Selvitä, mitä aineistoa tarvitaan
Kirjanpitäjä pyysi ”syyskuun PayPalia”. Ennen kuin lataat ensimmäisen tiedoston, selvitä, tarvitseeko hän tiliotteen, yksityiskohtaiset tapahtumat vai yhden tietyn maksun tositteen. Sama PDF-muoto ei vielä tarkoita samaa sisältöä.
Aloita yksinkertaisella vastauksella: ”Tarvitsetko kuukausittaisen tiliotteen, tapahtumaviennin tuontia varten vai yhden maksun tiedot? Miltä tililtä ja miltä ajanjaksolta?” Näin määrittelet aineiston, jonka kattavuuden voit myöhemmin tarkistaa.
Tiliote ja vienti vastaavat eri kysymyksiin
PayPal kuvaa kuukausittaisia ja mukautettuja tiliotteita raporteiksi, jotka sisältävät saldot sekä saldoon vaikuttavat tapahtumat valitulta ajanjaksolta. PayPal kertoo myös, etteivät ne sisällä kaikkia odottavia tapahtumia. Tällainen tiliote ei siis ole yleinen luettelo kaikesta, mitä olet koskaan kirjannut tilille.
PayPal-tiliotteiden dokumentaatio →
Activity Download on toinen raporttityyppi: se tarjoaa yksityiskohtaiset tapahtumatiedot valitulta ajanjaksolta eri tiedostomuodoissa. PayPal erottelee muun muassa tapahtuman tilan, valuutan, summan ja tapahtumatunnuksen.
Tapahtumaviennin dokumentaatio →
Valitse siis raportti kysymyksen mukaan. Kuukausittaisen tilanteen vertailuun voidaan tarvita tiliote; yksittäisten rivien käsittelyyn kirjanpitäjä voi pyytää CSV-tiedoston. Varmista valinta sen sijaan, että pitäisit yhtä aineistoa toisen korvikkeena.
Kirjaa kattavuus latauksen yhteydessä
Valitse oikean tilin raporteista tarvittava aineistotyyppi, ajanjakson alku ja loppu sekä sovittu tiedostomuoto. Käytettävissä olevat toiminnot ja historiatiedot voivat vaihdella tilin ja markkinan mukaan. Jos tarvitsemaasi vaihtoehtoa ei näy, käytä oman PayPal-tilisi ohjeita tai pyydä apua tilin omistajalta.
Avaa valmis tiedosto ja tarkista ajanjakso, valuutat ja raporttityyppi. Jos vienti toimitetaan usean tiedoston pakettina, tarkista kaikki sen osat. Säilytä alkuperäiset tiedostot ja kirjoita huomautukset erilliseen luetteloon.
Yksi maksu ei kata koko kuukautta
Kuvitteellisessa esimerkissä Zuzana tarvitsee yrityksen PayPal-tilin syyskuun tapahtumat. Hän lataa kuitenkin vain viimeisimmän maksun tiedot. Ne voivat auttaa tietyn ostoksen selvittämisessä, mutta eivät kata koko kuukautta koskevaa pyyntöä.
Zuzana varmistaa siksi kirjanpitäjältä, millainen vienti tarvitaan, ja luo sen koko sovitulta ajanjaksolta. Hän merkitsee tiedoston yhteyteen ”yritystili A, syyskuu, Activity Download, CSV”. Jos asiakirjassa näkyy eri valuuttoja, hän säilyttää ne sellaisina kuin palvelu ne esittää tekemättä omaa valuuttamuunnosta.
Etsi puuttuvaa ostotositetta myös toimittajalta
Maksuyhteenveto ei automaattisesti ole ostetun palvelun tai tavaran lasku. Jos kirjanpitäjä tarvitsee toimittajan tositteen, pyydä se erikseen ja yhdistä se maksuun tunnetun tunnuksen tai tilauksen avulla.
Lisää luovutukseen esimerkiksi tämä viesti: ”Liitteenä on yrityksen PayPal-tilin syyskuun vienti sovitussa muodossa. Merkityn ostoksen lasku puuttuu vielä, ja sitä on pyydetty toimittajalta.” Vastaanottaja tietää näin, mitä tiedosto sisältää ja mikä kysymys on vielä avoinna.