Bepaal welk document nodig is
De boekhouder vraagt om “PayPal van september”. Bepaal voordat je het eerste bestand downloadt of er een rekeningafschrift, gedetailleerde transacties of een document voor één specifieke betaling nodig is. Hetzelfde PDF-formaat betekent nog niet dezelfde inhoud.
Begin met een eenvoudig antwoord: “Heb je een maandafschrift, een transactie-export om te importeren of de details van een betaling nodig? Voor welke rekening en periode?” Daarmee bepaal je welk document je daarna op volledigheid kunt controleren.
Een afschrift en een export beantwoorden verschillende vragen
PayPal beschrijft maandafschriften en aangepaste afschriften als overzichten van saldi en mutaties die het saldo beïnvloeden binnen een gekozen periode. PayPal vermeldt ook dat ze niet alle transacties in behandeling bevatten. Zo’n afschrift is dus geen algemene lijst van alles wat je ooit in de rekening hebt ingevoerd.
Documentatie over PayPal-afschriften →
Activity Download is een ander rapporttype: het biedt gedetailleerde transactiegegevens voor een gekozen bereik in verschillende formaten. PayPal onderscheidt daarbij onder meer status, valuta, bedrag en transactie-ID.
Documentatie over het exporteren van activiteit →
Kies het rapport dus op basis van de vraag. Voor het vergelijken van de maandelijkse stand kan een afschrift nodig zijn; om afzonderlijke posten te verwerken kan de boekhouder een CSV vragen. Bevestig de keuze in plaats van het ene document als vervanging voor het andere te beschouwen.
Leg bij het downloaden het bereik vast
Kies bij de rapporten van de juiste rekening het gevraagde documenttype, de begin- en einddatum en het afgesproken formaat. De beschikbare bedieningsopties en geschiedenis kunnen per rekening en markt verschillen. Zie je de benodigde optie niet, raadpleeg dan de hulp voor je PayPal-rekening of vraag de rekeninghouder.
Open het aangemaakte bestand en controleer de periode, valuta’s en het rapporttype. Ontvang je de export als een pakket met meerdere bestanden, controleer dan alle onderdelen. Bewaar de oorspronkelijke bestanden en zet opmerkingen in een aparte lijst.
Eén betaling dekt niet de hele maand
In een fictief voorbeeld heeft Zuzana de transacties van september uit de zakelijke PayPal-rekening nodig. Ze downloadt echter alleen de details van de laatste betaling. Die kunnen helpen bij een specifieke aankoop, maar voldoen niet aan de vraag voor de hele maand.
Zuzana bevestigt daarom met de boekhouder welke export nodig is en maakt die voor het volledige afgesproken bereik. Bij het bestand noteert ze “zakelijke rekening A, september, Activity Download, CSV”. Staan er verschillende valuta’s in het document, dan behoudt ze die zoals de dienst ze weergeeft, zonder zelf om te rekenen.
Vraag ook de leverancier naar het ontbrekende aankoopdocument
Een betalingsoverzicht is niet automatisch een factuur voor de gekochte dienst of goederen. Heeft de boekhouder het document van de leverancier nodig, vraag dat dan apart op en koppel het aan de betaling met een bekende identificatiecode of bestelling.
Voeg bij de overdracht bijvoorbeeld toe: “Bijgevoegd is de september-export van de zakelijke PayPal-rekening in het afgesproken formaat. De factuur voor de gemarkeerde aankoop ontbreekt nog en is bij de leverancier opgevraagd.” Zo weet de ontvanger wat het bestand bevat en welke vraag nog openstaat.