Ujasnite si, ktorý podklad potrebujete
Účtovníčka požiadala o „PayPal za september“. Skôr než stiahnete prvý súbor, ujasnite si, či potrebuje výpis účtu, podrobné transakcie alebo podklad k jednej konkrétnej platbe. Rovnaký formát PDF ešte neznamená rovnaký obsah.
Začnite jednoduchou odpoveďou: „Potrebujete mesačný výpis, export transakcií na import alebo detail platby? Pre ktorý účet a obdobie?“ Tým určíte výstup, ktorého úplnosť môžete následne overiť.
Výpis a export odpovedajú na rôzne otázky
PayPal opisuje mesačné a vlastné výpisy ako prehľady so zostatkami a pohybmi ovplyvňujúcimi zostatok za vybrané obdobie. Uvádza tiež, že neobsahujú všetky čakajúce transakcie. Takýto výpis preto nie je všeobecným zoznamom úplne všetkého, čo ste kedy v účte zadali.
Activity Download je iný typ reportu: ponúka podrobné údaje o transakciách za zvolený rozsah a v rôznych formátoch. PayPal v ňom rozlišuje okrem iného stav, menu, sumu a identifikátor transakcie.
Dokumentácia exportu aktivity →
Vyberte preto report podľa otázky. Na porovnanie mesačného stavu môže byť potrebný výpis; na spracovanie jednotlivých položiek môže účtovníčka požadovať CSV. Voľbu si potvrďte, namiesto toho, aby ste jeden výstup označili za náhradu druhého.
Pri sťahovaní zaznamenajte rozsah
V reportoch správneho účtu vyberte požadovaný typ výstupu, začiatok a koniec obdobia a dohodnutý formát. Dostupné ovládanie a história sa môžu líšiť podľa účtu a trhu; ak potrebnú možnosť nevidíte, použite nápovedu k svojmu účtu PayPal alebo požiadajte vlastníka účtu.
Po vytvorení otvorte súbor a overte obdobie, meny a typ reportu. Ak export prišiel ako balíček viacerých súborov, skontrolujte všetky jeho časti. Pôvodné súbory zachovajte; poznámky píšte do samostatného zoznamu.
Jedna platba neuzatvára celý mesiac
V modelovom príklade potrebuje Zuzana septembrové transakcie firemného PayPalu. Stiahne však iba detail poslednej platby. Ten môže pomôcť s konkrétnym nákupom, ale nepokrýva zadanie za celý mesiac.
Zuzana preto s účtovníčkou potvrdí požadovaný export a vytvorí ho pre celý dohodnutý rozsah. Vedľa súboru si zapíše „firemný účet A, september, Activity Download, CSV“. Ak sa v dokumente objavujú rôzne meny, zachová ich tak, ako ich služba uvádza, bez vlastného prepočtu.
Chýbajúci nákupný doklad hľadajte aj u dodávateľa
Prehľad platby nie je automaticky faktúrou za kúpenú službu alebo tovar. Ak účtovníčka potrebuje doklad od dodávateľa, vyžiadajte si ho samostatne a spojte ho s platbou pomocou známeho identifikátora alebo objednávky.
Pri odovzdaní doplňte napríklad: „Prikladám septembrový export firemného PayPalu v dohodnutom formáte. Faktúra k označenému nákupu zatiaľ chýba a je vyžiadaná u dodávateľa.“ Príjemca tak vie, čo súbor obsahuje a ktorú otázku ešte nerieši.