Begin bij de concrete vraag van je boekhouder
Je boekhouder heeft de factuur al, maar vraagt alsnog wat er is gekocht en of de leverancier iets heeft geleverd. Het antwoord staat misschien in een bestelbevestiging, een bericht van een collega of een leveringsdocument. Nog een bijlage zonder uitleg zou je boekhouder alleen opnieuw laten zoeken.
Verzamel daarom de documenten voor één specifieke aankoop en voeg een kort overzicht van hun verband toe. Vraag eerst welke informatie je boekhouder moet controleren. Die vraag bepaalt wat de moeite waard is om op te zoeken.
Kies documenten op basis van de vraag
Is onduidelijk wat je hebt besteld, zoek dan de bestelling of de bevestiging ervan. Ontbreekt het verband met de levering, zoek dan het document of bericht dat je daadwerkelijk bij ontvangst hebt gekregen. Zoek de bijbehorende betalingstransactie afzonderlijk op.
Benoem elk document volgens wat het werkelijk is. Presenteer een bestelbevestiging niet als factuur en een verzendbericht niet als ontvangstbevestiging. Je boekhouder moet weten wat je overdraagt en welke vraag het document beantwoordt.
Misschien heeft iemand anders de aankoop geregeld. Vraag in dat geval je collega naar de specifieke bestelling en het ontbrekende document. Het bericht van je collega kan het gebruik van het artikel uitleggen zonder de hele factuur opnieuw over te schrijven. Het artikel Een collega heeft iets gekocht. Wat heb je nodig naast het bonnetje? gaat verder op deze stap in.
Een collega heeft iets gekocht. Wat heb je nodig naast het bonnetje? →
Controleer of de documenten bij elkaar horen
Vergelijk de leverancier, het bestelnummer of een andere beschikbare gemeenschappelijke identificatiecode. Controleer bij herhaalde aankopen ook de datum en de artikelen. Het is niet genoeg dat de bestanden van hetzelfde bedrijf komen.
Bewaar de documenten in hun oorspronkelijke vorm en sla ze op in één afgesproken map of voeg ze toe aan één bericht. Vermeld in het overzicht welke bestanden bij welke aankoop horen. Je hoeft ze niet samen te voegen tot een nieuwe PDF: daarmee kan het onderscheid tussen losse originelen en jouw werkverzameling verloren gaan.
Kies voor de overdracht de relevante documenten. Een lange e-mailwisseling met andere bestellingen helpt je boekhouder niet om deze specifieke aankoop sneller te begrijpen.
Voorbeeld van een overdracht met één ontbrekend document
In een fictief voorbeeld heeft het bedrijf Alfa een monitor gekocht. Je hebt de factuur en bestelbevestiging, maar het ontvangstbewijs heb je niet gevonden. Je kunt aan je boekhouder schrijven:
‘Voor de aankoop van de monitor voor Alfa voeg ik de bestelbevestiging toe. Die is met de factuur verbonden door hetzelfde bestelnummer. Je hebt de factuur bij de overdracht van maandag ontvangen; dit is geen andere aankoop. Het document over de ontvangst heb ik nog niet. Ik heb het gevraagd aan de collega die de aankoop heeft geregeld.’
Het bericht bevat het bekende verband en het openstaande punt. Je boekhouder hoeft niet te raden of de tweede bijlage een nieuwe factuur is of dat er nog iets volgt. Voor een uitgebreidere overdracht kun je de sjablonen voor een begeleidend bericht aan je boekhouder gebruiken.
sjablonen voor een begeleidend bericht aan je boekhouder →
Als de nummers of artikelen tussen documenten verschillen, vul de overdracht dan aan met een gerichte vraag aan de leverancier. Verberg het verschil niet door bestanden te hernoemen. Geef het antwoord daarna door als een herkenbare aanvulling op dezelfde aankoop.