Précisez le document dont vous avez besoin
Votre comptable vous demande « PayPal pour septembre ». Avant de télécharger le premier fichier disponible, précisez si elle attend un relevé de compte, les transactions détaillées ou une pièce relative à un paiement particulier. Deux fichiers PDF ne contiennent pas forcément les mêmes informations.
Commencez par une réponse simple : « Vous faut-il le relevé mensuel, un export des transactions à importer ou le détail d’un paiement ? Pour quel compte et quelle période ? » Vous définissez ainsi le document dont vous pourrez ensuite vérifier l’exhaustivité.
Le relevé et l’export répondent à des questions différentes
PayPal présente les relevés mensuels et personnalisés comme des rapports indiquant les soldes et les mouvements qui affectent le solde sur une période choisie. PayPal précise aussi qu’ils ne contiennent pas toutes les transactions en attente. Un tel relevé n’est donc pas une liste générale de tout ce que vous avez un jour saisi dans le compte.
Documentation des relevés PayPal →
Activity Download est un autre type de rapport : il fournit des données détaillées sur les transactions pour une plage choisie, dans plusieurs formats. PayPal y distingue notamment le statut, la devise, le montant et l’identifiant de transaction.
Documentation de l’export d’activité →
Choisissez donc le rapport en fonction de la question. Un relevé peut être nécessaire pour comparer la situation mensuelle ; pour traiter les opérations une par une, la comptable peut demander un CSV. Faites confirmer ce choix au lieu de considérer un document comme le substitut de l’autre.
Notez le périmètre au moment du téléchargement
Dans les rapports du bon compte, sélectionnez le type de document demandé, les dates de début et de fin et le format convenu. Les commandes disponibles et l’historique accessible peuvent varier selon le compte et le marché. Si l’option recherchée n’apparaît pas, consultez l’aide de votre compte PayPal ou demandez au titulaire du compte.
Une fois le fichier créé, ouvrez-le et vérifiez la période, les devises et le type de rapport. Si l’export est fourni sous forme de plusieurs fichiers regroupés, contrôlez toutes ses parties. Conservez les fichiers originaux ; consignez vos remarques dans une liste séparée.
Un paiement ne couvre pas tout le mois
Dans un exemple fictif, Zuzana a besoin des transactions de septembre du compte PayPal de l’entreprise. Elle ne télécharge pourtant que le détail du dernier paiement. Celui-ci peut aider à retrouver un achat précis, mais il ne répond pas à la demande portant sur le mois entier.
Zuzana confirme donc l’export attendu avec la comptable et le crée pour toute la période convenue. Elle note à côté du fichier « compte d’entreprise A, septembre, Activity Download, CSV ». Si plusieurs devises figurent dans le document, elle les conserve telles que le service les présente, sans faire sa propre conversion.
Demandez aussi au fournisseur la pièce d’achat manquante
Un récapitulatif de paiement n’est pas automatiquement une facture pour le service ou le bien acheté. Si la comptable a besoin de la pièce du fournisseur, demandez-la séparément et rattachez-la au paiement à l’aide d’un identifiant connu ou d’une commande.
Accompagnez l’envoi, par exemple, de cette note : « Vous trouverez ci-joint l’export de septembre du compte PayPal de l’entreprise, au format convenu. La facture de l’achat signalé manque encore ; elle a été demandée au fournisseur. » La destinataire sait ainsi ce que contient le fichier et quelle question reste sans réponse.