Tilauksen tosite vai asiakkaalle lähetetty lasku?
QuickBooks Online -tilauksen tosite koskee maksua, jonka yrityksesi maksaa palvelusta. Asiakkaalle lähetetty lasku koskee eri kauppaa: asiakkaan pitää maksaa sinulle. Etsi oman tilauksen tositetta tilin laskutuksesta, älä myyntilaskuista.
Kuvitteellinen esimerkki: yritys tekee asiakaslaskuja QuickBooks Onlinessa. Lokakuussa kirjanpitäjä tarvitsee tositteen syyskuun ohjelmistomaksusta. Asiakaslasku ei vastaa pyyntöön, vaan tarvitaan yrityksen tilaukseen ja sen maksuun liittyvä asiakirja.
Vaiheet perustuvat Yhdysvaltojen ja Britannian QuickBooks Online -tilien virallisiin ohjeisiin. Artikkelin kieli ei määritä tilin maata tai valikoiden kieltä. Tarkista muiden versioiden omat ohjeet; samoja painikkeita tai historiatietojen saatavuutta ei voi olettaa. QuickBooks Desktop, palkkapalvelut ja tilitoimistojen koontilaskutus eivät kuulu ohjeeseen.
Tämän osion lähde: Intuit Yhdysvallat: laskutus ja PDF-vienti · Intuit Yhdysvallat: asiakaslaskut · Intuit Britannia: tilaus ja ostokanava
Selvitä, kuka laskuttaa tilauksen
Varmista palvelun tilaajalta yritys ja tili, johon maksu liittyy, tilin maa tai versio sekä alkuperäinen ostokanava. Tilausvahvistus tai tilaustiedot voivat auttaa. Mobiilisovelluksen käyttö ei tarkoita, että tilaus olisi ostettu Applelta tai Googlelta.
Intuitin suora laskutus, Yhdysvaltojen tai Britannian tili: siirry alla kuvattuun maksuhistoriaan. Tiedoston hakee henkilö, jolla on asianmukaiset laskutusoikeudet.
Tilitoimiston laskuttama tilaus: aloita tilitoimiston yhteyshenkilöstä. Selvitä, miten tilaus maksetaan ja kenen kuuluu toimittaa maksun tosite. Intuitille itse maksavan yrityksen ohje ei välttämättä sovellu tähän järjestelyyn.
Osto Apple App Storesta tai Google Playsta: Britannian ohje ohjaa tilauksen hallinnan alkuperäiselle ostopalvelun tarjoajalle. Pyydä ostajaa etsimään tosite sieltä. Kauppojen tarkat latausvaiheet eivät kuulu tähän ohjeeseen.
Entinen ranskalainen tili: älä sovella nykyisiä Yhdysvaltojen tai Britannian valikoita automaattisesti. Intuit lopetti paikallisen Ranskan tuotteen käytön 31. joulukuuta 2023 ja vain luku -käytön 31. maaliskuuta 2024. Tarkista, onko kyse vanhasta tilistä vai muusta ulkomaisesta versiosta. Etsi vanhan ranskalaisen tilin tallennetut asiakirjat ja tarkista virallisen Ranskan sivun tukimahdollisuudet; pääsyn palautumista tai vanhaa tositetta ei voida luvata.
Tämän osion lähde: Intuit Britannia: tilaus ja ostokanava · Intuit France: paikallisen tuotteen lopettaminen
Avaa maksuhistoria suorassa laskutuksessa
Jos Yhdysvaltojen tai Britannian QuickBooks Online -tili maksetaan suoraan Intuitille, kirjaudu oikealle yritystilille. Englanninkieliset nimet ovat tarkistetuista ohjeista.
Intuit Yhdysvallat: maksuhistoria ja Accountant-oikeudet →
Intuit Yhdysvallat: laskutus ja PDF-vienti →
Intuit Britannia: tilaus ja ostokanava →
- Avaa Settings eli tilin asetukset.
- Valitse Subscriptions and billing, tilauksen ja laskutuksen osio.
- Valitse View payment history ja etsi maksu.
- Yhdysvaltojen version latausohje neuvoo valitsemaan laskun ja käyttämään Select invoice → Export to PDF. Avaa ladattu tiedosto.
Tämän osion lähde: Intuit Yhdysvallat: maksuhistoria ja Accountant-oikeudet · Intuit Yhdysvallat: laskutus ja PDF-vienti · Intuit Britannia: tilaus ja ostokanava
Britannian version reitti historiaan on tarkistettu, mutta näitä tarkkoja PDF-viennin nimiä ei ole vahvistettu sille. Käytä asiakirjan yhteydessä näkyviä toimintoja. Jos et saa tiedostoa, pyydä kopio valtuutetulta laskutuksen ylläpitäjältä tai Intuitin tuelta; älä luo korvaavaa asiakaslaskua.
Jos et pääse laskutukseen lainkaan, ota yhteyttä tilin ylläpitäjään. Jos historia näkyy mutta kausi puuttuu, siirry puuttuvien tositteiden osioon. Nämä ovat eri ongelmia.
Kirjanpito-oikeudet eivät aina kata tilauksen tositteita
Intuit kertoo Yhdysvaltojen versiosta nimenomaisesti, ettei Accountant-käyttäjä voi ladata itse tilauksensa maksavan asiakkaan laskutus-PDF:ää. Kirjanpitotietojen käyttöoikeus ei siis tarkoita tilauksen asiakirjojen käyttöoikeutta.
Jos hoidat tällaisen yrityksen kirjanpitoa, pyydä sen nykyistä valtuutettua ylläpitäjää, esimerkiksi Primary admin- tai Company admin -roolin käyttäjää, lataamaan ja toimittamaan tiedosto. Yhdysvaltojen ohje erottaa nämä roolit Accountant-roolista. Tarkista muiden versioiden tarkat roolinimet niiden omista ohjeista.
Älä muuta maksutietoja, tilauksen omistajaa, tilaustasoa tai käyttöoikeuksia yhden tiedoston takia. Ylläpitäjä voi toimittaa asiakirjan jakamatta kirjautumistietojaan.
Tämän osion lähde: Intuit Yhdysvallat: maksuhistoria ja Accountant-oikeudet · Intuit Yhdysvallat: roolit ja käyttöoikeudet
Kun tarvittava kuukausi puuttuu
Vertaa maksua tiliin, versioon ja ostokanavaan ennen kopion pyytämistä. Jos kollega osti tilauksen sovelluskaupasta, tyhjä suoran laskutuksen historia ei osoita, ettei tositetta ole.
Suorassakaan laskutuksessa ei ole yhtä vahvistettua historian pituutta. Yhdysvaltojen maksuhistoriaohje kertoo kahdesta vuodesta, Yhdysvaltojen latausohje ja Britannian laskutusohje kuudesta kuukaudesta. Tarkista tilisi todelliset tiedot ja tarvittavan kauden saatavuus. Nämä tiedot eivät määritä yrityksen asiakirjojen säilytysaikaa.
Jos asiakirja puuttuu oikealta tililtä asianmukaisista oikeuksista huolimatta, pyydä valtuutettua laskutusyhteyshenkilöä etsimään alkuperäinen kopio. Suorassa laskutuksessa ylläpitäjä voi ottaa yhteyttä Intuitin tukeen; tilitoimiston laskutuksessa aloita tilitoimistosta. Kerro:
- Yrityksen nimi ja maksetun tilin tunniste, esimerkiksi kirjautumissähköposti, sekä tiedossa oleva versio ja ostokanava.
- Tarvittava kausi sekä tiedossa oleva maksupäivä, summa ja valuutta. Merkitse tuntemattomat tiedot.
- Puuttuuko pääsy laskutukseen vai näkyykö historia ilman kyseistä asiakirjaa.
- Pyyntö tilauksen alkuperäisestä asiakirjasta ja sovittu tiedoston toimitustapa.
Tämän osion lähde: Intuit Yhdysvallat: maksuhistoria ja Accountant-oikeudet · Intuit Yhdysvallat: laskutus ja PDF-vienti · Intuit Britannia: tilaus ja ostokanava
Älä lähetä salasanaa tai täydellisiä korttitietoja. Pyyntö ei takaa vanhaa asiakirjaa tai vastauspäivää. Kirjaa puuttuva kausi ja pyynnön tila tiedoston saapumiseen asti; älä korvaa tositetta itse laatimallasi laskulla.
Yhdistä tiedosto oikeaan maksuun ennen toimitusta
Avaa ladattu tai saatu alkuperäinen asiakirja ja vertaa sitä etsimääsi maksuun. Tarkistus auttaa kohdistamaan asiakirjan, ei arvioimaan verotuksellista tai oikeudellista kelpoisuutta.
- Yritys ja tili: vastaako asiakirja oikeaa yritystä ja tilausta?
- Kausi ja päivä: koskeeko se etsittyä maksua eikä toista kuukautta tai tapahtumaa?
- Summa ja valuutta: vastaavatko ne tapahtumaa? Välitä erot selvitettäviksi.
- Tiedosto: onko sinulla alkuperäinen asiakirja, jonka vastaanottaja voi avata, vai vain tililinkki tai historian rivi?
Tämän osion lähde: Intuit Yhdysvallat: laskutus ja PDF-vienti · Intuit Britannia: tilaus ja ostokanava
Jos tietoa puuttuu tai et pysty kohdistamaan sitä, kirjaa epäselvyys. Toimita kirjanpitäjälle alkuperäinen tiedosto ja selitys erikseen. Älä täydennä itse asiakirjaa. Tehtävä on valmis, kun vastaanottaja voi avata oikean tilauksen tiedoston ja tietää mahdollisista puutteista.
Mihin ohje perustuu
Ohje perustuu Intuitin viralliseen dokumentaatioon, joka tarkistettiin 14. lokakuuta 2026, ei kokeiluun asiakastilillä. Maksuhistorian reitti koskee dokumentoituja Yhdysvaltojen ja Britannian QuickBooks Online -tilejä; tarkka PDF-vienti on vahvistettu Yhdysvaltojen versiolle. Selvitä muiden versioiden, sovelluskauppaostojen ja entisen Ranskan tuotteen oikea laskutusyhteyshenkilö ensin.
Tämän osion lähde: Intuit Yhdysvallat: maksuhistoria ja Accountant-oikeudet · Intuit Yhdysvallat: laskutus ja PDF-vienti · Intuit Britannia: tilaus ja ostokanava · Intuit France: paikallisen tuotteen lopettaminen