Partez de la question précise de votre comptable

Votre comptable a déjà la facture, mais revient vers vous pour savoir ce qui a été acheté et si le fournisseur a livré quelque chose. La réponse se trouve peut-être dans une confirmation de commande, un message d’un collègue ou un document de livraison. Une pièce jointe supplémentaire sans explication ne ferait que l’obliger à chercher de nouveau.

Rassemblez donc les pièces d’un achat précis et ajoutez un bref aperçu de leurs liens. Demandez d’abord à votre comptable quelle information il faut vérifier. Sa question détermine ce qu’il est utile de retrouver.

Choisissez les documents selon la question

Si l’on ne sait pas clairement ce que vous avez commandé, retrouvez la commande ou sa confirmation. Si le lien avec la livraison manque, cherchez le document ou le message que vous avez réellement reçu lors de la réception. Recherchez séparément la transaction de paiement correspondante.

Désignez chaque pièce pour ce qu’elle est réellement. Ne présentez pas une confirmation de commande comme une facture, ni un avis d’expédition comme une confirmation de réception. Votre comptable doit savoir ce que vous transmettez et à quelle question le document répond.

Une autre personne a pu organiser l’achat. Dans ce cas, demandez à votre collègue des précisions sur la commande concernée et la pièce manquante. Son message peut expliquer l’usage de l’objet sans recopier toute la facture. L’article Un collègue a fait un achat. De quoi avez-vous besoin en plus du reçu ? prolonge cette étape.

Un collègue a fait un achat. De quoi avez-vous besoin en plus du reçu ? →

Vérifiez que les pièces correspondent au même achat

Comparez le fournisseur, le numéro de commande ou un autre identifiant commun disponible. Pour des achats répétés, vérifiez aussi la date et les articles. Le fait que les fichiers proviennent de la même entreprise ne suffit pas.

Conservez les documents dans leur forme originale et placez-les dans un dossier convenu ou joignez-les à un seul message. Précisez dans l’aperçu quels fichiers appartiennent à quel achat. Vous n’avez pas à les fusionner dans un nouveau PDF : cela pourrait brouiller la distinction entre les originaux séparés et votre compilation de travail.

Ne sélectionnez que les pièces liées à l’achat. Un long fil d’e-mails contenant d’autres commandes n’aidera pas votre comptable à comprendre plus rapidement ce cas précis.

Exemple de transmission avec une pièce manquante

Dans un exemple fictif, l’entreprise Alfa a acheté un écran. Vous avez la facture et la confirmation de commande, mais n’avez pas retrouvé le document de réception. Vous pouvez écrire à votre comptable :

« Pour l’achat de l’écran d’Alfa, je complète le dossier avec la confirmation de commande. Elle est liée à la facture par le même numéro de commande. Vous avez reçu la facture dans l’envoi de lundi ; il ne s’agit pas d’un autre achat. Je n’ai pas encore le document de réception et l’ai demandé au collègue qui a organisé l’achat. »

Le message donne le lien connu et le point encore ouvert. Votre comptable n’a pas à deviner si la deuxième pièce jointe est une nouvelle facture ou si un autre document doit suivre. Pour une transmission plus large, vous pouvez reprendre les modèles de message d’accompagnement pour votre comptable.

modèles de message d’accompagnement pour votre comptable →

Si les numéros ou les articles diffèrent entre les documents, ajoutez à la transmission une question précise au fournisseur. Ne masquez pas la contradiction en renommant les fichiers. Lorsque vous obtenez la réponse, transmettez-la comme un complément identifié au même achat.