Comece pela pergunta concreta do contabilista
O contabilista já tem a fatura, mas volta a perguntar a que dizia respeito a compra e se o fornecedor entregou alguma coisa. A resposta pode estar numa confirmação de encomenda, numa mensagem de um colega ou num documento de entrega. Outro anexo sem explicação só o obrigaria a procurar novamente.
Prepare, por isso, os documentos de uma compra concreta e acrescente uma breve explicação da relação entre eles. Pergunte primeiro ao contabilista qual a informação que precisa de verificar. A sua pergunta determina o que vale a pena procurar.
Escolha os documentos de acordo com a pergunta
Se não é claro o que encomendou, encontre a encomenda ou a respetiva confirmação. Se falta a ligação à entrega, procure o documento ou a mensagem que recebeu efetivamente quando aceitou os artigos. Identifique a transação de pagamento correspondente em separado.
Identifique cada documento pelo que realmente é. Não apresente uma confirmação de encomenda como fatura nem um aviso de expedição como confirmação de receção. O contabilista tem de perceber o que está a entregar e a que pergunta o documento responde.
A compra pode ter sido organizada por outra pessoa. Nesse caso, pergunte ao colega pela encomenda concreta e pelo documento em falta. A sua mensagem pode explicar a utilização do artigo sem voltar a copiar toda a fatura. O artigo Um colega fez uma compra. De que precisa além do recibo? desenvolve este passo.
Verifique se os documentos pertencem à mesma compra
Compare o fornecedor, o número da encomenda ou outro identificador comum disponível. Em compras repetidas, confirme também a data e os artigos. Não basta que os ficheiros venham da mesma empresa.
Mantenha os documentos na forma original e guarde-os numa pasta acordada ou anexe-os a uma única mensagem. No resumo, indique quais os ficheiros de cada compra. Não precisa de os juntar num novo PDF: isso poderia diluir a diferença entre originais separados e a sua compilação de trabalho.
Selecione os documentos relacionados para a entrega. Uma longa troca de e-mails com outras encomendas não ajudará o contabilista a compreender mais depressa esta compra concreta.
Exemplo de entrega com um documento em falta
Num exemplo fictício, a empresa Alfa comprou um monitor. Tem a fatura e a confirmação da encomenda, mas não encontrou o documento de receção. Pode escrever ao contabilista:
«Acrescento a confirmação da encomenda à compra do monitor para a Alfa. Liga-se à fatura pelo mesmo número de encomenda. Recebeu a fatura na entrega de segunda-feira; não se trata de outra compra. Ainda não tenho o documento de receção e pedi-o ao colega que organizou a compra.»
A mensagem contém a ligação conhecida e o ponto em aberto. O contabilista não tem de adivinhar se o segundo anexo é uma nova fatura ou se ainda vai chegar algo. Para uma entrega mais abrangente, pode usar os modelos de mensagem de acompanhamento para o contabilista.
modelos de mensagem de acompanhamento para o contabilista →
Se os números ou os artigos diferirem entre documentos, acrescente à entrega uma pergunta precisa ao fornecedor. Não esconda a divergência mudando os nomes dos ficheiros. Quando obtiver a resposta, entregue-a como complemento identificado da mesma compra.