Beginnen Sie mit der konkreten Frage der Buchhaltung

Die Buchhaltung hat die Rechnung bereits, fragt aber nach, worum es bei dem Einkauf ging und ob der Anbieter etwas geliefert hat. Die Antwort liegt vielleicht in der Bestellbestätigung, einer Nachricht eines Kollegen oder einem Lieferdokument. Ein weiterer Anhang ohne Erklärung würde sie nur erneut auf die Suche schicken.

Stellen Sie deshalb die Unterlagen zu einem bestimmten Einkauf zusammen und ergänzen Sie eine kurze Übersicht ihres Zusammenhangs. Fragen Sie zuerst, welche Information die Buchhaltung prüfen muss. Ihre Frage bestimmt, was Sie sinnvollerweise suchen.

Wählen Sie Dokumente passend zur Frage

Wenn unklar ist, was Sie bestellt haben, suchen Sie die Bestellung oder deren Bestätigung. Fehlt der Zusammenhang mit der Lieferung, suchen Sie nach dem Dokument oder der Nachricht, die Sie bei der Annahme tatsächlich erhalten haben. Suchen Sie die zugehörige Zahlungstransaktion gesondert.

Bezeichnen Sie jeden Beleg als das, was er tatsächlich ist. Geben Sie eine Bestellbestätigung nicht als Rechnung aus und eine Versandmitteilung nicht als Bestätigung des Empfangs. Die Buchhaltung muss erkennen, was Sie ihr übergeben und welche Frage das Dokument beantwortet.

Möglicherweise hat jemand anderes den Einkauf organisiert. Fragen Sie dann den Kollegen nach der konkreten Bestellung und dem fehlenden Beleg. Seine Nachricht kann den Verwendungszweck erklären, ohne dass er die gesamte Rechnung erneut abschreiben muss. Daran knüpft der Artikel Ein Kollege hat etwas gekauft. Was brauchen Sie außer dem Kassenbon von ihm? an.

Ein Kollege hat etwas gekauft. Was brauchen Sie außer dem Kassenbon von ihm? →

Prüfen Sie, ob die Unterlagen zusammengehören

Vergleichen Sie Anbieter, Bestellnummer oder eine andere verfügbare gemeinsame Kennung. Prüfen Sie bei wiederholten Einkäufen auch Datum und Positionen. Es reicht nicht, dass die Dateien vom selben Unternehmen stammen.

Belassen Sie die Dokumente im Originalzustand und speichern Sie sie in einem vereinbarten Ordner oder hängen Sie sie an eine Nachricht an. Schreiben Sie in der Übersicht, welche Dateien zu welchem Einkauf gehören. Sie müssen sie nicht in einer neuen PDF zusammenführen: Dadurch könnte der Unterschied zwischen einzelnen Originalen und Ihrer Arbeitszusammenstellung verloren gehen.

Wählen Sie für die Übergabe die zugehörigen Unterlagen aus. Ein langer E-Mail-Verlauf mit anderen Bestellungen hilft der Buchhaltung nicht, diesen konkreten Einkauf schneller zu verstehen.

Beispiel einer Übergabe mit einem fehlenden Beleg

In einem fiktiven Beispiel hat das Unternehmen Alfa einen Monitor gekauft. Rechnung und Bestellbestätigung liegen vor, das Dokument zur Annahme der Ware haben Sie aber nicht gefunden. Sie können der Buchhaltung schreiben:

„Zum Monitorkauf für Alfa ergänze ich die Bestellbestätigung. Sie ist über dieselbe Bestellnummer mit der Rechnung verbunden. Die Rechnung haben Sie bei der Übergabe am Montag erhalten; es handelt sich nicht um einen weiteren Einkauf. Den Beleg zum Empfang habe ich noch nicht. Ich habe den Kollegen, der den Einkauf organisiert hat, darum gebeten.“

Die Nachricht nennt den bekannten Zusammenhang und einen offenen Punkt. Die Buchhaltung muss nicht raten, ob der zweite Anhang eine neue Rechnung ist oder ob noch etwas folgt. Für eine umfassendere Übergabe können Sie die Vorlagen für eine Begleitnachricht an die Buchhaltung verwenden.

Vorlagen für eine Begleitnachricht an die Buchhaltung →

Wenn Nummern oder Positionen zwischen den Dokumenten abweichen, ergänzen Sie die Übergabe um eine präzise Frage an den Anbieter. Verdecken Sie den Widerspruch nicht durch Umbenennen der Dateien. Geben Sie die Antwort anschließend als gekennzeichnete Ergänzung zu demselben Einkauf weiter.