Začněte konkrétní otázkou účetní
Fakturu už účetní má, ale vrací se s otázkou, čeho se nákup týkal a zda dodavatel něco dodal. Odpověď možná leží v potvrzení objednávky, zprávě od kolegy nebo dodacím dokumentu. Samotná další příloha bez vysvětlení by ji jen poslala hledat znovu.
Připravte proto podklady k jednomu konkrétnímu nákupu a přidejte krátký přehled jejich vztahu. Nejdřív se účetní zeptejte, kterou informaci potřebuje ověřit. Její otázka určí, co má smysl dohledat.
Vyberte dokumenty podle otázky
Jestli není jasné, co jste objednali, najděte objednávku nebo její potvrzení. Pokud chybí souvislost s dodáním, podívejte se po dokumentu či zprávě, kterou jste při převzetí skutečně dostali. U platby dohledávejte příslušnou transakci zvlášť.
Každý podklad označte podle toho, čím opravdu je. Potvrzení objednávky nevydávejte za fakturu a informaci o odeslání zásilky za vlastní potvrzení převzetí. Účetní musí poznat, co jí předáváte a na kterou otázku dokument odpovídá.
Nákup mohl zařídit někdo jiný. V tom případě se zeptejte kolegy na konkrétní objednávku a chybějící podklad. Jeho zpráva může vysvětlit použití věci, aniž by musel znovu opisovat celou fakturu. Na tento krok navazuje článek Kolega něco koupil. Co od něj potřebujete kromě účtenky?.
Zkontrolujte, že podklady patří k sobě
Porovnejte dodavatele, číslo objednávky nebo jiný dostupný společný identifikátor. Při opakovaných nákupech ověřte i datum a položky. Nestačí, že soubory pocházejí od stejné firmy.
Ponechte dokumenty v původní podobě a uložte je do jedné dohodnuté složky nebo přiložte k jedné zprávě. V přehledu napište, které soubory ke kterému nákupu patří. Nemusíte je sloučit do nového PDF: tím by se mohl ztratit rozdíl mezi samostatnými originály a vaší pracovní kompilací.
Do předání vybírejte související podklady. Celé dlouhé e-mailové vlákno s jinými objednávkami účetní nepomůže rychleji pochopit tuto konkrétní věc.
Příklad předání s jedním chybějícím podkladem
Ve fiktivním příkladu firma Alfa koupila monitor. Máte fakturu a potvrzení objednávky, ale dokument k převzetí jste nedohledali. Účetní můžete napsat:
„K nákupu monitoru pro Alfu doplňuji potvrzení objednávky. S fakturou jej spojuje stejné číslo objednávky. Fakturu jste dostala v předání z pondělí; nejde o další nákup. Podklad k převzetí zatím nemám, požádal jsem o něj kolegu, který nákup zařizoval.“
Zpráva obsahuje známou vazbu i neuzavřený bod. Účetní nemusí hádat, zda je druhá příloha nová faktura nebo zda něco ještě přijde. Podobu širšího předání můžete převzít ze vzorů průvodní zprávy pro účetní.
vzorů průvodní zprávy pro účetní →
Pokud se čísla nebo položky mezi dokumenty liší, předání doplňte přesným dotazem dodavateli. Rozpor nezakrývejte přejmenováním souborů. Až odpověď získáte, předejte ji jako označené doplnění ke stejnému nákupu.