Begynd med bogholderens konkrete spørgsmål

Bogholderen har allerede fakturaen, men vender tilbage med spørgsmål om, hvad købet vedrørte, og om leverandøren har leveret noget. Svaret findes måske i en ordrebekræftelse, en besked fra en kollega eller et leveringsdokument. Endnu en vedhæftet fil uden forklaring ville bare sende bogholderen ud at lede igen.

Saml derfor bilagene til ét konkret køb, og tilføj en kort oversigt over deres sammenhæng. Spørg først bogholderen, hvilken oplysning der skal kontrolleres. Spørgsmålet afgør, hvad der er værd at finde.

Vælg dokumenter ud fra spørgsmålet

Hvis det er uklart, hvad du bestilte, så find bestillingen eller dens bekræftelse. Hvis forbindelsen til leveringen mangler, så se efter dokumentet eller beskeden, som du faktisk fik ved modtagelsen. Find den tilhørende betalingstransaktion særskilt.

Beskriv hvert bilag som det, det virkelig er. Præsenter ikke en ordrebekræftelse som en faktura eller et afsendelsesvarsel som en bekræftelse på modtagelsen. Bogholderen skal kunne se, hvad du overdrager, og hvilket spørgsmål dokumentet besvarer.

En anden kan have stået for købet. Spørg i så fald kollegaen om den konkrete bestilling og det manglende bilag. Beskeden kan forklare tingens anvendelse uden at skrive hele fakturaen af igen. Artiklen En kollega har købt noget. Hvad har du brug for ud over kvitteringen? bygger videre på dette trin.

En kollega har købt noget. Hvad har du brug for ud over kvitteringen? →

Kontrollér, at bilagene hører sammen

Sammenlign leverandøren, ordrenummeret eller en anden tilgængelig fælles identifikator. Ved gentagne køb skal du også kontrollere dato og varer. Det er ikke nok, at filerne kommer fra samme virksomhed.

Bevar dokumenterne i deres oprindelige form, og gem dem i én aftalt mappe eller vedhæft dem til én besked. Skriv i oversigten, hvilke filer der hører til hvilket køb. Du behøver ikke samle dem i en ny PDF: det kan gøre forskellen mellem separate originaler og din arbejdssamling uklar.

Vælg de relevante bilag til overdragelsen. En lang e-mailtråd med andre bestillinger hjælper ikke bogholderen med at forstå netop dette køb hurtigere.

Eksempel på en overdragelse med ét manglende bilag

I et fiktivt eksempel har virksomheden Alfa købt en skærm. Du har fakturaen og ordrebekræftelsen, men har ikke fundet dokumentet for modtagelsen. Du kan skrive til bogholderen:

»Jeg supplerer købet af skærmen til Alfa med ordrebekræftelsen. Den er knyttet til fakturaen via samme ordrenummer. Du fik fakturaen ved overdragelsen i mandags; dette er ikke et nyt køb. Jeg mangler stadig bilaget for modtagelsen og har bedt kollegaen, der stod for købet, om det.«

Beskeden indeholder den kendte forbindelse og det åbne punkt. Bogholderen behøver ikke gætte, om den anden vedhæftede fil er en ny faktura, eller om der kommer mere. Til en større overdragelse kan du bruge skabelonerne til en følgebesked til bogholderen.

skabeloner til en følgebesked til bogholderen →

Hvis numrene eller varerne er forskellige mellem dokumenterne, så supplér overdragelsen med et præcist spørgsmål til leverandøren. Skjul ikke modstriden ved at omdøbe filerne. Når du får svaret, så overdrag det som en tydeligt markeret tilføjelse til samme køb.