Klären Sie, welche Unterlage gebraucht wird
Die Buchhalterin bittet um „PayPal für September“. Klären Sie vor dem ersten Download, ob sie einen Kontoauszug, detaillierte Transaktionen oder einen Beleg für eine bestimmte Zahlung braucht. Dass zwei Dateien im PDF-Format vorliegen, bedeutet noch nicht, dass sie denselben Inhalt haben.
Antworten Sie zunächst ganz einfach: „Brauchen Sie einen Monatsauszug, einen Transaktionsexport zum Importieren oder die Details einer Zahlung? Für welches Konto und welchen Zeitraum?“ Damit legen Sie fest, welche Unterlage Sie anschließend auf Vollständigkeit prüfen können.
Auszug und Export beantworten unterschiedliche Fragen
PayPal beschreibt Monatsauszüge und benutzerdefinierte Auszüge als Übersichten mit Salden und saldowirksamen Bewegungen für einen ausgewählten Zeitraum. PayPal weist auch darauf hin, dass sie nicht alle ausstehenden Transaktionen enthalten. Ein solcher Auszug ist daher keine allgemeine Liste sämtlicher Vorgänge, die Sie jemals im Konto erfasst haben.
Dokumentation zu PayPal-Auszügen →
Activity Download ist ein anderer Berichtstyp: Er bietet detaillierte Transaktionsdaten für einen gewählten Zeitraum in verschiedenen Formaten. PayPal unterscheidet dabei unter anderem Status, Währung, Betrag und Transaktions-ID.
Dokumentation zum Aktivitätsexport →
Wählen Sie den Bericht nach der Fragestellung. Für den Vergleich des monatlichen Kontostands kann ein Auszug nötig sein; für die Verarbeitung einzelner Buchungsposten kann die Buchhalterin eine CSV-Datei verlangen. Stimmen Sie die Auswahl ab, statt einen Bericht als Ersatz für den anderen zu behandeln.
Halten Sie beim Download den Umfang fest
Wählen Sie in den Berichten des richtigen Kontos den benötigten Berichtstyp, Beginn und Ende des Zeitraums sowie das vereinbarte Format. Verfügbare Bedienelemente und die abrufbare Historie können je nach Konto und Markt abweichen. Fehlt die benötigte Option, nutzen Sie die Hilfe zu Ihrem PayPal-Konto oder fragen Sie den Kontoinhaber.
Öffnen Sie die fertige Datei und prüfen Sie Zeitraum, Währungen und Berichtstyp. Wird der Export als Paket aus mehreren Dateien bereitgestellt, kontrollieren Sie alle Teile. Bewahren Sie die Originaldateien auf und schreiben Sie Anmerkungen in eine separate Liste.
Eine Zahlung deckt nicht den ganzen Monat ab
In einem hypothetischen Beispiel braucht Zuzana die September-Transaktionen des geschäftlichen PayPal-Kontos. Sie lädt jedoch nur die Details der letzten Zahlung herunter. Diese können bei einem bestimmten Einkauf helfen, erfüllen aber nicht die Anfrage für den gesamten Monat.
Zuzana stimmt deshalb den benötigten Export mit der Buchhalterin ab und erstellt ihn für den gesamten vereinbarten Zeitraum. Zum Dokument notiert sie „Firmenkonto A, September, Activity Download, CSV“. Enthält das Dokument verschiedene Währungen, übernimmt sie diese so, wie der Dienst sie ausweist, ohne sie selbst umzurechnen.
Fragen Sie auch beim Lieferanten nach dem fehlenden Kaufbeleg
Eine Zahlungsübersicht ist nicht automatisch eine Rechnung für die gekaufte Dienstleistung oder Ware. Braucht die Buchhalterin den Beleg des Lieferanten, fordern Sie ihn gesondert an und ordnen Sie ihn der Zahlung über eine bekannte Kennung oder Bestellung zu.
Ergänzen Sie bei der Übergabe beispielsweise: „Anbei der September-Export des geschäftlichen PayPal-Kontos im vereinbarten Format. Die Rechnung für den markierten Einkauf fehlt noch und wurde beim Lieferanten angefordert.“ So weiß die Empfängerin, was die Datei enthält und welche Frage sie noch nicht beantwortet.