Start med regnskapsførerens konkrete spørsmål
Regnskapsføreren har allerede fakturaen, men kommer tilbake med spørsmål om hva kjøpet gjaldt, og om leverandøren har levert noe. Svaret kan ligge i en bestillingsbekreftelse, en melding fra en kollega eller et leveringsdokument. Et nytt vedlegg uten forklaring ville bare føre til en ny leterunde.
Samle derfor underlagene for ett konkret kjøp og legg til en kort oversikt over sammenhengen mellom dem. Spør først regnskapsføreren hvilken opplysning som må kontrolleres. Spørsmålet avgjør hva det er nyttig å finne.
Velg dokumenter ut fra spørsmålet
Hvis det er uklart hva du bestilte, finn bestillingen eller bekreftelsen på den. Hvis koblingen til leveringen mangler, se etter dokumentet eller meldingen du faktisk fikk da du tok imot varene. Finn den tilhørende betalingstransaksjonen separat.
Beskriv hvert underlag som det det faktisk er. Ikke presenter en bestillingsbekreftelse som en faktura eller en melding om utsending som bekreftelse på mottak. Regnskapsføreren må forstå hva du overleverer, og hvilket spørsmål dokumentet besvarer.
Noen andre kan ha ordnet kjøpet. Spør i så fall kollegaen om den konkrete bestillingen og underlaget som mangler. Meldingen kan forklare hvordan tingen brukes uten at hele fakturaen må skrives av igjen. Artikkelen En kollega har kjøpt noe. Hva trenger du i tillegg til kvitteringen? bygger videre på dette trinnet.
En kollega har kjøpt noe. Hva trenger du i tillegg til kvitteringen? →
Kontroller at underlagene hører sammen
Sammenlign leverandøren, bestillingsnummeret eller en annen tilgjengelig felles identifikator. Ved gjentatte kjøp bør du også kontrollere dato og varer. Det holder ikke at filene kommer fra samme virksomhet.
Behold dokumentene i original form og lagre dem i én avtalt mappe eller legg dem ved én melding. Skriv i oversikten hvilke filer som hører til hvilket kjøp. Du trenger ikke slå dem sammen til en ny PDF: da kan skillet mellom separate originaler og din arbeidssamling bli uklart.
Velg de relevante underlagene til overleveringen. En lang e-posttråd med andre bestillinger hjelper ikke regnskapsføreren med å forstå akkurat dette kjøpet raskere.
Eksempel på overlevering med ett manglende underlag
I et fiktivt eksempel har virksomheten Alfa kjøpt en skjerm. Du har fakturaen og bestillingsbekreftelsen, men har ikke funnet dokumentet for mottaket. Du kan skrive til regnskapsføreren:
«Jeg supplerer kjøpet av skjermen til Alfa med bestillingsbekreftelsen. Den er knyttet til fakturaen gjennom samme bestillingsnummer. Du fikk fakturaen i overleveringen på mandag; dette er ikke et nytt kjøp. Jeg mangler fortsatt underlaget for mottaket og har bedt kollegaen som ordnet kjøpet, om det.»
Meldingen inneholder den kjente koblingen og et uavklart punkt. Regnskapsføreren trenger ikke gjette om det andre vedlegget er en ny faktura, eller om mer skal komme. For en større overlevering kan du bruke malene for følgemeldinger til regnskapsføreren.
maler for følgemeldinger til regnskapsføreren →
Hvis numrene eller varene er ulike mellom dokumentene, suppler overleveringen med et presist spørsmål til leverandøren. Ikke skjul motsetningen ved å gi filene nye navn. Når du får svaret, overlever det som en merket supplering til samme kjøp.