, właściciela subskrypcji, planu ani uprawnień dla jednego pliku. Administrator może przekazać dokument bez udostępniania loginu i hasła.
Źródło tej sekcji: Intuit USA: historia płatności i rola Accountant · Intuit USA: role i uprawnienia
Gdy w historii brakuje miesiąca
Przed prośbą o kopię porównaj płatność z kontem, edycją i kanałem zakupu. Jeśli ktoś kupił subskrypcję w sklepie z aplikacjami, pusta historia rozliczeń bezpośrednich nie dowodzi braku dokumentu.
Nawet przy rozliczeniu bezpośrednim nie można obiecać jednolitego zakresu historii. Amerykańska pomoc dotycząca historii podaje dwa lata, a amerykańska instrukcja pobierania i brytyjska pomoc rozliczeniowa sześć miesięcy. Sprawdź faktyczną zawartość konta i dostępność okresu. Nie są to zasady przechowywania dokumentów przez firmę.
Jeśli dokumentu brakuje we właściwym koncie mimo odpowiedniego dostępu, poproś uprawniony kontakt rozliczeniowy o oryginalną kopię. Przy rozliczeniu bezpośrednim administrator może zwrócić się do pomocy Intuit; przy rozliczeniu przez biuro zacznij od niego. Podaj:
- Nazwę firmy i identyfikator opłacanego konta, na przykład adres logowania, oraz znaną edycję i kanał zakupu.
- Potrzebny okres oraz znane datę, kwotę i walutę płatności. Oznacz nieznane dane.
- Czy brakuje dostępu do rozliczeń, czy historia jest widoczna, ale nie ma konkretnego dokumentu.
- Prośbę o oryginalny dokument subskrypcji i uzgodniony sposób przekazania pliku.
Źródło tej sekcji: Intuit USA: historia płatności i rola Accountant · Intuit USA: rozliczenia i eksport PDF · Intuit Wielka Brytania: subskrypcja i kanał zakupu
Nie wysyłaj hasła ani pełnych danych karty. Prośba nie gwarantuje starszego dokumentu ani terminu odpowiedzi. Do czasu otrzymania pliku zapisz brakujący okres i status prośby; nie zastępuj go samodzielnie wystawioną fakturą.
Przed przekazaniem dopasuj plik do płatności
Otwórz oryginalny dokument pobrany lub otrzymany i porównaj go z poszukiwaną płatnością. Kontrola służy dopasowaniu, nie ocenie ważności podatkowej czy prawnej.
- Firma i konto: czy dokument odpowiada spółce i subskrypcji, dla których zbierasz materiały?
- Okres i data: czy dotyczy właściwej opłaty, a nie innego miesiąca lub płatności?
- Kwota i waluta: czy zgadzają się z transakcją? Przekaż rozbieżności do wyjaśnienia.
- Plik: czy masz oryginał, który odbiorca otworzy, czy tylko link do konta lub wpis historii?
Źródło tej sekcji: Intuit USA: rozliczenia i eksport PDF · Intuit Wielka Brytania: subskrypcja i kanał zakupu
Jeśli brakuje danych lub nie możesz ich dopasować, zapisz niejasności. Przekaż księgowości oryginalny plik i wyjaśnienie osobno. Nie dopisuj danych do dokumentu. Zadanie jest wykonane, gdy odbiorca może otworzyć plik właściwej subskrypcji i zna ewentualne braki.
Podstawa instrukcji
Poradnik korzysta z oficjalnej dokumentacji Intuit sprawdzonej 14 października 2026 r., a nie z testu w koncie klienta. Droga do historii dotyczy udokumentowanych kont USA i Wielkiej Brytanii; dokładny eksport PDF potwierdzono dla edycji amerykańskiej. Dla innych edycji, zakupów w sklepach i dawnego produktu francuskiego ustal najpierw właściwy kontakt rozliczeniowy.
Źródło tej sekcji: Intuit USA: historia płatności i rola Accountant · Intuit USA: rozliczenia i eksport PDF · Intuit Wielka Brytania: subskrypcja i kanał zakupu · Intuit France: zamknięcie lokalnego produktu