Zacznij od konkretnego pytania księgowej
Księgowa ma już fakturę, ale wraca z pytaniem, czego dotyczył zakup i czy dostawca coś dostarczył. Odpowiedź może być w potwierdzeniu zamówienia, wiadomości od kolegi lub dokumencie dostawy. Kolejny załącznik bez wyjaśnienia tylko zmusiłby ją do ponownych poszukiwań.
Przygotuj więc dokumenty jednego konkretnego zakupu i dodaj krótki opis ich powiązań. Najpierw zapytaj księgową, którą informację musi sprawdzić. Jej pytanie określi, czego warto szukać.
Wybierz dokumenty według pytania
Jeśli nie wiadomo, co zamówiono, znajdź zamówienie lub jego potwierdzenie. Jeśli brakuje powiązania z dostawą, poszukaj dokumentu lub wiadomości rzeczywiście otrzymanej przy odbiorze. Odpowiednią transakcję płatniczą odszukaj osobno.
Każdy dokument nazwij zgodnie z tym, czym naprawdę jest. Nie przedstawiaj potwierdzenia zamówienia jako faktury ani informacji o wysyłce jako potwierdzenia odbioru. Księgowa musi wiedzieć, co jej przekazujesz i na jakie pytanie odpowiada dokument.
Zakup mogła zorganizować inna osoba. W takim przypadku zapytaj kolegę o konkretne zamówienie i brakujący dokument. Jego wiadomość może wyjaśnić sposób używania rzeczy bez ponownego przepisywania całej faktury. Ten krok rozwija artykuł Kolega coś kupił. Czego potrzebujesz od niego poza paragonem?
Kolega coś kupił. Czego potrzebujesz od niego poza paragonem? →
Sprawdź, czy dokumenty dotyczą tego samego zakupu
Porównaj dostawcę, numer zamówienia lub inny dostępny wspólny identyfikator. Przy powtarzających się zakupach sprawdź też datę i pozycje. Nie wystarczy, że pliki pochodzą od tej samej firmy.
Zachowaj dokumenty w oryginalnej postaci i zapisz je w jednym uzgodnionym folderze lub dołącz do jednej wiadomości. W zestawieniu napisz, które pliki należą do którego zakupu. Nie musisz łączyć ich w nowy PDF: mogłoby to zatrzeć różnicę między osobnymi oryginałami a twoim roboczym zestawieniem.
Do przekazania wybierz powiązane dokumenty. Długi wątek e-mailowy z innymi zamówieniami nie pomoże księgowej szybciej zrozumieć tego konkretnego zakupu.
Przykład przekazania z jednym brakującym dokumentem
W fikcyjnym przykładzie firma Alfa kupiła monitor. Masz fakturę i potwierdzenie zamówienia, ale nie udało się znaleźć dokumentu odbioru. Możesz napisać księgowej:
„Do zakupu monitora dla Alfy dołączam potwierdzenie zamówienia. Z fakturą łączy je ten sam numer zamówienia. Fakturę otrzymała Pani w poniedziałkowym przekazaniu; nie jest to kolejny zakup. Dokumentu odbioru jeszcze nie mam. Poprosiłem o niego kolegę, który organizował zakup”.
Wiadomość zawiera znane powiązanie i otwartą kwestię. Księgowa nie musi zgadywać, czy drugi załącznik to nowa faktura albo czy coś jeszcze nadejdzie. Przy szerszym przekazaniu możesz skorzystać z wzorów wiadomości przewodniej do księgowej.
wzory wiadomości przewodniej do księgowej →
Jeśli numery lub pozycje różnią się między dokumentami, uzupełnij przekazanie precyzyjnym pytaniem do dostawcy. Nie ukrywaj sprzeczności przez zmianę nazw plików. Gdy otrzymasz odpowiedź, przekaż ją jako oznaczone uzupełnienie tego samego zakupu.