Ustal, jaki dokument jest potrzebny
Księgowa poprosiła o „PayPal za wrzesień”. Zanim pobierzesz pierwszy plik, ustal, czy potrzebuje wyciągu z konta, szczegółowych transakcji czy dokumentu dotyczącego jednej konkretnej płatności. Ten sam format PDF nie oznacza jeszcze tej samej zawartości.
Zacznij od prostej odpowiedzi: „Potrzebujesz miesięcznego wyciągu, eksportu transakcji do importu czy szczegółów płatności? Dla którego konta i okresu?”. W ten sposób określisz dokument, którego kompletność możesz później sprawdzić.
Wyciąg i eksport odpowiadają na różne pytania
PayPal opisuje wyciągi miesięczne i niestandardowe jako zestawienia sald oraz operacji wpływających na saldo w wybranym okresie. Wskazuje też, że nie obejmują wszystkich transakcji oczekujących. Taki wyciąg nie jest więc ogólną listą wszystkiego, co kiedykolwiek wprowadzono na koncie.
Dokumentacja wyciągów PayPal →
Activity Download to inny rodzaj raportu: zawiera szczegółowe dane transakcji dla wybranego zakresu i jest dostępny w różnych formatach. PayPal rozróżnia w nim między innymi status, walutę, kwotę i identyfikator transakcji.
Dokumentacja eksportu aktywności →
Dobierz więc raport do pytania. Do porównania miesięcznego stanu konta może być potrzebny wyciąg; do przetwarzania poszczególnych pozycji księgowa może wymagać pliku CSV. Potwierdź wybór zamiast uznawać jeden dokument za zamiennik drugiego.
Zapisz zakres przy pobieraniu
W raportach właściwego konta wybierz wymagany rodzaj dokumentu, początek i koniec okresu oraz uzgodniony format. Dostępne opcje obsługi i historia mogą się różnić zależnie od konta i rynku. Jeśli nie widzisz potrzebnej opcji, skorzystaj z pomocy dla swojego konta PayPal lub poproś właściciela konta.
Po utworzeniu pliku otwórz go i sprawdź okres, waluty oraz rodzaj raportu. Jeśli eksport otrzymasz jako pakiet kilku plików, sprawdź wszystkie jego części. Zachowaj oryginalne pliki, a uwagi zapisuj na osobnej liście.
Jedna płatność nie obejmuje całego miesiąca
W hipotetycznym przykładzie Zuzana potrzebuje wrześniowych transakcji firmowego PayPala. Pobiera jednak tylko szczegóły ostatniej płatności. Mogą pomóc przy konkretnym zakupie, ale nie wystarczą do spełnienia prośby o dane za cały miesiąc.
Zuzana potwierdza więc z księgową wymagany eksport i tworzy go dla całego uzgodnionego zakresu. Przy pliku zapisuje „konto firmowe A, wrzesień, Activity Download, CSV”. Jeśli w dokumencie występują różne waluty, zachowuje je tak, jak podaje je usługa, bez własnego przeliczania.
Szukaj brakującego dokumentu zakupu także u dostawcy
Zestawienie płatności nie jest automatycznie fakturą za kupioną usługę lub towar. Jeśli księgowa potrzebuje dokumentu dostawcy, poproś o niego osobno i powiąż go z płatnością za pomocą znanego identyfikatora lub zamówienia.
Przy przekazaniu dodaj na przykład: „Załączam wrześniowy eksport firmowego PayPala w uzgodnionym formacie. Faktury za oznaczony zakup nadal brakuje; poprosiliśmy o nią dostawcę”. Odbiorczyni wie dzięki temu, co zawiera plik i jakiej kwestii jeszcze nie rozstrzyga.