Avklar hvilket underlag som trengs
Regnskapsføreren har bedt om «PayPal for september». Før du laster ned den første filen, avklar om det trengs en kontoutskrift, detaljerte transaksjoner eller underlag for én bestemt betaling. Samme PDF-format betyr ikke nødvendigvis samme innhold.
Begynn med et enkelt svar: «Trenger du en månedsutskrift, en transaksjonseksport for import eller detaljene for en betaling? For hvilken konto og periode?» Da vet du hvilket underlag som trengs, og kan etterpå kontrollere om det er komplett.
Kontoutskrift og eksport svarer på ulike spørsmål
PayPal beskriver månedlige og tilpassede kontoutskrifter som rapporter med saldoer og bevegelser som påvirker saldoen i en valgt periode. PayPal opplyser også at de ikke inneholder alle ventende transaksjoner. En slik utskrift er derfor ikke en generell liste over absolutt alt du noen gang har registrert på kontoen.
Dokumentasjon for PayPal-kontoutskrifter →
Activity Download er en annen rapporttype: Den gir detaljerte transaksjonsdata for et valgt intervall i ulike formater. PayPal skiller blant annet mellom status, valuta, beløp og transaksjons-ID.
Dokumentasjon for eksport av aktivitet →
Velg derfor rapport ut fra spørsmålet. For å sammenligne den månedlige kontostillingen kan det være nødvendig med en utskrift; for å behandle enkeltposter kan regnskapsføreren kreve en CSV-fil. Bekreft valget i stedet for å behandle det ene underlaget som en erstatning for det andre.
Noter omfanget når du laster ned
Velg ønsket rapporttype, start og slutt på perioden og avtalt format i rapportene for riktig konto. Tilgjengelige funksjoner og historikk kan variere etter konto og marked. Hvis du ikke ser alternativet du trenger, bruk hjelpen for PayPal-kontoen din eller spør kontoeieren.
Åpne filen når den er opprettet, og kontroller periode, valutaer og rapporttype. Hvis eksporten kommer som en pakke med flere filer, kontroller alle delene. Behold originalfilene og skriv merknader i en egen liste.
Én betaling dekker ikke hele måneden
I et hypotetisk eksempel trenger Zuzana septembertransaksjonene fra bedriftens PayPal-konto. Hun laster likevel bare ned detaljene for den siste betalingen. De kan hjelpe med et bestemt kjøp, men dekker ikke forespørselen for hele måneden.
Zuzana bekrefter derfor den nødvendige eksporten med regnskapsføreren og oppretter den for hele det avtalte intervallet. Ved filen noterer hun «bedriftskonto A, september, Activity Download, CSV». Hvis dokumentet inneholder ulike valutaer, beholder hun dem slik tjenesten viser dem, uten å gjøre en egen omregning.
Se også etter det manglende kjøpsbilaget hos leverandøren
En betalingsoversikt er ikke automatisk en faktura for tjenesten eller varen du har kjøpt. Hvis regnskapsføreren trenger leverandørens bilag, be om det separat og knytt det til betalingen med en kjent identifikator eller bestilling.
Legg for eksempel til denne merknaden ved overlevering: «Vedlagt er septembereksporten fra bedriftens PayPal-konto i avtalt format. Fakturaen for det merkede kjøpet mangler fortsatt og er etterspurt hos leverandøren.» Da vet mottakeren hva filen inneholder, og hvilket spørsmål den ennå ikke besvarer.