Începe cu întrebarea concretă a contabilului

Contabilul are deja factura, dar revine cu întrebări despre ce a vizat achiziția și dacă furnizorul a livrat ceva. Răspunsul poate fi în confirmarea comenzii, într-un mesaj de la un coleg sau într-un document de livrare. Un alt atașament fără explicație l-ar trimite doar să caute din nou.

Pregătește, așadar, documentele unei singure achiziții concrete și adaugă o scurtă explicație a relației dintre ele. Întreabă mai întâi contabilul ce informație trebuie să verifice. Întrebarea lui determină ce merită căutat.

Alege documentele în funcție de întrebare

Dacă nu este clar ce ai comandat, găsește comanda sau confirmarea ei. Dacă lipsește legătura cu livrarea, caută documentul ori mesajul pe care l-ai primit efectiv la recepție. Identifică separat tranzacția de plată corespunzătoare.

Denumește fiecare document după ceea ce este cu adevărat. Nu prezenta o confirmare de comandă ca factură sau o informare despre expediere ca o confirmare de primire. Contabilul trebuie să știe ce îi predai și la ce întrebare răspunde documentul.

Achiziția poate să fi fost organizată de altcineva. În acest caz, întreabă colegul despre comanda concretă și documentul lipsă. Mesajul lui poate explica utilizarea obiectului fără să copieze din nou întreaga factură. Articolul Un coleg a cumpărat ceva. De ce ai nevoie de la el în afară de bon? dezvoltă acest pas.

Un coleg a cumpărat ceva. De ce ai nevoie de la el în afară de bon? →

Verifică dacă documentele aparțin aceleiași achiziții

Compară furnizorul, numărul comenzii sau un alt identificator comun disponibil. La achiziții repetate, verifică și data și articolele. Nu este suficient ca fișierele să provină de la aceeași firmă.

Păstrează documentele în forma originală și salvează-le într-un singur dosar convenit sau atașează-le unui singur mesaj. În prezentare, scrie ce fișiere aparțin fiecărei achiziții. Nu trebuie să le unești într-un PDF nou: s-ar putea pierde distincția dintre originalele separate și compilația ta de lucru.

Selectează documentele relevante pentru predare. Un fir lung de e-mailuri cu alte comenzi nu îl va ajuta pe contabil să înțeleagă mai repede această achiziție concretă.

Exemplu de predare cu un document lipsă

Într-un exemplu fictiv, firma Alfa a cumpărat un monitor. Ai factura și confirmarea comenzii, dar nu ai găsit documentul de recepție. Îi poți scrie contabilului:

„Adaug confirmarea comenzii pentru achiziția monitorului pentru Alfa. Același număr de comandă o leagă de factură. Ai primit factura în predarea de luni; nu este o altă achiziție. Încă nu am documentul de recepție și i l-am cerut colegului care a organizat achiziția.”

Mesajul conține legătura cunoscută și punctul încă deschis. Contabilul nu trebuie să ghicească dacă al doilea atașament este o factură nouă sau dacă va mai veni ceva. Pentru o predare mai amplă, poți folosi modelele de mesaj de însoțire pentru contabil.

modele de mesaj de însoțire pentru contabil →

Dacă numerele sau articolele diferă între documente, completează predarea cu o întrebare precisă adresată furnizorului. Nu ascunde contradicția prin redenumirea fișierelor. Când primești răspunsul, transmite-l ca o completare identificată a aceleiași achiziții.