Afklar, hvilket materiale der er brug for
Bogholderen har bedt om »PayPal for september«. Før du henter den første fil, skal du afklare, om der er brug for et kontoudtog, detaljerede transaktioner eller et bilag for en bestemt betaling. Samme PDF-format betyder ikke nødvendigvis samme indhold.
Begynd med et enkelt svar: »Har du brug for et månedsudtog, en transaktionseksport til import eller detaljerne for en betaling? For hvilken konto og periode?« Så ved du, hvilket materiale der er brug for, og kan bagefter kontrollere, om det er komplet.
Kontoudtog og eksport besvarer forskellige spørgsmål
PayPal beskriver månedlige og tilpassede kontoudtog som rapporter med saldi og bevægelser, der påvirker saldoen i en valgt periode. PayPal oplyser også, at de ikke indeholder alle afventende transaktioner. Et sådant udtog er derfor ikke en generel liste over alt, hvad du nogensinde har registreret på kontoen.
Dokumentation om PayPal-kontoudtog →
Activity Download er en anden rapporttype: Den indeholder detaljerede transaktionsdata for et valgt interval i forskellige formater. PayPal skelner blandt andet mellem status, valuta, beløb og transaktions-id.
Dokumentation om eksport af aktivitet →
Vælg derfor rapporten ud fra spørgsmålet. Til at sammenligne den månedlige kontostilling kan der være brug for et udtog; til at behandle de enkelte poster kan bogholderen kræve en CSV-fil. Bekræft valget i stedet for at betragte det ene materiale som en erstatning for det andet.
Notér omfanget, når du henter filen
Vælg den ønskede rapporttype, periodens start og slutning samt det aftalte format i rapporterne for den rigtige konto. Tilgængelige funktioner og historik kan variere efter konto og marked. Hvis du ikke kan se den nødvendige mulighed, så brug hjælpen til din PayPal-konto eller spørg kontoens ejer.
Åbn den færdige fil, og kontrollér periode, valutaer og rapporttype. Hvis eksporten kommer som en pakke med flere filer, skal du kontrollere alle delene. Bevar de oprindelige filer, og skriv bemærkninger i en separat liste.
Én betaling dækker ikke hele måneden
I et hypotetisk eksempel skal Zuzana bruge septembertransaktionerne fra virksomhedens PayPal-konto. Hun henter dog kun detaljerne for den seneste betaling. De kan hjælpe med et bestemt køb, men dækker ikke forespørgslen for hele måneden.
Zuzana bekræfter derfor med bogholderen, hvilken eksport der er brug for, og opretter den for hele det aftalte interval. Ved filen noterer hun »virksomhedskonto A, september, Activity Download, CSV«. Hvis dokumentet indeholder forskellige valutaer, bevarer hun dem, som tjenesten viser dem, uden selv at omregne beløbene.
Find også det manglende købsbilag hos leverandøren
En betalingsoversigt er ikke automatisk en faktura for den købte ydelse eller vare. Hvis bogholderen skal bruge leverandørens bilag, skal du bede om det særskilt og knytte det til betalingen med en kendt identifikator eller ordre.
Tilføj for eksempel følgende ved afleveringen: »Jeg vedlægger septembereksporten fra virksomhedens PayPal-konto i det aftalte format. Fakturaen for det markerede køb mangler stadig og er blevet efterspurgt hos leverandøren.« Så ved modtageren, hvad filen indeholder, og hvilket spørgsmål den endnu ikke besvarer.