Začnite konkrétnou otázkou účtovníčky
Účtovníčka už faktúru má, ale vracia sa s otázkou, čoho sa nákup týkal a či dodávateľ niečo dodal. Odpoveď môže byť v potvrdení objednávky, správe od kolegu alebo dodacom dokumente. Ďalšia príloha bez vysvetlenia by ju len poslala hľadať znova.
Pripravte preto podklady k jednému konkrétnemu nákupu a pridajte krátky prehľad ich vzťahu. Najprv sa účtovníčky spýtajte, ktorú informáciu potrebuje overiť. Jej otázka určí, čo má zmysel dohľadať.
Vyberte dokumenty podľa otázky
Ak nie je jasné, čo ste objednali, nájdite objednávku alebo jej potvrdenie. Ak chýba súvislosť s dodaním, vyhľadajte dokument či správu, ktorú ste pri prevzatí skutočne dostali. Príslušnú platobnú transakciu dohľadávajte osobitne.
Každý podklad označte podľa toho, čím naozaj je. Potvrdenie objednávky nevydávajte za faktúru a informáciu o odoslaní zásielky za potvrdenie prevzatia. Účtovníčka musí vedieť, čo jej odovzdávate a na ktorú otázku dokument odpovedá.
Nákup mohol zariadiť niekto iný. V tom prípade sa spýtajte kolegu na konkrétnu objednávku a chýbajúci podklad. Jeho správa môže vysvetliť použitie veci bez toho, aby znova prepisoval celú faktúru. Na tento krok nadväzuje článok Kolega niečo kúpil. Čo od neho potrebujete okrem účtenky?
Skontrolujte, či podklady patria k sebe
Porovnajte dodávateľa, číslo objednávky alebo iný dostupný spoločný identifikátor. Pri opakovaných nákupoch overte aj dátum a položky. Nestačí, že súbory pochádzajú od rovnakej firmy.
Ponechajte dokumenty v pôvodnej podobe a uložte ich do jedného dohodnutého priečinka alebo priložte k jednej správe. V prehľade napíšte, ktoré súbory patria ku ktorému nákupu. Nemusíte ich zlúčiť do nového PDF: mohol by sa tým stratiť rozdiel medzi samostatnými originálmi a vašou pracovnou kompiláciou.
Do odovzdania vyberajte súvisiace podklady. Celé dlhé e-mailové vlákno s inými objednávkami nepomôže účtovníčke rýchlejšie pochopiť tento konkrétny nákup.
Príklad odovzdania s jedným chýbajúcim podkladom
Vo fiktívnom príklade firma Alfa kúpila monitor. Máte faktúru a potvrdenie objednávky, ale dokument k prevzatiu ste nedohľadali. Účtovníčke môžete napísať:
„K nákupu monitora pre Alfu dopĺňam potvrdenie objednávky. S faktúrou ho spája rovnaké číslo objednávky. Faktúru ste dostali pri pondelkovom odovzdaní; nejde o ďalší nákup. Podklad k prevzatiu zatiaľ nemám, požiadal som oň kolegu, ktorý nákup zariaďoval.“
Správa obsahuje známu väzbu aj otvorený bod. Účtovníčka nemusí hádať, či je druhá príloha nová faktúra alebo či ešte niečo príde. Podobu širšieho odovzdania môžete prevziať zo vzorov sprievodnej správy pre účtovníčku.
vzory sprievodnej správy pre účtovníčku →
Ak sa čísla alebo položky medzi dokumentmi líšia, doplňte odovzdanie presným dotazom dodávateľovi. Rozpor nezakrývajte premenovaním súborov. Keď získate odpoveď, odovzdajte ju ako označené doplnenie k rovnakému nákupu.