Aloita kirjanpitäjän täsmällisestä kysymyksestä

Kirjanpitäjällä on jo lasku, mutta hän kysyy vielä, mitä hankinta koski ja toimittiko myyjä jotain. Vastaus voi löytyä tilausvahvistuksesta, kollegan viestistä tai toimitusasiakirjasta. Pelkkä uusi liite ilman selitystä pakottaisi hänet vain etsimään uudelleen.

Kokoa siis yhden tietyn hankinnan asiakirjat ja lisää lyhyt kuvaus niiden yhteydestä. Kysy ensin kirjanpitäjältä, mikä tieto hänen pitää tarkistaa. Hänen kysymyksensä ratkaisee, mitä kannattaa etsiä.

Valitse asiakirjat kysymyksen perusteella

Jos ei ole selvää, mitä tilasit, etsi tilaus tai sen vahvistus. Jos yhteys toimitukseen puuttuu, etsi asiakirja tai viesti, jonka todella sait tavaran vastaanoton yhteydessä. Selvitä asianomainen maksutapahtuma erikseen.

Nimeä jokainen tosite sen mukaan, mikä se todella on. Älä esitä tilausvahvistusta laskuna tai lähetysilmoitusta vastaanottovahvistuksena. Kirjanpitäjän pitää tietää, mitä luovutat ja mihin kysymykseen asiakirja vastaa.

Joku muu on voinut järjestää hankinnan. Kysy silloin kollegalta kyseisestä tilauksesta ja puuttuvasta tositteesta. Hänen viestinsä voi selittää tavaran käytön ilman, että koko laskua tarvitsee kirjoittaa uudelleen. Artikkeli Kollega osti jotain. Mitä tarvitset häneltä kuitin lisäksi? käsittelee tätä vaihetta tarkemmin.

Kollega osti jotain. Mitä tarvitset häneltä kuitin lisäksi? →

Tarkista, että asiakirjat kuuluvat yhteen

Vertaa toimittajaa, tilausnumeroa tai muuta saatavilla olevaa yhteistä tunnistetta. Tarkista toistuvissa hankinnoissa myös päivämäärä ja nimikkeet. Ei riitä, että tiedostot ovat samalta yritykseltä.

Säilytä asiakirjat alkuperäisessä muodossa ja tallenna ne yhteen sovittuun kansioon tai liitä yhteen viestiin. Kerro yhteenvedossa, mitkä tiedostot kuuluvat mihinkin hankintaan. Niitä ei tarvitse yhdistää uudeksi PDF:ksi: se voisi hämärtää erillisten alkuperäisten ja oman työkokoelmasi välistä eroa.

Valitse luovutukseen vain hankintaan liittyvät asiakirjat. Pitkä sähköpostiketju, jossa on muitakin tilauksia, ei auta kirjanpitäjää ymmärtämään tätä hankintaa nopeammin.

Esimerkki luovutuksesta, jossa yksi tosite puuttuu

Kuvitteellisessa esimerkissä Alfa-yritys osti näytön. Sinulla on lasku ja tilausvahvistus, mutta vastaanottoasiakirjaa ei ole löytynyt. Voit kirjoittaa kirjanpitäjälle:

”Täydennän Alfan näyttöhankinnan aineistoa tilausvahvistuksella. Sen yhdistää laskuun sama tilausnumero. Sait laskun maanantain aineistoluovutuksessa; kyse ei ole uudesta hankinnasta. Vastaanottotosite puuttuu vielä, ja olen pyytänyt sitä hankinnan järjestäneeltä kollegalta.”

Viesti sisältää tunnetun yhteyden ja avoimen asian. Kirjanpitäjän ei tarvitse arvata, onko toinen liite uusi lasku tai onko jotain vielä tulossa. Laajemmassa aineiston luovutuksessa voit käyttää kirjanpitäjälle tarkoitetun saateviestin malleja.

kirjanpitäjälle tarkoitetun saateviestin mallit →

Jos numerot tai nimikkeet eroavat asiakirjojen välillä, täydennä luovutusta täsmällisellä kysymyksellä toimittajalle. Älä peitä ristiriitaa nimeämällä tiedostoja uudelleen. Kun saat vastauksen, välitä se merkittynä täydennyksenä samaan hankintaan.