Börja med redovisningskonsultens konkreta fråga

Redovisningskonsulten har redan fakturan men återkommer med en fråga om vad inköpet gällde och om leverantören har levererat något. Svaret kan finnas i en orderbekräftelse, ett meddelande från en kollega eller ett leveransdokument. Ytterligare en bilaga utan förklaring skulle bara leda till en ny sökning.

Samla därför underlagen för ett specifikt inköp och lägg till en kort översikt över deras samband. Fråga först vilken uppgift redovisningskonsulten behöver kontrollera. Frågan avgör vad det är meningsfullt att leta efter.

Välj dokument utifrån frågan

Om det är oklart vad du beställde, leta fram beställningen eller dess bekräftelse. Om kopplingen till leveransen saknas, sök efter dokumentet eller meddelandet som du faktiskt fick vid mottagandet. Spåra den aktuella betalningstransaktionen separat.

Beskriv varje underlag som det det verkligen är. Presentera inte en orderbekräftelse som en faktura eller ett avsändningsbesked som en mottagningsbekräftelse. Redovisningskonsulten måste förstå vad du lämnar över och vilken fråga dokumentet besvarar.

Någon annan kan ha ordnat inköpet. Fråga då kollegan om den specifika beställningen och det saknade underlaget. Kollegans meddelande kan förklara hur saken används utan att hela fakturan behöver skrivas av igen. Artikeln En kollega har köpt något. Vad behöver du utöver kvittot? utvecklar detta steg.

En kollega har köpt något. Vad behöver du utöver kvittot? →

Kontrollera att underlagen hör ihop

Jämför leverantören, ordernumret eller en annan tillgänglig gemensam identifierare. Vid återkommande inköp bör du också kontrollera datum och artiklar. Att filerna kommer från samma företag räcker inte.

Behåll dokumenten i originalform och spara dem i en överenskommen mapp eller bifoga dem i ett enda meddelande. Ange i översikten vilka filer som hör till vilket inköp. Du behöver inte slå ihop dem till en ny PDF: då kan skillnaden mellan separata original och din arbetssammanställning bli otydlig.

Välj relevanta underlag för överlämningen. En lång e-posttråd med andra beställningar hjälper inte redovisningskonsulten att förstå just detta inköp snabbare.

Exempel på överlämning med ett saknat underlag

I ett fiktivt exempel har företaget Alfa köpt en bildskärm. Du har fakturan och orderbekräftelsen men har inte hittat dokumentet om mottagandet. Du kan skriva till redovisningskonsulten:

”Jag kompletterar inköpet av bildskärmen till Alfa med orderbekräftelsen. Den är kopplad till fakturan genom samma ordernummer. Du fick fakturan vid överlämningen i måndags; det här är inte ett nytt inköp. Jag saknar fortfarande underlaget om mottagandet och har bett kollegan som ordnade inköpet om det.”

Meddelandet innehåller det kända sambandet och den öppna punkten. Redovisningskonsulten behöver inte gissa om den andra bilagan är en ny faktura eller om mer ska komma. Vid en större överlämning kan du använda mallarna för följemeddelanden till redovisningskonsulten.

mallar för följemeddelanden till redovisningskonsulten →

Om nummer eller artiklar skiljer sig mellan dokumenten, komplettera överlämningen med en precis fråga till leverantören. Dölj inte motsägelsen genom att byta namn på filerna. När du får svaret, lämna det som en tydligt märkt komplettering till samma inköp.