Empieza por la pregunta concreta de contabilidad

Contabilidad ya tiene la factura, pero vuelve a preguntarte en qué consistió la compra y si el proveedor entregó algo. La respuesta puede estar en la confirmación del pedido, un mensaje de un compañero o un documento de entrega. Otro adjunto sin explicación solo obligaría a buscar de nuevo.

Prepara los documentos de una compra concreta y añade una breve explicación de su relación. Pregunta primero a quien lleva tu contabilidad qué información necesita comprobar. Esa pregunta determina qué merece la pena buscar.

Elige los documentos según la pregunta

Si no está claro qué pediste, busca el pedido o su confirmación. Si falta la relación con la entrega, localiza el documento o mensaje que realmente recibiste al aceptar los artículos. Busca por separado la transacción del pago correspondiente.

Identifica cada documento según lo que realmente es. No presentes una confirmación de pedido como una factura ni un aviso de envío como una confirmación de recepción. Contabilidad debe saber qué entregas y a qué pregunta responde el documento.

Puede que otra persona organizara la compra. En ese caso, pregunta al compañero por el pedido concreto y el documento que falta. Su mensaje puede explicar el uso del artículo sin tener que volver a copiar toda la factura. El artículo Un compañero ha comprado algo. ¿Qué necesitas además del recibo? desarrolla este paso.

Un compañero ha comprado algo. ¿Qué necesitas además del recibo? →

Comprueba que los documentos corresponden a la misma compra

Compara el proveedor, el número de pedido u otro identificador común disponible. En compras repetidas, comprueba también la fecha y las partidas. No basta con que los archivos procedan de la misma empresa.

Mantén los documentos en su forma original y guárdalos en una carpeta acordada o adjúntalos a un solo mensaje. En el resumen, indica qué archivos pertenecen a cada compra. No tienes que unirlos en un nuevo PDF: podría perderse la distinción entre originales separados y tu recopilación de trabajo.

Selecciona los documentos relacionados para la entrega. Un largo hilo de correo con otros pedidos no ayudará a contabilidad a entender más rápido esta compra concreta.

Ejemplo de entrega con un documento pendiente

En un ejemplo ficticio, la empresa Alfa compró un monitor. Tienes la factura y la confirmación del pedido, pero no has encontrado el documento de recepción. Puedes escribir a contabilidad:

«Añado la confirmación del pedido a la compra del monitor para Alfa. La relaciona con la factura el mismo número de pedido. Recibiste la factura en la entrega del lunes; no es otra compra. Todavía no tengo el documento de recepción y se lo he pedido al compañero que organizó la compra».

El mensaje explica la relación conocida y el punto pendiente. Contabilidad no tiene que adivinar si el segundo adjunto es una nueva factura o si aún llegará algo. Para una entrega más amplia, puedes usar las plantillas de mensaje de acompañamiento para contabilidad.

plantillas de mensaje de acompañamiento para contabilidad →

Si los números o las partidas difieren entre los documentos, añade a la entrega una consulta precisa al proveedor. No ocultes la discrepancia cambiando los nombres de los archivos. Cuando recibas la respuesta, envíala como un complemento identificado de la misma compra.