Parti dalla domanda specifica del commercialista

Il commercialista ha già la fattura, ma torna a chiederti cosa riguardava l’acquisto e se il fornitore ha consegnato qualcosa. La risposta può trovarsi nella conferma d’ordine, nel messaggio di un collega o in un documento di consegna. Un altro allegato senza spiegazione lo costringerebbe soltanto a cercare di nuovo.

Prepara quindi i documenti per un acquisto specifico e aggiungi una breve spiegazione del loro collegamento. Chiedi prima al commercialista quale informazione deve verificare. La sua domanda determina cosa vale la pena cercare.

Scegli i documenti in base alla domanda

Se non è chiaro cosa hai ordinato, trova l’ordine o la sua conferma. Se manca il collegamento con la consegna, cerca il documento o il messaggio che hai effettivamente ricevuto al ritiro della merce. Per il pagamento, individua separatamente la relativa transazione.

Indica ogni documento per quello che è davvero. Non presentare una conferma d’ordine come una fattura né un avviso di spedizione come una conferma di ricezione. Il commercialista deve capire cosa gli stai consegnando e a quale domanda risponde il documento.

L’acquisto potrebbe essere stato organizzato da un’altra persona. In tal caso, chiedi al collega informazioni sull’ordine specifico e sul documento mancante. Il suo messaggio può spiegare l’uso dell’oggetto senza ricopiare l’intera fattura. L’articolo Un collega ha comprato qualcosa. Cosa serve oltre allo scontrino? approfondisce questo passaggio.

Un collega ha comprato qualcosa. Cosa serve oltre allo scontrino? →

Verifica che i documenti appartengano allo stesso acquisto

Confronta il fornitore, il numero d’ordine o un altro identificativo comune disponibile. Per acquisti ripetuti, verifica anche la data e le voci. Non basta che i file provengano dalla stessa azienda.

Lascia i documenti nella forma originale e salvali in un’unica cartella concordata oppure allegali a un solo messaggio. Nel riepilogo indica quali file appartengono a ciascun acquisto. Non devi unirli in un nuovo PDF: potrebbe andare persa la distinzione tra originali separati e una tua raccolta di lavoro.

Per la consegna scegli i documenti pertinenti. Un lungo scambio di e-mail con altri ordini non aiuterà il commercialista a capire più rapidamente questo acquisto specifico.

Esempio di consegna con un documento mancante

In un esempio fittizio, l’azienda Alfa ha comprato un monitor. Hai la fattura e la conferma d’ordine, ma non hai trovato il documento di ricezione. Puoi scrivere al commercialista:

«Integro i documenti dell’acquisto del monitor per Alfa con la conferma d’ordine. Il collegamento con la fattura è lo stesso numero d’ordine. Hai ricevuto la fattura nella consegna di lunedì; non si tratta di un altro acquisto. Non ho ancora il documento di ricezione e l’ho chiesto al collega che ha organizzato l’acquisto».

Il messaggio contiene il collegamento noto e il punto ancora aperto. Il commercialista non deve indovinare se il secondo allegato sia una nuova fattura o se debba ancora arrivare qualcosa. Per una consegna più ampia puoi usare i modelli di messaggio di accompagnamento per il commercialista.

modelli di messaggio di accompagnamento per il commercialista →

Se i numeri o le voci differiscono tra i documenti, integra la consegna con una domanda precisa al fornitore. Non nascondere la discrepanza rinominando i file. Quando ricevi la risposta, trasmettila come integrazione identificata dello stesso acquisto.