Klargör vilket underlag som behövs
Redovisningsekonomen har bett om ”PayPal för september”. Innan du laddar ned den första filen behöver du klargöra om det gäller ett kontoutdrag, detaljerade transaktioner eller underlag för en viss betalning. Samma PDF-format innebär inte att innehållet är detsamma.
Börja med ett enkelt svar: ”Behöver du ett månadsutdrag, en transaktionsexport för import eller detaljer om en betalning? För vilket konto och vilken period?” Då fastställer du vilket underlag du senare kan kontrollera är komplett.
Kontoutdrag och export svarar på olika frågor
PayPal beskriver månadsutdrag och anpassade kontoutdrag som rapporter med saldon och händelser som påverkar saldot under en vald period. PayPal anger också att de inte innehåller alla väntande transaktioner. Ett sådant utdrag är därför ingen allmän lista över precis allt du någonsin har registrerat på kontot.
Dokumentation om PayPal-kontoutdrag →
Activity Download är en annan rapporttyp: den ger detaljerade transaktionsuppgifter för ett valt intervall i olika format. PayPal skiljer bland annat mellan status, valuta, belopp och transaktions-ID.
Dokumentation om export av aktivitet →
Välj därför rapport efter frågan. För att jämföra månadens kontoställning kan ett utdrag behövas; för att bearbeta enskilda poster kan redovisningsekonomen begära en CSV-fil. Bekräfta valet i stället för att behandla det ena underlaget som en ersättning för det andra.
Anteckna omfattningen när du laddar ned
Välj önskad rapporttyp, periodens start och slut samt det överenskomna formatet bland rapporterna för rätt konto. Tillgängliga funktioner och historik kan skilja sig mellan konton och marknader. Om du inte ser alternativet du behöver, använd hjälpen för ditt PayPal-konto eller fråga kontoinnehavaren.
Öppna filen när den har skapats och kontrollera period, valutor och rapporttyp. Om exporten kommer som ett paket med flera filer, kontrollera alla delar. Spara originalfilerna och skriv anteckningar i en separat lista.
En betalning täcker inte hela månaden
I ett hypotetiskt exempel behöver Zuzana septembertransaktionerna från företagets PayPal-konto. Hon laddar dock bara ned detaljerna för den senaste betalningen. De kan hjälpa med ett visst inköp, men täcker inte begäran för hela månaden.
Zuzana bekräftar därför med redovisningsekonomen vilken export som behövs och skapar den för hela det överenskomna intervallet. Till filen antecknar hon ”företagskonto A, september, Activity Download, CSV”. Om dokumentet innehåller olika valutor behåller hon dem som tjänsten visar dem, utan att själv räkna om beloppen.
Sök även det saknade inköpsunderlaget hos leverantören
En betalningsöversikt är inte automatiskt en faktura för den köpta tjänsten eller varan. Om redovisningsekonomen behöver leverantörens underlag, begär det separat och koppla det till betalningen med en känd identifierare eller beställning.
Lägg till exempel till följande vid överlämningen: ”Jag bifogar septemberexporten från företagets PayPal-konto i överenskommet format. Fakturan för det markerade inköpet saknas fortfarande och har begärts från leverantören.” Då vet mottagaren vad filen innehåller och vilken fråga den ännu inte besvarar.