Esclareça qual é o documento necessário
A contabilista pediu-lhe «o PayPal de setembro». Antes de descarregar o primeiro ficheiro, esclareça se precisa de um extrato da conta, das transações detalhadas ou de um documento relativo a um pagamento específico. O mesmo formato PDF não significa necessariamente o mesmo conteúdo.
Comece com uma resposta simples: «Precisa do extrato mensal, de uma exportação de transações para importar ou do detalhe de um pagamento? De que conta e de que período?» Assim define o documento e poderá verificar depois se abrange tudo o que foi pedido.
O extrato e a exportação respondem a perguntas diferentes
O PayPal descreve os extratos mensais e personalizados como relatórios com saldos e movimentos que afetam o saldo durante um período selecionado. Indica também que não incluem todas as transações pendentes. Um extrato destes não é, por isso, uma lista geral de tudo o que alguma vez registou na conta.
Documentação dos extratos do PayPal →
Activity Download é outro tipo de relatório: disponibiliza dados detalhados das transações para um intervalo escolhido e em vários formatos. O PayPal distingue, entre outros campos, o estado, a moeda, o montante e o identificador da transação.
Documentação da exportação de atividade →
Escolha, portanto, o relatório em função da pergunta. Para comparar a situação mensal, poderá ser necessário um extrato; para tratar cada movimento, a contabilista poderá pedir um CSV. Confirme a escolha, em vez de apresentar um documento como substituto do outro.
Registe o alcance ao descarregar
Nos relatórios da conta correta, selecione o tipo de documento pretendido, o início e o fim do período e o formato acordado. Os controlos e o histórico disponíveis podem variar consoante a conta e o mercado. Se não encontrar a opção necessária, consulte a ajuda da sua conta PayPal ou peça apoio ao titular da conta.
Depois de criar o ficheiro, abra-o e verifique o período, as moedas e o tipo de relatório. Se a exportação vier num conjunto de vários ficheiros, confira todas as partes. Guarde os ficheiros originais e escreva as notas numa lista separada.
Um pagamento não cobre o mês inteiro
Num exemplo hipotético, Zuzana precisa das transações de setembro do PayPal da empresa. No entanto, descarrega apenas o detalhe do último pagamento. Este pode ajudar num caso de compra específico, mas não responde ao pedido para o mês inteiro.
Zuzana confirma então com a contabilista a exportação necessária e cria-a para todo o intervalo acordado. Junto do ficheiro, anota «conta da empresa A, setembro, Activity Download, CSV». Se o documento apresentar várias moedas, mantém-nas tal como o serviço as indica, sem fazer a sua própria conversão.
Procure também junto do fornecedor o documento de compra em falta
Um resumo de pagamento não é automaticamente uma fatura do serviço ou bem adquirido. Se a contabilista precisar do documento do fornecedor, peça-o separadamente e associe-o ao pagamento através de um identificador conhecido ou de uma encomenda.
Acompanhe a entrega, por exemplo, com esta nota: «Segue a exportação de setembro do PayPal da empresa no formato acordado. A fatura da compra assinalada continua em falta e já foi pedida ao fornecedor.» A destinatária sabe assim o que o ficheiro contém e que questão ainda não resolve.